Kommunal anskaffelsespraksis på bunnen av svensk næringslivs anseelse

Svenske kommuner får det glatte lag av Svenskt Näringlivs anskaffelsesekspert, Ellen Hausel Heldahl, etter at resultatet av foreningens årlige sjekk av foretaksklimaet er klart. Næringslivets vurdering av kommunenes anskaffelsespraksis får atter en gang bunnotering. Ikke rart, sier hun, ca. 70% av konkurransegrunnlagene er gjenbruk fra tidligere konkurranser. Kommunene bidrar dessuten selv med en rekke krav og vilkår som gjør anskaffelsene vanskelige, men som regelverket ikke krever.

Svenskt Näringsliv, søsterorganisasjon til NHO, gjennomfører hvert år en undersøkelse der man avleser næringslivsklimaet i de svenske kommunene.  Ifølge årets resultater er anskaffelser fortsatt en stor utfordring. Statistikken underbygger en negativ trend – anskaffelser synes sementert på bunnen den siste tiårsperioden, slik næringslivet ser det. Gapet til andre spørsmål med lav anseelse, sett med næringslivets øyne, som kompetansenivå og informasjon til bedriftene synes bare å øke.

Ellen Hausel Heldahl, som er Svenskt Näringslivs ekspert på offentlige anskaffelser, mener det er et stort forbedringspotensial. Grunnproblemet er, ifølge henne, at kommunene sjelden begynner med blanke ark når man skal gjennomføre en anskaffelse. Ca. 70% av alle konkurransegrunnlag er kopier av tidligere versjoner.

Gjør det vanskelig

Det er ikke alltid det er lovens krav som gjør konkurransegrunnlag vanskelig – det er kommunene selv som etterspør en lang rekke uvedkommende opplysninger, mener Hausel Heldahl i oppslaget på nettsiden. Summen kan bli et sammensurium av vilkår og krav som mange ganger kneler. Kommunen ber dessuten om dokumentasjon i en fase av anskaffelsesprosessen der det ikke er nødvending, og det gjør at papiradministrasjonen blir omfattende for begge parter. Det holder å kreve all dokumentasjon bare for den som vinner konkurransen.

Hun slår også til lyd for å ta i bruk den kompetansen som finnes i bedriftene. På den måten kan anskaffelser bli et verktøy for virksomhetsutvikling. Det krever ressurser, men for hver skattekrone som satses på anskaffelser, kan man få tilbake tre – syv ganger.

Potensial

Beregninger som Svenskt Näringsliv har gjort, tyder på at det går an å spre minst 70 milliarder pr. år på anskaffelsesområdet. Men, heter det, da må kommunene jevnlig måle sin innkjøpsmodenhet, ha en langsiktig, bærekraftig plan og endre arbeidsmåten. Hver kategori må ha tydelige mål og visjoner om hva anskaffelsen skal føre til på kort og lang sikt, f.eks. lavere kostnader, oppnå mål i Agenda 203 eller håndtere risiko.

En oppfordring til bedriftene følger også i Hausel Heldahls oppslag: Glem ikke å delta i møter med kommunene og anskaffelseskurs når slike arrangeres, og gi tilbakemelding – positiv som negativ.

Kategoristyring

I oppslaget er også konsulent Per-Arne Jonsson med. Han representerer EFFSO – et stort konsulentforetak på anskaffelsesområdet. Gjennom å benytte kategoristyring skapes forandring, sier han. Kommuner og andre offentlige virksomheter finner kompetanse og nytenkning blant leverandørene. En arbeidsmåte på tvers av sektorene innebærer å gå fra en forvaltningskultur til å være strategisk og virksomhetsutviklende. Slikt bringer kommunen fremover gjennom et langsiktig arbeid med horisont bortenfor neste anskaffelse.