Omfattende dansk undersøkelse av kostnader ved offentlige anskaffelser

Kostnadene forbundet med ulike prosedyreformer i danske, statlige anskaffelser skal nå på bordet. Rigsrevisionen skal i løpet av et år gjennomføre en omfattende kartlegging av situasjonen. Også mulige effektiviseringstiltak skal identifiseres, f.eks. beste praksis og hvilket potensial for effektivisering som ligger i offentlige innkjøpsprosesser. Leverandørers klager over hvor dyrt det er å delta i slik konkurranser og innkjøperes klager over komplisert regelverk er noe av bakteppet for undersøkelsen.

Det er Statsrevisorene som har bedt om en slik undersøkelse. Statsrevisorene er 6 politikere, som er utpekt av Folketingets partier. Nå foreligger Rigsrevisionens notat om hvorledes en slik undersøkelse kan tilrettelegges. Rigsrevisionen reviderer på vegne av Folketinget, og avgir beretninger og notater til Statsrevisorene.

Undersøkelsens resultater skal fortrinnsvis kunne rapporteres i 3. kvartal neste år. Det er bare statlige virksomheter som skal under lupen, og undersøkelsen skal konsentrere seg om tiden etter den siste anskaffelsesloven trådte i kraft. I Danmark er det 1. januar 2016. Anskaffelser både over og under terskelverdiene skal med, likeledes avrop på rammeavtaler inngått av Statens indkøb (statlige innkjøpssenter) og Statens og Kommunernes Indkøbsservice AS.

Nye, fleksible prosedyreformer

Rigsrevisionen er spesielt opptatt av de nye, mer fleksible prosedyreformene som kom med den nye anskaffelsesloven. Dialogbaserte prosedyrer som konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog nevnes særskilt.

Offentlig sektor i Danmark kjøper årlig for om lag 300 milliarder, og Statsrevisorene peker i sin anmodning på klagene på at anskaffelsesreglene for noen innkjøpere er komplekse og besværlige. En rekke tilbydere, heter det, gir uttrykk for at det er betydelige kostnader forbundet med å levere tilbud til det offentlige – i noen tilfelle er kostnadene så store at man avholder seg fra å gjøre forretninger med det offentlige. Det kan bli et tapsprosjekt når kostnadene ved tapte tilbud regnes med. Undesøkelsen denne gang skal ikke handle om hvorvidt man overholder reglene eller ikke.

Stikkprøver og sammenlikninger

Det forventes en undersøkelse basert bl.a. på stikkprøve-gjennomgåelse og sammenlikning av forskjellige typer gjennomførte offentlige anskaffelser med flere tilbydere. For hvert av de valgte konkurranse skal man regne ut kostnadene, dvs. tilbudssum, medgåtte interne ressurser, eventuelle kostnader til ekstern konsulentbistand og – hvis mulig- kostnadene forbundet med å levere reviderte tilbud.

Man skal finne fram til den samlede omkostningsprosent forbundet med anskaffelsen i forhold til den samle kontraktsum.

Mulig effektivisering

Også mulige effektiviseringer i offentlige anskaffelsesprosesser skal vurderes. Beste praksis og effektiviseringspotensialet i offentlige innkjøpsprosesser skal frem i lyset. Statsrevisorene spør om beste praksis-erfaringer fra forskjellige typer anskaffelser kan identifiseres. Det samme gjelder organisering av anskaffelsesoppgavene, så som innkjøpernes kompetanse og erfaring.

Hvilke elementer i oppdragsgivernes forberedelse og gjennomføring av egne konkurranser er særlig ressurskrevende, skal kartlegges, likeledes hvilke faktorer i beslutningsunderlaget som er utslagsgivende for innkjøpernes valg mellom fellesstatlige, tverrministerielle eller konsernfelles anskaffelser.