Mulig å oppnå lavere kostnader og bedre vilkår ved kjøp hos en innkjøpssentral

Både administrasjons- som transaksjonskostnader kan reduseres betraktelig dersom en offentlig oppdragsgiver kjøper varer og tjenester fra en innkjøpssentral. Hvis sentralen har kjøpt inn i pakt med regelverket for offentlige anskaffelser, behøver nemlig ikke den som kjøper av sentralen, følge dette regelverket. Ved kjøp av store volumer kan prisene og vilkårene ellers i tillegg bli bedre. Men for sentralen kan dette være en risikosport, fremgår det av to ferske, svenske rapporter.

Upphandlingsmyndigheten i Sverige har latt utarbeide tre rapporter knyttet til anskaffelsessamarbeid mellom offentlige oppdragsgivere (Hamburgsamarbeid) og innkjøpssentralers mulighet til å bedrive grossistvirksomhet.

Gjennom det nye regelverket for offentlige anskaffelser har innkjøpssentraler fått mulighet til å drive grossistvirksomhet. Bestemmelsene fremgår av forsyningsforskriften og forskriften til loven om offentlige anskaffelser.

Kjøpe etter regelverket

Dette betyr at offentlige oppdragsgivere kan kjøpe varer og tjenester direkte fra en innkjøpssentral under forutsetning av at sentralen har anskaffet varene og tjeneste etter gjeldende anskaffelsesregelverk.

Reglene for grossistvirksomhet for innkjøpssentraler omfatter også såkalt viderefakturering, m.a.o. at sentralen ikke bør kjøpe inn store lager for å arbeide som grossist. Det holder at sentralen har en rammeavtale i bunn, der den kan avrope varer og tjenester ved behov, skriver Upphandlingsmyndigheten. Så kan den selge varene eller tjenestene videre til andre offentlige oppdragsgivere.

Unntatt fra regelverket

Når en oppdragsgiver i det offentlige kjøper fra en innkjøpssentral, er denne anskaffelsen unntatt fra anskaffelsesregelverket. Det betyr at det er innkjøpssentralen alene som er ansvarlig for at bestemmelsene i anskaffelsesregelverket følges når de selger videre til andre offentlige oppdragsgivere. Ettersom innkjøpssentralen opptrer som selger, har den også det sivilrettslige ansvaret for – f.eks. – leveranse og garantier overfor den kjøpende oppdragsgiveren.

En ulempe med grossistvirksomheten, fremholder Upphandlingsmyndigheten, er den økonomiske risikoen som en slik sentral kan komme til å ta ved å anskaffe varer og tjenester for videresalg. Dersom det ligger en rammeavtale i bunn, kan denne risikoen til en viss gard begrenses, ettersom man da ikke må bygge opp store lager men kan avrope ved behov. En utfordring i så måte er det kan bli vanskeligere for sentralen å få like gode vilkår dersom volumene ikke blir like stor eller sikker. En volumgaranti kan selvsagt gis, men i dette henseende har en slik garanti store likheter med å bygge opp et lager.

Store volumer = bedre vilkår

Forutsetningen for å få gode vilkår/lavere priser er at sentralen kjøper inn store volumer. Grossistvirksomhet kan også føre til at de administrative kostnadene og transaksjonskostnadene for de offentlige oppdragsgiverne blir mindre. Det er trolig mest å tjene på grossistvirksomhet ved kjøp av store volumer av standardiserte varer og tjenester – eller strategiske produkter som det er vanskelig å få tak i, fremgår det av Upphandlingsmyndighetens rapporter.