Leverte tilbud for første gang – ble klart best

(Lena Kristiansen) Da tilbudsinvitasjonen fra «Mulighetsriket» dukket opp i e-innboksen til TMStudio Productions, visste ikke Trine hva et konkurransegrunnlag var. Hun ble blant annet bedt om å levere tilbudsbrev, men hadde aldri sett et slikt før. Det var derimot tydelig at utformingen på tilbudet var viktig, for ikke å bli avvist. Oppdraget var fristende nok til å måtte lære seg dette «faget». På en ukes tid. Ved siden av fulltidsjobb. Og – hun kapret oppdraget!

«Mulighetsriket» er kommunikasjonskanalen til «Partnerskap for næringsutvikling i Østfold». Et partnerskap som skal arbeide for økt verdiskapning og sysselsetting i fylket. De ønsket seg et produksjonsselskap som kunne produsere kortfilmer i forbindelse med en markedsføringskampanje. Dette valgte de å anskaffe ved å gjennomføre en anskaffelse etter forskriftens del 1. Forespørsler om tilbudsinnlevering ble sendt pr e-post til et utvalg relevante aktører. Med vedlagt konkurransegrunnlag.

En slik form for henvendelse hadde Trine verken fått, sett eller hørt om før. Konkurransegrunnlaget var fullt av fagbetegnelser som kvalifikasjonskrav, tildelingskriterer, forbehold og sladding. Første tanke var at dette ville bli uendelig mye å sette seg inn i, parallelt med travle arbeidsdager. Det opplevdes som nesten umulig å få gjennomført. Det skapte mye stress bare å finne ut av hva enkelte ord/krav innebar. 

Vippepunktet

Trine har reist og arbeidet en del i større metropoler, men har alltid hatt lyst til å jobbe mer hjemme. Et oppdrag som dette var i tråd med personlige ønsker om å få fortsette samme karriere, men i mer kjente strøk. Med mer nærhet til egen opprinnelse og familie. I tillegg omhandlet oppdraget noe hun følte seg midt i målgruppen for selv. Hun kunne fortelle mye om å ønske seg til Østfold og Østfolds næringsliv.

Heldigvis er Trine vant til å tilpasse seg kunders ønsker og behov. Dersom en spesiell måte å utforme et tilbud på var ett av dem, så skulle hun vel klare det også. Internett og eget nettverk ble gode kilder til å forstå hva oppdragsgiveren var ute etter. Hun fikk raskt samlet inn gode attester fra andre kunder, takket være gode kundeforhold. Egne fagkunnskaper og kreative ideer stod for resten.

– Jeg forstår at offentlige anskaffelser må ha visse regler og at det skal være likt for alle. Noen oppdrag krever mer utfyllende søknader enn andre. Som første gangs forsøk, virket dette komplisert. Når det er sagt, om man kjenner til formen, vil jeg ikke si jeg ikke vil prøve igjen. 

Resultatet

Oppdragsgiveren vurderte TMStudio Productions tilbud til å være klart best, etter en evaluering av kvalitet og pris. Som en del av tilbudet skulle det leveres korte eksempelvideoer, og tilbyderne skulle få anledning til å presentere sine ideer og tilbud i et møte etter tilbudsfrist. For Trines del, er resultatet et spennende oppdrag, en mulighet til å tilbringe mer tid i sitt hjemmemiljø, og ikke minst, god markedsføring og et større nettverk som kan føre til flere oppdrag.