Mangel på kunnskap om leverandørdialog kan gi kjøp av utdaterte IT-løsninger

Regelverket for anskaffelser åpner for dialog med leverandører. Fram til nå er det få statlige virksomheter som har utnyttet dette innovasjonspotensialet i ikt-anskaffelsene. Det kan skyldes mangel på kunnskap om mulighetene som finnes. – Når statlige virksomheter ber om bestemte løsninger i stedet for å beskrive behovet, medfører det risiko for at løsningene blir basert på utdatert teknologi, sier riksrevisor Per-Kristian Foss i en kommentar til en fersk undersøkelse Riksrevisjonen har gjennomført.

Riksrevisjonen har bl.a. undersøkt hvordan anskaffelser og utvikling av ikt-løsninger kan bidra til digitaliseringen. Resultatene og revisjonens kommentarer er å finne i rapporten Riksrevisjonens undersøkelse av digitalisering i statlige virksomheter. Status for digitalisering i staten er undersøkt ved at det er sendt en spørreundersøkelse til et tilfeldig utvalg på 6000 respondenter blant ansatte i 125 statlige virksomheter. Spørreundersøkelsen er gjennomført i desember 2016 og januar 2017. Svarprosenten var 53.

86% av respondentene som har deltatt i en anskaffelses- eller utviklingsprosess, oppgir at medarbeidere helt eller delvis deltok i behovskartlegging. 82% oppgir at det helt eller delvis var samarbeid med ikt-avdelingen i prosessen med å anskaffe eller videreutvikle hele eller deler av et ikt-system. Samtidig er det 6% som svarer at medarbeiderne ikke deltok i behovskartlegging, og 6% har heller ikke samarbeidet med ikt-avdelingen. 69% oppgir at de helt eller delvis hadde dialog med leverandør(er) i prosessen de deltok i.

Mindre effektive løsninger

– Det er manglende kunnskap om de mulighetene anskaffelsesregelverket gir for dialog med leverandører. Når statlige virksomheter ber om bestemte løsninger i stedet for å beskrive behovet, gir det risiko for at løsningene blir basert på utdatert teknologi. Det kan føre til mindre effektive løsninger enn det som er mulig, sier riksrevisor Per-Kristian Foss i en kommentar til undersøkelsesresultatet.

Mange ikt-ledere har ikke kjennskap til it-arkitekturprinsippene og it-standardene som gjelder i statlig sektor. Det kan føre til at virksomhetene anskaffer og utvikler ikt-løsninger som ikke legger til rette for effektiv informasjonsflyt og nødvendige endringer i arbeidsprosesser. It-arkitekturprinsippene og it-standardene er felles virkemidler for alt arbeid med ikt-utvikling og skal legge til rette for elektronisk samhandling mellom offentlige virksomheter og mellom offentlig sektor og samfunnet forøvrig.

Ikke tilpasset budsjettprosess

Budsjettprosessen i staten er ikke tilpasset digitaliseringstiltak og prosjekter. Langvarige finansieringsprosesser fører til sen iverksetting av ikt-løsninger og risiko for at ny og bedre teknologi ikke blir tatt i bruk. I tillegg reduseres de forventede gevinstene ved at løsningen kommer sent på plass.

På skriftlige spørsmål svarer alle departementene og fire direktorater at virksomhetens egne medarbeidere helt eller delvis har vært med på å kartlegge interne behov ved gjennomføring av anskaffelses- og utviklingsprosesser. Tolv departementer og to direktorater samarbeidet med andre departementer, mens ti departementer og fire direktorater svarer at de helt eller delvis samarbeidet med ikt-avdelingen. 

Dialog med leverandørene

På skriftlige spørsmål svarer tolv departementer, og direktoratene som svarte på spørsmålet, at de helt eller delvis hadde dialog med leverandør(er). Det går samtidig fram av kommentarer til spørsmålene at Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) gjennomfører deler av anskaffelsene på vegne av flere departementer. Det pekes videre på at det er DSS som i all hovedsak har kontakt med leverandørene. Selv om mer enn halvparten av respondentene i statlige virksomheter oppgir at det er dialog med leverandørene i forbindelse med en ikt-anskaffelse, er det fortsatt mange som ikke bruker den muligheten anskaffelsesreglementet gir for innovative anskaffelser.