EU følger ikke alltid sine egne anskaffelsesregler

Fire store EU–institusjoner får revisjonskritikk for ikke å følge opp EUs egne anskaffelsesregler. Dessuten får de ramsalt kritikk fordi det er vanskelig å finne fram til kunngjøringen av anskaffelsene, og fordi tilgjengelig informasjon blir presentert på en inkonsekvent måte.

I en rapport fra den Europeiske revisjonsretten slås det fast at EU–institusjonene kan gjøre mer for å lette tilgangen til sine offentlige anskaffelser. Revisjonsretten er Den europeiske unions (EU) organ for kontroll av innsamlingen og bruken av unionens midler. Revisjonsretten er en av EUs syv institusjoner.

Det er de fire største EU–institusjonenes anskaffelser som har vært under revisjonens lupe. I 2014 handlet disse for omkring fire milliarder Euro, om lag 366 milliarder norske kroner etter dagens kurs. Det er ikke mange milliardene mindre enn hva offentlige anskaffelser i Norge dreier seg om pr. år.

Ingen systematisk overvåking

Revisorene fant bl.a. at de fleste institusjonene ikke systematisk overvåket omfanget av tilbud som kom inn. Konklusjonen er at samtlige institusjoner bør samle inn og analysere både det antall tilbud eller prekvalifiseringssøknader som kom inn og det samlede antallet tilbud som forelå ved tildelingstidspunktet.

Europaparlamentet og –rådet vedtok i 2014 endringer i direktivene for å forenkle anskaffelsene og redusere den administrative byrden. Hovedhensikten var å gjøre det lettere for små og mellomstore virksomheter å delta i konkurransene. Revisorene oppdaget at EU–institusjonene året etter ikke hadde forenklet egne regler så mye som det var åpning for – og samtidig tydeliggjort gråsoner.

Spesiell oppfordring til SMB

Revisorene oppfordrer Kommisjonen til å samle alle relevante bestemmelser i en særskilt bok for offentlige anskaffelser. I tillegg bør små og mellomstore foretak spesielt oppfordres til å delta, heter det.

Institusjonene hadde ingen regler om å gjøre en markedsundersøkelse i forkant av den formelle anskaffelsesprosessen. Revisorenes råd er at institusjonene, når det er egnet, benytter seg av proaktive markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og informere potensielle tilbydere om sine anskaffelsesplaner.

Et annet råd er å dele opp en kontrakt, dersom det er mulig, for å øke deltakelsen i konkurransene som de fire EU–institusjonene gjør. Også dette vil kunne bidra til å øke deltakelsen fra de små og mellomstores side, heter det.

Saftig kritikk

Saftig er kritikken når det gjelder mulighetene til å finne de respektive anskaffelsene. De er ikke tilstrekkelig synlige på nettet, og informasjonen som fins tilgjengelig, presenteres på en inkonsekvent måte og er spredt på en rekke webplasser. Søkefunksjonen i TED (Tenders Electronic Daily) gav ikke alltid tilfredsstillende resultat. Verktøy for elektronisk innsending av tilbud er ennå ikke lansert på en omfattende og harmonisert måte. Et felles kontaktpunkt på nettet bør etableres for slike anskaffelser, skriver revisjonen.

Forbedringer trengs også når det gjelder klageadgang og mulighet for publikum til effektivt å overvåke anskaffelsesvirksomheten til disse institusjonene, konstaterer revisorene.