Under ett år etter at IKT-rammeavtalen ble inngått kunne man skimte konturene av at forbruket på avtalen ville sprenge taket og dermed representerer et regelbrudd ved fortsatt bruk. Men først nærmere 20 måneder etter reagerte DSS (Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon) med å sette i gang prosessen for ny rammeavtale. I mellomtiden var overskridelsen på den avtalen som fortsatt ble brukt, steget til godt over 186,5 mill. Leverandøren sier at de flere ganger oppfordret DSS til å lyse ut en ny rammeavtale så snart som mulig for å unngå overforbruk.
Dette fremgår en rapport fra Riksrevisjonen, der DSS også kritiseres for hverken å ha fulgt opp at det totale forbruket gjennom rammeavtalen er innenfor maksimal verdi, eller sine egne rutiner for kontraktsforvaltning. Resultatene av undersøkelsen av oppfølging av forbruk gjennom rammeavtalen for formidling av IKT-konsulenttjenester inngått av DSS i 2022 ble fremlagt for kort tid siden.
Hadde ikke oversikt
Det ble inngått rammeavtale med ProData Consult AS, senere emagine A/S, 12. april 2022 med en maksimal verdi på 600 mill., skriver Riksrevisjonen. Selv om maksverdien på avtalen ble 600 mill., mente DSS i utgangspunktet at et anslag på 400 mill var høyt – etter å ha innhentet info fra de ulike departementene.
Rapporteringen fra emagine for perioden 12. april 2022 til 31. mars 2025 viser totalt forbruk gjennom rammeavtalen på drøyt 186,5 mill over avtalens maksimale verdi. Kontraktens omfang var med det utvidet med 31%. DSS viser til at de ikke hadde oversikt over aktivitetene i departementene, og at det var cirka 200 mill igjen på avtalen i januar 2024. I juni 2024 så de behovet for å inngå en ny rammeavtale, heter det. De har beregnet at rammen for avtalen ble oversteget en gang i tidsrommet mellom 9. og 15. september 2024.
Så konturene etter et år
Riksrevisjonens analyser viser imidlertid at DSS begynte å se konturene av at forbruket gjennom avtalen var høyere enn antatt allerede i januar 2023, under ett år etter at avtalen ble inngått. Leverandøren opplyser at de etter statusmøtet med DSS 19. januar 2023 informerte om at forbruket gjennom avtalen ville føre til at rammen for avtalen ville nås langt tidligere enn utløpet av rammeavtalen. De sier de flere ganger oppfordret DSS til å lyse ut en ny rammeavtale så snart som mulig for å unngå overforbruk. Ifølge DSS ba de i januar 2024 leverandøren om et estimat for når de ville nå 600 mill, men fikk ikke svar på det, fremgår det av Riksrevisjonens rapport.
DSS trodde de hadde god tid da de meldte behovet for ny konkurranse 17. juni 2024. Prosessen startet i august 2024. Arbeidet med utlysningen fikk stor prioritet og ble en veldig rask prosess, poengterer Riksrevisjonen. Konkurransen ble kunngjort i november 2024, og avtalen ble inngått i januar 2025. DSS opplyser at de måtte allokere ressurser til arbeidet med rammeavtalen og forskyve andre prosesser for å få dette til.
Fikk ikke informasjon
Riksrevisjonen skriver at brukerne av avtalen eller de som kunne bruke avtalen, ikke fikk informasjon fra DSS om forbruk underveis i avtaleperioden. Brukerne fikk heller ikke annen informasjon som tilsa at forbruket var høyere enn forutsatt, og at rammeavtalen ville nå sin maksimale verdi før avtaleperioden utløp. Brukerne har imidlertid heller ikke etterspurt informasjon om totalt forbruk fra DSS. Flere av virksomhetene som har brukt avtalen, ble først ble gjort oppmerksomme på at avtalens maksimale verdi var overskredet i brev fra DSS 21. oktober 2024.
Flere av brukerne fortsatte å kjøpe gjennom rammeavtalen etter at de fikk beskjed om at avtalens maksimale verdi var overskredet. Til det sier DSS at de ikke har instruksjonsmyndighet overfor departementene og ikke kan instruere dem til å avstå fra nye avrop eller fra å forlenge allerede inngåtte avrop hvis en fellesavtale har nådd sin maksimale verdi.
Bli den første til å kommentere på "Så tegn til overforbruk på rammeavtalen, tok grep først nær 20 måneder etterpå"