Proffe innkjøpere lar seg ikke vippe av pinnen fordi terskelverdiene økes

De proffe offentlige innkjøpere vil fortsette som før selv om den nasjonale terskelverdien blir vesentlig høyere fra 1. januar. Kunngjøringsstrategi blir lagt i hvert enkelt tilfelle, og bruk av elektronisk verktøy, ikke minst KGV, gjør anskaffelsesprosessen effektiv og i pakt med reglene. Det er inntrykket avdelingsdirektør/Offentlige anskaffelser i Mercell, Grethe Aaslie Haner, sitter igjen med fra tett kontakt med det offentlige innkjøpermiljøet.

Bergen kommune vant årets digitaliseringspris fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Prisen ble utdelt på Anskaffelseskonferansen 2016. Prisvinneren benytter konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) fra Mercell som elektronisk anskaffelsesverktøy.

Fristene for å innføre bruk av elektronisk kommunikasjon nærmer seg: Innkjøpssentralene 18. april 2017, statlige virksomheter 1. januar 2018 og kommunale/fylkeskommunale 1. juli 2018. Avdelingsdirektør Aaslie Haner forteller at fersk statistikk viser at bare om lag hver fjerde kunngjøring i Doffin skjer ved bruk av elektronisk verktøy. Samtidig opplyser hun at etterspørsel etter KGV er fordoblet målt i forhold til fjoråret.

Sitter på gjerdet

– Jeg tror at mange sitter på gjerdet, venter med å skaffe seg KGV til de må – m.a.o. når det nærmer seg fristen, sier hun, og forteller at Mercell som er markedets største leverandør av KGV med tilhørende kompetanse, er vel forberedt på at interessen gradvis vil øke. Mer enn 150 offentlige virksomheter har til nå kommet i gang med Mercell KGV, og vi har kapasitet til langt flere. For de som ikke har så store anskaffelser, fins også en light–versjon av KGV, som krever kort opplæring. Uten tvil er bruk av elektroniske verktøy det mest effektive – man sparer tid og er sikker på at prosessen følger regelverket.

Ikke minst er elektroniske verktøy viktige for anskaffelser under de nye og høyere nasjonale terskelverdiene som skal gjelde fra kommende årsskifte. Ved å benytte KGV sikrer man seg også automatisk dokumentasjon for hva som er skjedd underveis i anskaffelsesprosessen, og dermed ivaretar etterlevelse av det grunnleggende prinsippet om etterprøvbarhet.

Proffe innkjøpere

– Vår erfaring er at de innkjøperne som virkelig er proffe, de satser på KGV, poengterer Aaslie Haner. Det gjelder enten de bare skal henvende seg til noen få leverandører eller gå bredt ut i markedet. Her ligger ikke minst besparelser og sikkerhet for at regelverket følges.

– Hva er ditt inntrykk av status ute i det offentlige innkjøpsmiljøet få uker før de nye, høyere terskelverdiene skal til å gjelde? 

– Generelt vil jeg mene at mange vil fortsette den kunngjøringspraksis de etter hvert har innarbeidet og som ofte er forankret i interne anskaffelsesregler, forteller hun. De vet og ønsker at det skal være konkurranse. Hverken direkte eller indirekte har jeg fått signaler om at noen tenker at nå blir det fritt frem. Enhver ansvarsbevisst innkjøper vet at virksomheten er best tjent med å benytte seg av mulighetene til konkurranse, om enn en enkel konkurranse.

Vurdering i hvert enkelt tilfelle

Omfanget av konkurransen blir formodentlig vurdert i hvert enkelt tilfelle, hva som er formålstjenlig. Samfunnsøkonomisk er det klokt med enklere prosedyrer ved mindre anskaffelser, og det finnes altså elektroniske verktøy, som KGV, som gjør jobben grei og enkel. I Mercells KGV–løsning er de nye, forenklede kunngjøringsskjemaene integrert.

– Apropos KGV, poengterer Aaslie Haner, bruk av epost er ikke elektronisk verktøy i anskaffelsessammenheng. Feilkildene her er altfor store og man oppnår ingen reelle fordeler slik man gjør ved å ta i bruk KGV.