Offentlige anskaffelser: Manglende digital kompetanse er en kostbar bremsekloss

Av Marianne Clausen, IDM Offentlig sektor i GS1 Norway

Alle som jobber med innkjøp i det offentlige har kjent på utfordringen med å skaffe seg en god og sikker oversikt over hva man kjøper – og om dette er i samsvar med inngåtte avtaler. Digitaliseringen av offentlige anskaffelser løser dette ved å gi verdifull styring og kontroll.

Stortingsmelding 22 «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser» og Difi’s «Program for digitale anskaffelser» har et klart mål om effektivisering og økt kontroll av offentlige innkjøp innen 2024. Dette er et mål som både er oppnåelig og sårt tiltrengt. Alle som jobber med anskaffelser i dag har på ett eller annet tidspunkt slitt med å skaffe seg full oversikt over forbruket, og om innkjøpene faktisk er i samsvar med de avtaler som er inngått. Slik situasjonen er i dag, sitter ofte leverandørene med bedre oversikt enn oppdragsgiver.

Anskaffelsesprosessen starter med informasjonsinnhenting for å finne korrekt estimat for en ny anskaffelse. Selv om man har kjøpt lignende produkter og tjenester tidligere er det ofte utfordrende for oppdragsgiver å skaffe seg en komplett oversikt. Evalueringen er neste utfordrende steg: Her må man være sikker på at man evaluerer produkter med identiske kvaliteter og egenskaper. Når kontrakt til slutt er signert er det viktig å ha løpende kontroll på at leveransene er i henhold til avtale og at prisen er korrekt. 

Dagens anskaffelsesprosess er med andre ord kompleks, noe som ofte kan lede til kostbare feiltrinn. Effektivisering av disse prosessene vil derfor utvilsomt gi store gevinster for offentlige oppdragsgivere i form av bedre kontroll og styring.

Mangel på kunnskap og forståelse

En stor del av utfordringen ligger i at offentlige virksomheter ikke har nok kunnskap og forståelse om hvor stor andel av deres kostnader som er innkjøp. Selve automatiseringen av forretningsprosesser har man jobbet målrettet med i mange år, men målet om en heldigital anskaffelsesprosess ligger fortsatt langt ute mot horisonten. For å lykkes med dette kreves det bedre og mere strukturerte data som kan legge til rette for mer automatiserte og effektive prosesser.

Implementering av åpne globale standarder i kombinasjon med digitalisering vil gi oppdragsgiver langt bedre kontroll og forenkle kommunikasjonen mellom alle involverte parter. Med standarder som UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), GTIN (Global Trade Item Number) og lokasjoner GLN (Global Location Number) sikrer man unik identifisering av produkter og tjenester, og bidrar til økt sporbarhet og effektiv gjenbruk av data i hele anskaffelsesprosessen.

Når innleverte tilbud fra leverandørene inneholder globale standarder, er det enkelt å sammenligne tilbud fra forskjellige leverandører på identiske produkter (samme GTIN) for å se hvem som gir det beste tilbudet. Oppdragsgiver vil også ha entydig informasjon om hvilke produkter som ligger i tilbudet. Man vil også enkelt kunne sikre at leverte varer og tjenester i hele avtaleperioden er identiske med det opprinnelige innholdet i tilbudet, og det er enkelt å avdekke og følge opp eventuelle avvik på en rask og sikker måte. Ved neste anskaffelse vil man dessuten ha en komplett statistikk over hvilke varer og tjenester som er kjøpt fra hvilke leverandører, og hvor det er levert. Og sist men ikke minst: Oppdragsgiver vil ha nyttig informasjon for å kunne estimere behovet ved ny anskaffelse.

Bedre oppfølging og kontroll vil garantert gi besparelser, både i tid og penger. Det store spørsmålet nå er egentlig: Hvem har råd til å utsette bruk av standarder og digitalisering?