Fem innkjøpstendenser som endrer forholdet til leverandørene

Fem tendenser som nå gjennomsyrer offentlige innkjøp, gjør at vi er blitt klokere og at vi kan gjøre bedre avtaler. I tillegg endrer det også styrkeforholdet til leverandørene –  vi kan nå mer enn matche leverandørene. Ordene er Signe Lynggaard Madsens. Hun er adm. dir. i Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) i Danmark. Samarbeid, innkjøpsdata, ehandel, avtaleetterlevelse og kontraktstyring er stikkord for tendensene hun beskriver.

SKI ble grunnlagt i 1994 som offentlig eiet aksjeselskap – eiet av staten (55% av aksjene) og Kommunernes Landsforening (KL) (45%). SKI håndterer tre typer rammeavtaler: Felleskommunale forpliktende rammeavtaler, frivillige rammeavtaler og 16 avtaler i Statens Indkøbsprogram​. Det var på SKIs årsdag at adm. direktør Lynggaard Madsen lanserte de fem tendensene. Offentlige anskaffelser er i full bevegelse, mente hun, og maktbalansen mellom leverandører og de profesjonelle innkjøpere endrer seg. Her er hennes fem tendenser:

Mer samarbeid

– Vi samarbeider mer og mer om anskaffelser her i Danmark, bl.a. i kommunale innkjøpsfellesskap, digitaliseringsfellesskap, regionenes fellesinnkjøp, de felles forpliktende kommunale avtaler, i SKI og i Statens Indkøbsprogram. Det er med på å endre den måten vi gjør innkjøp på, fremholdt hun. Når vi går sammen er vi med på å påvirke markedet, og vi kan f.eks. oppnå bedre mobildekning i hele landet eller fullt økologisk sortiment på matvarer.

Økt bruk av innkjøpsdata 

Med innkjøpsdata-samarbeidet har vi 230 millioner fakturalinjer fra 91 kommuner, og staten og de faglige høyskolene er på vei inn i samarbeidet. Dette samarbeidet ivaretas av kommunene og SKI. Data viser de faktiske innkjøpsmønstrene – de gode så vel som de knapt så gode. – Med innkjøpsdata kan vi kartlegge det reelle innkjøpsbehov og lage avtaler som i langt høyere grad treffer blink og det vil prege det offentlige innkjøp i fremtiden, ifølge SKIs adm. dir.

Stigning i ehandel

Det koster noe hver gang du kjøper inn, fortsatte hun. Flere undersøkelser viser at transaksjonskostnadene nesten halveres dersom du ehandler. Samtidig øker etterlevelsen av ehandel-reglene, og i fremtiden vil vi se enda flere krav fra politisk hold om ehandel.

Fokus på avtaleetterlevelse

Vi kan se, påpekte adm. dir Lynggaard Madsen, at avtaleetterlevelse. Dersom du øker din oppfølging på en avtale fra f.eks. 20 til 22%, gir det en besparelse på til sammen 4% på det avtaleområdet. Derfor tar avtaleetterlevelsen mer og mer av vår tid. Dette arbeidet flytter brukernes innkjøp inn på avtalene og reduserer leverandørenes mulighet for å tjene penger på å selge utenfor avtale.

Kontraktstyring 

Kontraktstyring opprioriteres de siste årene, og det med god grunn, mente Lynggaard Madsen. Det er mye å spare på bl.a fakturakontroll når det gjelder prise og gebyrer. Kontraktstyring sikrer den løpende oppfølging, og at det er en god avtale i gang. Samtidig endrer dette samspillet med leverandørene.