Danske kommuners innkjøpsdata viser vei til økte gevinster

Tall fra danske kommuners felles innkjøpsdata-base viser at gjennomføring av fire anbefalinger kan bidra til økte gevinst ved anskaffelser. Avtalelojalitet, økt volum gjennom fellesavtaler, kjøp over e-handel i stedet for fysisk i butikk og samle ordrene i større innkjøp. En kommune har beregnet at kostnadene forbundet med kjøp fysisk i butikk er tre ganger høyere enn om man handler elektronisk.

Danskene har et såkalt innkjøpsdatasamarbeid, forankret i Statens og Kommunernes IndkøbsService (SKI). Her inngår fakturaer fra 91 kommuner fra 2014 til 2016. Av et nyhetsbrev fra Kommunernes Landsforening går det frem at det siden danskenes kommunalreform i 2007 er skjedd en vesentlig profesjonalisering og effektivisering av kommunenes anskaffelser. Men det er fortsatt et godt stykke vei å gå. Blant annet bruker kommunene mange ressurser på å kjøpe rent fysisk i dagligvarebutikker, heter det. Likeledes behandles mange fakturaer med småbeløp.

Avtalelojalitet

Tall fra innkjøpsdatasamarbeidet viser at kommuner med størst bruk av inngåtte avtaler er åtte-ni ganger bedre til å bruke slike avtaler enn kommuner med lavest avtalebruk. Eksemplet gjelder forbruksartikler. Hvis en kommune øker sine kjøp på en avtale med 10% – fra f.eks. 50 til 55, vi en gjennomsnittskommune i snitt spare 100 000 kroner i året. Innkjøpsdatasamarbeidets analyser viser dessuten at kommunene betaler relativt høyere priser når de kjøper ikke-avtalevarer enn når de kjøper over avtale.

En kommune – Holbæk – har analysert seg frem til at de kan spare 1,3 mill. årlig hvis alle i kommunen kjøpte forbruksartikler på den felleskommunale avtale de er med på i SKI.

Fellesavtaler virker

En av de tydeligste konklusjonene som kan trekkes på bakgrunn av kommunenes innkjøpsfata, er at samarbeidsavtaler virker. Eksempelvis får de kommuner som har tilsluttet seg den forpliktende SKI-avtalen om forbruksartikler, i snitt 31% lavere priser etter at avtalen trådte i kraft målt i forhold til hva de gjorde før den tid. Dette gjelder nøyaktig samme varer fra samme leverandør og i samme forpakningsstørrelse. Besparelsen er beregnet til 13 mill. i løpet av avtalens første leveår. Den trådte i kraft i juli 2016.

Ni mill. fakturaer

Danske kommuner tar imot ca. ni millioner fakturaer i året. En nidel av disse kommer fra to danske supermarked-kjeder. Dette er, heter det i KL-nyhetsbrevet, kjøp som kjennetegnes ved at medarbeiderne møter fysisk opp i butikkene. En kommune – Hjørring – har beregnet utgifter forbundet med bestilling, fakturahåndtering mv avhengig av om innkjøpene gjøres ved fysisk fremmøte i butikk, via mail/telefon eller via e-handel.

I butikk er kostnadene 330 kroner pr. innkjøp, via mail/telefon 175 kroner og via e-handel 90 kroner.

Innkjøpsdatasamarbeidet viser også at en tredel av de ca. 9 mill. fakturaer som danske kommuner håndterer hvert år, er på under 200 kroner. Dette gjelder først og fremst kjøp av forbruks- og kontorartikler i tillegg tikl matvarer. Det kan, heter det i nyhetsbrevet, spares mye arbeidstid på fakturahåndtering og varemottak gjennom å samle sine innkjøp, slik at det f.eks. på en daginstitusjon eller skole bare sendes ordre til en leverandør en gang pr. måned i stedet for løpende.