Sverige: Dette gav digitaliserte anskaffelser oss

Mer effektiv anskaffelsesprosess, redusert risiko for ufullstendige tilbud, bedre kontroll med anskaffelsene og lavere kostnader knyttet til anskaffelsene. Det er noe av det man kan vente seg når det blir obligatorisk med elektronisk gjennomføring av offentlige anskaffelser, skal man tro en svensk undersøkelse.

De nye EU–direktivene om offentlige anskaffelser (fra 2014) forutsetter bruk av elektronisk kommunikasjon og informasjonsutveksling. Bestemmelsene er obligatoriske, og 2018 er året da papiret – forutsetningsvis – skal forsvinne ut av den offentlige anskaffelsesverdenen i Europa.

I Sverige er elektronisk gjennomføring av anskaffelser også en del av regjeringens e–forvaltningsstrategi. Konkurrensverket har kartlagt status for bruken av elektroniske verktøy pr. i dag. Gjennom et forskningsoppdrag ble offentlige innkjøpere, leverandører og eksperter både intervjuet og delaktig i en spørreundersøkelse. Resultatene foreligger i forskningsrapporten «Elektronisk upphandling En analys av fördelar, nyttor, utmaningar och hinder».

Ikke by på problemer

Undersøkelsen ble tilstilet 523 offentlige virksomheter, og svarprosenten var 62. Det viser seg at 85 % av virksomhetene allerede i dag bruker elektronisk kommunikasjon når de gjennomfører en kunngjort anskaffelse. 89 % svarer at det ikke vil by på noen problemer å leve opp til kravet når det blir obligatorisk.

Blant de som har tatt i bruk en eller annen form for elektronisk kommunikasjon, baserer 80 % seg på en plattformløsning. Resten benytter dokumentbaserte løsninger.

Varierende omfang

Hva som inngår i en svensk e–anskaffelsesprosess varierer. Mange av dem benytter ikke løsningen fullt ut. De med lengst erfaring, ser ut til å benytte flest elektroniske elementer i prosessen.

Overgangen til elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessen har for 77 % betydd at effektiviteten i prosessen er økt. To av tre svarer at risikoen for ufullstendig tilbud er redusert, mens seks av ti sier at prosessen er blitt mer åpen for innsyn. Tidsbruken er gått ned hele prosessen sett under ett, ifølge 57% av dem som har svart. For selve evalueringen er tidsbruken også redusert, mener litt under halvparten av de som har svart. Kostnadene knyttet il å gjennomføre en anskaffelse er også gått ned, ifølge 42%. 47% mener at kontrollen over anskaffelsene er blitt bedre.

Spare kostnader

En klar majoritet, 70%, av myndighetene opplever dessuten at de kan minske sine kostnader ved å gjennomføre anskaffelser ved hjelp av elektronisk kommunikasjon.

På spørsmål om hva slags støtte for bruk av e–anskaffelser virksomhetene anser for å være best, er svaret klart: Å få tilbud om en kostnadsfri nasjonal database der alle anskaffelser fins samlet, støtte og eksperthjelp i e–anskaffelsesspørsmål, utforming av maler f.eks. for konkurransegrunnlag og evalueringsmodeller – i tillegg kommer kostnadsfri opplæring i e–anskaffelse.