Økte krav til aktsomhet i leverandørkjeden – ny portal forenkler

(Roger Bang Eie) – Ved innføring av åpenhetsloven, har offentlige innkjøpere fått et utvidet krav for ivaretakelse av leverandørkjeden. En digital portal for egenrapportering, kan gjøre hverdagen enklere for både innkjøper og leverandør. Det forteller Randi Elisabeth Hoff og Severin Eikrem, begge representanter for selskapet TransparencyGate AS. – Vi mener at leverandørkartlegging ved å bruke TransparencyGate på sikt kan erstatte dagens ESPD-skjema i offentlige anskaffelser.

Offentlig sektor kjøper varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for rundt 780 milliarder kroner årlig (kilde: regjeringen.no). Effektiv og forsvarlig forvaltning er avgjørende, for å sikre mest mulig verdi av fellesskapets midler. Lov om offentlige anskaffelser har flere momenter i seg som en innkjøper må forholde seg til. Med innføringen av Åpenhetsloven i 2022, som pålegger selskaper å dokumentere og rapportere på menneskerettigheter og arbeidsforhold i leverandørkjeden, er offentlige anskaffelser blitt enda mer regulert i forhold til sosialt ansvar og bærekraft. Grunnleggerne av Digitaliq, som allerede hadde utviklet varslingsportalen MittVarsel, fikk forespørsler fra eksisterende kunder, hvordan tilnærme seg åpenhetsloven. Resultatet ble etablering av TransparencyGate, en digital portal for å kartlegge leverandørers arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold.

Anbud365: Hva er TransparencyGate, hvilke tjenester leverer dere?

TransparencyGate: TransparencyGate er en digital portal utviklet for å hjelpe virksomheter med å overholde kravene i Åpenhetsloven (og i anskaffelsesloven) og EUs Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD).

Løsningen fokuserer på aktsomhetsvurderinger og gir verktøy for å sikre ansvarlig forretningspraksis. TransparencyGate gjør det mulig for virksomheter å registrere sitt arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt håndtere leverandører ved at de kan logge seg inn og svare på digitale spørreskjemaer om deres praksis knyttet til disse temaene.

Portalen støtter digital signering av dokumenter som etiske retningslinjer og inkluderer maler basert på OECDs retningslinjer, for å evaluere samsvar med Åpenhetsloven.

Med TransparencyGate kan virksomheter evaluere sin egen praksis og vurdere leverandørenes svar for å følge opp med nødvendige tiltak.

Løsningen håndterer også informasjonsforespørsler og muliggjør anonym rapportering av regelbrudd, både internt og hos leverandører og samarbeidspartnere.

Portalen opprettholder en omfattende logg over all aktivitet, og genererer statistikk og rapporter som gir innsikt og støtte til videre rapportering.

Gjennom et brukervennlig dashboard får brukerne oversikt over leverandørrelasjoner og arbeid med aktsomhetsvurderinger. Portalen tilbyr også maler for utarbeidelse av lovpålagte redegjørelser. Dette bidrar til at virksomheter kan systematisere og effektivisere sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger, sikre overholdelse av relevante lover og forskrifter, og fremme ansvarlig forretningspraksis.

Anbud365: Hvordan kan dere være til nytte for en offentlig innkjøper?          

TransparencyGate: TransparencyGate kan være en verdifull ressurs for offentlige innkjøpere ved å tilby verktøy og struktur for å sikre ansvarlige anskaffelser, som samsvarer med lovpålagte krav og beste praksis innen bærekraft.

For offentlige innkjøpere er det spesielt viktig å kunne dokumentere at deres leverandører oppfyller standarder for menneskerettigheter, arbeidsforhold og etisk praksis i hele leverandørkjeden. TransparencyGate gir innkjøpere et system som gjør dette enkelt og oversiktlig, og bidrar til å redusere risiko og forbedre kvaliteten i anskaffelsene.

• Effektiv håndtering av leverandørens vurdering.
• Kostnadsbesparelse og effektivisering.
• Automatisert dokumentasjon og rapportering.

Vi mener at TransparencyGate kan erstatte dagens løsning med ESPD (European Single Procurement Document) og være en forenkling for både oppdragsgiver og leverandør.

I disse dager lanserer vi  https://finnfrem.no/ Dette er en portal hvor alle leverandører kan registrere seg gratis. Man kan også gjennomføre egen aktsomhetsvurdering som lagres i arkiv, og som vil være tilgjengelig for alle virksomheter som er kunde av TransparencyGate.

Etter hvert vil portalen åpnes for både offentlige og private kunder som søker leverandører innen et bredt spekter av tjenester – alt fra systemer for varsling av kritikkverdige forhold og medarbeidersamtaler til regnskapssystemer eller håndverkstjenester som elektrikere. Som innkjøper får du dermed en enkel og oversiktlig tilgang til aktuelle leverandører i hele Norge, eller i det området du spesifikt søker etter.

Anbud365: Hvordan få leverandører til å bruke portalen i TransparencyGate?

TransparencyGate: For å få leverandørene til å bruke TransparencyGate-portalen effektivt, er det viktig å kommunisere tydelig hvilke fordeler plattformen gir dem.

1. De sparer tid: Ettersom svarene de avgir lagres i et arkivsystem, slipper de å svare ut ved neste anbud, den offentlige oppdragsgiveren henter svar ut fra arkivløsningen.
2. De får anledning til å vise sitt engasjement for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
3. Vi tilrettelegger for en enkel og brukervennlig onboarding-prosess ved å tilby en steg-for-steg-guide og en kort introduksjonsvideo, som viser hvordan de registrerer seg, svarer på spørreskjemaene og signerer nødvendige dokumenter.

Anbud365: Hvilken type due diligence kan hentes ut fra portalen?

TransparencyGate: I TransparencyGate-portalen kan du gjennomføre omfattende aktsomhetsvurderinger som dekker både din egen virksomhet og leverandørkjeden. Typiske due diligence prosesser er innenfor HR (menneskerettigheter) og miljø-bærekraft.

Leverandører kan evalueres ved hjelp av forhåndsdefinerte spørreskjemaer basert på OECDs retningslinjer. Plattformen gir også mulighet til å tildele ansvarlige personer for risikostyring og følge opp kontrolltiltak, noe som sikrer en robust leverandørstyringsprosess. I portalen kan en velge flere typer risiko og bygge skreddersydde rapporter mot den enkelte leverandør.