Å selge skinnet før bjørnen er skutt …

Av Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo

Det er store forventninger til den fremtidige effektiviseringen av offentlige anskaffelser som skal komme som et resultat av digitalisering og økt innkjøpssamarbeid.

Det er fremdeles et faktum at et innkjøp aldri blir bedre enn den kunnskapen og de ferdighetene den enkelte innkjøper besitter og evner å formidle inn i anskaffelsesprosessen, uansett digitale fremskritt. Det er et like viktig faktum at en avtale aldri kan måles med hensyn til pris og andre viktige avtalebetingelser, før avtaleperioden er slutt. Felles suksesskriterium for kvaliteten av planlegging og gjennomføring av anskaffelser er den enkelte innkjøpers samlede kompetanse. Felles suksesskriterium for å realisere de besparelser og forbedringer som anskaffelsen potensielt oppnådde i planleggings- og gjennomføringsfasen, er innkjøperens evne og kunnskap om avtaleoppfølging. Det er bare forfallet som kommer av seg selv. Vi må som innkjøpere arbeide målrettet, dersom vi skal oppnå de politiske målene som er ønsket på innkjøpsområdet. Helt tilsvarende må vi arbeide målrettet for å oppnå de besparelsene og de kvalitetskravene som vi ønsker realisert for den enkelte anskaffelsen, i hele avtaleperioden. Det er mange eksempler på, at i utgangspunktet svært gode innkjøp, har mistet sin verdi på grunn av manglende avtaleoppfølging. Mangelfull eller fraværende avtaleoppfølging har også ført til gebyr i det offentlige klageorganet, KOFA. 

Måle og etterprøve

I tidligere tider var det kun det som kunne måles og dokumenteres som hadde verdi. I dag opplever vi at det snakkes løst og fast om en stadig økende verdi av offentlige anskaffelser og ikke minst et potensial for verdi, uten at noen er opptatt av å måle og ikke minst etterprøve om estimatene lot seg realisere. Det skal effektiviseres og spares. Det lages estimater for til dels store besparelser uten at noen presenterer regnstykket som ligger til grunn for estimatene. Det snakkes uhemmet om verdien av digitalisering, uten at noen presenterer et konkret regnestykke som ligger til grunn for effekten av digitaliseringen og ikke minst for hva økt kapasitet skal benyttes til. 

Forbedring og forenkling

Det er åpenbart smart å tenke forbedring og ikke minst forenkling av prosesser. Det er også åpenbart at maskiner kan bety store bidrag til en enklere og smartere hverdag. Dette har vi opplevde hver eneste dag i hele etterkrigstiden. For fremtiden må vi bli bedre til å styre utviklingen enn hva som har vært tilfelle til nå. Det er fordi det er sider av digitaliseringen vi ikke ønsker velkommen. Vi ønsker ikke at mennesker skal bli fraværende i kunderelasjonen og erstattes av digitale telefonløsninger eller av maskiner. Vi ønsker ikke at det skal legges standardiserte maskinløsninger til grunn for viktige avgjørelser i menneskers liv og at det menneskelige skjønnet blir borte. Snarere tvert imot. Digitaliseringen innenfor innkjøps-området har bidratt til bedre kvalitet i leverandørrelasjonen. Digitaliseringen har ført til bedre service, kvalitet og tilgjengelighet overfor brukere i kjøpende enheter. Digitaliseringen har, ikke minst gitt oss bedre styringsdata for å definere og innhente og gevinster. Digitaliseringen har gitt økt kapasitet til å inngå stadig bedre avtaler og ikke minst en betydelig bedre kapasitet til avtaleoppfølgingen, hvor gevinstene realiseres. Og endelig har digitaliseringen innenfor innkjøpsområdet gitt oss reduserte transaksjonskostnader i anskaffelsesprosessen. 

Hvordan benytte mulighetene?

Som ansvarlige innkjøpere må vi sette oss i førersetet og bestemme oss for hvordan vi skal benytte de nye mulighetene som digitaliseringen og det utvidede innkjøpssamarbeidet gir. Vi må også legge vekt på at realiserte gevinster blir pløyd tilbake til de som betaler for innkjøpene – brukerne. Summen av våre mange besparelser innenfor innkjøpsområdet på Universitetet i Oslo skal gi mer og bedre forskning, formidling og undervisning. Summen av vår effektivisering skal gi bedre tid til å håndtere brukerrelasjoner og leverandørrelasjoner. Resultatene av vår digitale hverdag skal øke servicegraden på våre tjenester, samt kvaliteten og gjennomføringsevnen i vårt daglige arbeid som innkjøpere.