Sju utfordringer for fellesanskaffelser på tvers av landegrensene

En internasjonal EU-studie peker på sju utfordringer for de offentlige oppdragsgiverne som planlegger å gå sammen over landegrensene for å koordinere sine behov inn i en felles anskaffelse. Språk, viser erfaringer fra fire case som er analysert, er ikke det mest utfordrende. Det å stokke bena er det som tar mest tid. I tillegg er slike prosjekter en oppdagelsesreise i samarbeidsmuligheter som de ulike juridiske nivåene åpner for.

Studien, som ble presentert tidligere i år, heter: “Support of the internal market policy for growth:  Feasibility study concerning the actual implementation of a joint crossborder procurement procedure by public buyers from different Member States”. Den er gjort av østerrikske Bundesbeschaffung GmbH og danske Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S i samarbeid på oppdrag av EU-kommisjonen.

Formålet med deres arbeid var å vurdere om det var mulig å gjennomføre en felles grenseoverskridende anskaffelse. Det er en situasjon der to eller flere offentlige oppdragsgivere gjennomfører en anskaffelse sammen. Kjennetegnet er at dette skjer gjennom en felles kunngjøring på vegne av alle de deltagende parter. Det betyr at partnerne fra ulike land har «bakt inn» sine etterspørsler i den felles anskaffelsen og opptrer i fellesskap ved tildeling av kontrakt.

Aktuelt også i Norge

For noen år siden var problemstillingen aktuell her i Norge, da Lyngdal kommune og Falu kommune i Sverige skulle samarbeid om et innovasjonsprosjekt som gjaldt eldreomsorg. Den gang fant man det best å kunngjøre så å si det samme hver for seg.

EU-studien tar for seg fire konkrete anskaffelser. Den ene gjelder anskaffelse av standard programvare for sentralbankene i Euro-systemet. Her var De Nederlandsche Bank «lead procurer» på vegne av seg selv og 13 andre sentralbanker. Den andre var en felles anskaffelse av innovative løsninger for aktive og friske eldre i regi av et konsortium bestående av sentrale innkjøpskontorer i ulike EU-medlemsland med Frankrike som «lead procurer».

Dansk/østerriksk samarbeid

Den tredje anskaffelsen var et samarbeid mellom danske Statens og Kommunernes Indkøbs Service og østerrikske Bundesbeschaffung GmbH om kjøp av Citrix programvare og applikasjoner, der Østerrike var «lead procurer». Endelig studerte man en bygg og anleggsanskaffelse gjennomført av en internasjonalt eid oppdragsgiver. Det gjaldt Brenner-tunnelen mellom Østerrike og Italia.

Studien konkluderer med at det er sju hovedutfordringer for dem som skal gi seg i kast med en felles grenseoverskridende anskaffelse: Juridisk komplekst relatert til nasjonal lovgivning og kontraktsrett i tillegg til produktspesifikk lovgivning er den ene, så: Rigide markeder og prisingspolicy, innovative produkter som kan være vanskelig å standardisere, språk, kommunikasjon med sluttbrukere og redskaper for elektroniske anskaffelser som er utformet for å etterkomme nasjonale krav.

Koordinering tok mest tid

Selv om språk var forventet å være den største utfordringen, viste det seg, heter det i rapporten, at det var håndterbart. Koordinering ble i de fire prosjektene det som tok mest tid. Utviklingen av de juridiske rammene for felles grenseoverskridende anskaffelser er i gang, men en rekke spørsmål krever fortsatt svar.

Sett fra et juridisk synspunkt er ikke slike anskaffelser nødvendigvis bare en risikofylt anstrengelse. De åpner også for muligheter til å utforske ulike måter de forskjellige nivåene av legale kravene involverer samarbeid og hvilke muligheter de leverer for optimalt å nå målet om ytterligere å heve effektiviteten i offentlig anskaffelser.