Kulturendring skal gi lavere kostnader ved å være med i anbudskonkurranser

I Danmark skal det settes i gang en kampanje for å endre anskaffelseskulturen. Det har en regjeringsoppnevnt arbeidsgruppe bestemt. Formålet er å få ned kostnadene ved å delta i anbudskonkurranser. Til hjelp lanserer gruppen fem gode råd til bruk og nytte for så vel oppdragsgivere som leverandører som vil være med i konkurransene.

Høsten 2017 oppnevnte erhvervsminister Brian Mikkelsen en arbeidsgruppe som skulle se nærmere på tiltak som kunne redusere kostnadene ved å delta i anbudskonkurranser. Fokus var særlig på utarbeidelse av konkurransegrunnlag og tilhørende dokumentasjonskrav. En rekke næringslivsorganisasjoner var representert i gruppen, likeledes innkjøpernes organisasjon, kommunenes interesseorganisasjon i tillegg til en mindre gruppe virksomheter og offentlige myndigheter. Nå foreligger anbefalingene.

Endre innkjøpskulturen

Det fremgår av anbefalingene at arbeidsgruppen er enig om at kostnadene ved å delta i anbudskonkurranser skal begrenses gjennom å endre innkjøpskulturen. Anbefalingene går bl.a. ut på at offentlige myndigheter og virksomheter skal bruke anskaffelsesregelverkets muligheter for markedsdialog, vurdere omfanget av krav i anbudsdokumentene, samt gjøre seg kjent med markedet for offentlige anskaffelser og hva som etterspørres der.

En direkte følge av arbeidsgruppens arbeid er at såvel myndigheter som organisasjoner vil samarbeide om en felles informasjonsinnsats, hvor hjemmesiden bedreudbud.dk blir stedet for utbredelsen av gruppens anbefalinger til god anskaffelsesatferd.

Fem gode råd

Gruppen har også utviklet fem gode råd:

• Lær å kjenne spillereglene. Det betyr …

… for offentlige virksomheter: Benytt anskaffelsesregelverkets muligheter for markedsdialog før valg av prosedyre og utarbeidelse av konkurransegrunnlag.

… for tilbydere: Sett deg inn i hva det betyr å selge til det offentlige.

• Lær deg markedet å kjenne. Det betyr …

… for offentlige virksomheter: Gjør bruk av dialog og benytt den mest egnede anskaffelsesprosedyre

… for tilbydere: Lær deg å kjenne det offentlige markedet og hva som etterspørres

• Materiale av høy kvalitet. Det betyr …

… for offentlige virksomheter: Vurdér omfanget av krav og konsentrer konkurransen om det vesentlige. Sett eventuelle begrensninger i konkurransedokumentenes omfang.

… for tilbydere: Svar på det som etterspørres og skriv stramt redigerte tilbud

• Rett feil og unngå forkastelse. Det betyr …

… for offentlige virksomheter: Benytt mulighetene for å innhente supplerende opplysninger

… for tilbydere: Gjør oppmerksom på feil straks de blir oppdaget

• Vel kvalifisert avslutning av konkurransen. Der betyr …

… for offentlige virksomheter: Gi alltid velbegrunnede avslag og vær til disposisjon for dialog

… for tilbydere: Vurdér om dialog er bedre enn innsynskrav og klage