Ny generasjon KGV/KAV på vei – 75 % redusert tidsbruk

I over et tiår har verktøy for konkurransegjennomføring og avtaleoppfølging (KGV/KAV) vært relativt stabile, både i funksjonalitet og struktur. Selv om flere systemer har blitt modernisert, har den grunnleggende prosessen i stor grad vært uendret. Nå er dette i ferd med å endre seg. I spissen for endringen står en ny generasjon KGV/KAV-systemer som ikke bygger på dokumenter, men på behov, samarbeid og kunstig intelligens.

– De som er i gang nå, vil være i forkant i lang tid fremover, sier daglig leder i Hyyr, Vincent Aardalsbakke. – Det er ikke de som kjøper det mest avanserte systemet som vinner, men de som tør å endre måten de jobber på.

Hyyr har de siste månedene signert avtaler med flere offentlige kunder om en ny, heldigital og KI-støttet KGV/KAV-løsning. Løsningen er under utrulling og skal ferdigstilles i løpet av de kommende månedene. Utviklingen peker mot et tydelig skifte: Fra dokumentstyrte prosesser til mer behovsdrevne og digitaliserte anskaffelser. For offentlige innkjøpere kan dette innebære både nye muligheter – og økt press for å modernisere.

Tidlig ute

Eidsvoll kommune er blant de første som har tatt i bruk den nye heldigitale og behovsdrevne løsningen fra Hyyr. Etter å ha gjennomført sine første konkurranser i det nye systemet, er erfaringene tydelige: Dette er en retning offentlig sektor burde tatt for lenge siden.

– Vi ser allerede hvor stor forskjellen er i planleggingsfasen, sier Morgan Johansen, innkjøpsansvarlig i Eidsvoll kommune. – Det gir både bedre flyt internt og en helt annen opplevelse for leverandørene. At dette er veien videre for offentlige anskaffelser, er det ingen tvil om. De første konkurransene gir oss stor tro på at dette vil spare tid og samtidig gi bedre kvalitet i innkjøpene våre. Foreløpige beregninger indikerer en reduksjon på 30 % i gjennomføringstiden og hele 75 % reduksjon i tidsbruk for innkjøpsrådgiver.

Fremtiden er digital

Digitalisering av offentlige anskaffelser har lenge vært et mål, men de etablerte dokumentbaserte arbeidsprosessene har bestått, enn så lenge. Flere innkjøpere har vært ute på KGV/KAV-anbud hittil i 2025, og en gjennomgang av flere slike anbud viser at kravene i stor grad bygger på tradisjonell praksis og teknologiforståelse – med fokus på dokumenthåndtering, rolletilganger og maler.

– Vi ser ofte at oppdragsgivere ber om “moderne” løsninger, men samtidig krever at løsningen skal støtte en arbeidsform som digitalisering egentlig er i ferd med å erstatte, sier Aardalsbakke. – Resultatet er en ny juridisk avtale, men ingen digitalisering.

I dag jobber innkjøpere ganske likt på grunn av strengt regelverk og monopolsituasjonen vi har hatt i KGV-markedet. Om tre år vil det være gigantiske forskjeller på grunn av rask teknologiutvikling og flere leverandører. Valgene man tar nå kan få store konsekvenser. De aktørene som tidlig tar i bruk heldigitale, datadrevne løsninger, vil også kunne tilby leverandørene en enklere og mer forutsigbar anskaffelsesprosess. Andre, som fortsetter å basere sine anbud på tunge, dokumentorienterte prosesser, kan på sikt fremstå som mindre attraktive i leverandørmarkedet. – Leverandørene vil etter hvert få helt andre forventninger, og jeg ville ikke undervurdert hvor raskt dette kan skje sier Aardalsbakke.

Kunstig intelligens

Kunstig intelligens har for alvor kommet på dagsorden i offentlig sektor, og mange innkjøpere og digitaliseringsansvarlige er på jakt etter konkrete eksempler på hvordan teknologien kan tas i bruk i anskaffelsesprosessen. Spørsmålet er ikke lenger om det er relevant – men hvordan det bør gjøres.

Ifølge medgrunder og CTO Christian Tetzschner er det nettopp der mange trår feil.

– Svaret er ikke å utvikle KI som skal lete i alle dokumentene dine. Det er en enorm investering med liten gevinst. For å lykkes med KI i anskaffelser må man begynne et helt annet sted – med selve prosessen. Den må være digital og datadrevet fra starten av. Hvis ikke skaper du bare ny teknisk gjeld, sier han.

Med andre ord: Først når behov, krav og beslutningspunkter registreres og håndteres digitalt, kan KI brukes til å analysere, forbedre og foreslå. Teknologien er klar – det vanskeligste er å akseptere at dagens prosesser må endres. Sistnevnte er et fellestrekk blant Hyyr sine første kunder