Oppskrift på etablering av og suksess med kategoristyring

Sju nøkkelprinsipper i bunn og seks suksessfaktorer å legge vekt på er oppskriften for en vellykket innføring av kategoristyring i organisasjonen. Dette fremgår av en fersk svensk rapport, der det trekkes frem to hovedgrunner til å etablere kategoristyring: Skalering av leverandørbase og kompetanse.

EFFSO er et svensk konsulentselskap med anskaffelser som spesiale. De omsetter for ca. 120 millioner svenske kroner og har om lag 100 ansatte. Sveriges Offentliga Inköpare har presentert konsulentenes nylige white paper om kategoristyring på sin nettside – «Så lyckas du med kategoristyrt inköp i offentlig sektor».

Det pekes i rapporten på to hovedgrunner til at kategoristyrt innkjøp gir bedre resultater enn en mer tradisjonell angrepsmåte. Den ene er at kategoristyring gir mulighet til skalering av leverandørbasen ved innkjøp («economy of scale). Ved å gruppere sammenliknbare behov og håndtere dem på en måte som gjør dem til de mest attraktive på leverandørmarkedet skapes det større konkurranse mellom leverandørene, heter det.

Skalering av kompetanse

Den andre, og største, grunnen til bruk av kategoristyring for å nå bedre resultater er skalering av kompetanse («economy of skill»).
Kategoristyring krever en viss modenhet på innkjøpsområdet, og det er noen nøkkelprinsipper som kjennetegner en tilstrekkelig moden organisasjon:

• Totalkostnadsperspektiv: Se ikke bare på pris, men også på andre kostnader og mulig nytte.
• Tverrfunksjonelt arbeide: Samle hele organisasjonens kompetanse og identifiser ulike interessenter tidlig.
• Tverrfunksjonelle beslutninger: Skill mellom de som anbefaler og de som beslutter.
• Strategisk perspektiv: Tenk både bredere og lengre enn neste avtale. Det viktige er at det etableres et basisnivå for effektivitet som driver fremtidige forbedringer
• Faktabasert: Faktabasert arbeidsmåte og beslutningsunderlag er den eneste måten over tid som skaper enighet om forbedringer som påvirker flere deler av organisasjonen.
• Markedsperspektiv: Påse at en god handel drar nytte av leverandørmarkedets sammensetning og kompetanse.
• Stadige forbedringer: Påse at arbeidsmåten sørger for å finne stadige forbedringer og følg opp utfallet etter planene både under prosjektets gang og senere under kontraktens levetid. Avvik skaper ny innsikt for fremtidige forbedringer.

Langt og komplekst arbeid

Å gå fra et mer tradisjonelt innkjøp til et som drives i samsvar med disse sju nøkkelprinsipper er et langt og komplekst arbeid omkranset av utfordringer, fremgår det av rapporten. Men for å lykkes, må man:

• Satse langsiktig, men levere resultater nå
• Rette søkelyst mot realiserte resultater
• Etablere en ny arbeidsmåte
• Rekruttere spesialister for å dra mest mulig nytte av læringskurven
• Skape muligheter for tverrfunksjonelt arbeid og tverrfunksjonelle beslutninger
• Skape forståelse både innenfor og utenfor innkjøpsmiljøet