Skal du anskaffe velferdsteknologi – her er rådene det er verd å ta med seg

Bruk god nok tid til å kartlegge behovet. Samarbeid med andre kommuner. Gå i dialog med leverandør. Gjør dere kjent med anskaffelsesprosessen. Dette er kjernen i sentrale råd til kommuner som ønsker å sette i gang med å anskaffe velferdsteknologi. Rådene er bygget på erfaringer fra en lang rekke kommuner som enten er i gang med eller har anskaffet velferdsteknologi. Det er i en fersk rapport fra Nasjonalt velferdsteknologiprogram at disse rådene formidles.

Nasjonalt velferdsteknologiprogram presenterte nylig en ny gevinstrapport, den første siden januar 2017 – «Gevinstrealiseringsrapport – En kunnskapsoppsummering fra Nasjonalt Velferdsteknologiprogram». Programmet har pågått siden 2014, og er forlenget ut 2024. Prosjektet for spredning av trygghets- og mestringsteknologi har omfattet 310 kommuner fordelt på 61 regionale prosjekter per juni 2021.

16% av kommunene i programmet har gjennomført anskaffelse av velferdsteknologi, heter det i rapporten. Disse kommunene har gjennomført utlysning, forhandlinger og evaluering, men ikke kommet dit at velferdsteknologi tildeles på lik linje med andre tjenester. Når også disse kommunene beveger seg over i neste fase, og tildeler velferdsteknologi på lik linje med andre tjenester, vil om lag 9 av 10 kommuner i programmet ha oppfylt målsettingen til Nasjonalt velferdsteknologiprogram.

Ikke bare innkjøpsfaglig kompetanse

Gjennomføring av anskaffelser av velferdsteknologi tar en del arbeidstimer, heter det. Og det er behov for at både ressurser med helsefaglig og IKT-faglig kompetanse bidrar med vesentlig tidsbruk i en slik anskaffelse. Det er ikke nok å skaffe tid fra personell med ren innkjøpsfaglig kompetanse.

Å gjennomføre anskaffelser av velferdsteknologi er en kompetanse som mange kommuner ikke besitter. I tillegg til alle formelle krav som kommunene må forholde seg til, er det også mye annet som må vurderes. Hva skal anskaffes, hva kan kreves fra leverandør, hva er riktig pris, skal utstyres kjøpes eller leases osv.

Kvikk-guide og tips

Nasjonalt velferdsteknologiprogram har tidligere utarbeidet Kvikk-guide til anskaffelser av velferdsteknologi. Men også i rapporten er det noen tips å finne til kommuner basert på erfaringer fra kommuner som er med i Nasjonalt velferdsteknologiprogram:

• Bruk god nok tid til å kartlegge behovet. Mange gjør den feilen at de går for raskt frem uten å være helt sikre på hva det egentlig er de har behov for. Finn ut hva dere ønsker å oppnå med velferdsteknologi i kommunen og hva dere må anskaffe for å nå dette målet.
• . Det finnes andre kommuner som har de samme behovene og de samme utfordringene. Prosessen blir enklere ved samarbeid, og man unngår dobbeltarbeid. Det gjør at kostnaden kan fordeles på flere og de potensielle gevinstene kan bli større. Det finnes mange eksempler på større innkjøpssamarbeid i Norge. E-helse i Agder og Værnesregionen er eksempler på dette.
• Gå i dialog med leverandør. Vær tidlig ute med å snakke med ulike leverandører og hør hva dem har å tilby. Utfordre leverandørene og sørg for at løsningene blir tilpasset lokale forhold i egen kommune.
• Gjør dere kjent med anskaffelsesprosessen. Det er mye informasjon å sette seg inn i, og det kan være mer tidkrevende enn man først tror. Bruk ekstern hjelp eller søk til andre kommuner dersom kompetansen som trengs ikke er tilgjengelig internt. At det anskaffes utstyr med riktig funksjonalitet til en konkurransedyktig pris, er viktig for å oppnå de gevinstene og målene kommunen har satt seg.

Erfaringer fra kommunene i utprøvingsprosjektet viser at man ved anskaffelse av teknologi bør vurdere om teknologien dekkes av eksisterende innkjøpsavtaler, eller om det er mulighet for å gjøre direkteanskaffelser uten anbudsutsetting.