Barrierer skal avsløres

(En Anbud365-kommentar) Svært viktig forskningsprosjekt på gang! Det skal finnes veier som gjør det lettere å komme rundt barrierer som hindrer full nytte av potensialet i innovative anskaffelser. Kunnskapen som kommer frem, skal spres til alle kommunene. Forankring, organisering og kompetanse er sentrale stikkord. Anbud365 legger gjerne til relasjoner – både på det personlige og det organisatoriske plan – i selve anskaffelsesprosessene. Selve forskningsprosjektet står også overfor en form for barriere: En ting er å identifisere og begrunne barrierer, noe helt annet er å anvise hvor veien rundt barrierene går, slik at man i kommune-Norge kan og vil følge oppskriften.

Anbud365 skrev i uken om et forskningsprosjekt som innen 2024 skal vise vei slik at kommunen lettere kan forsere barrierene som i dag hindrer dem i å utnytte innovative anskaffelsers fulle potensial. Det dreier seg om forankring, organisering og kompetanse. Siktemålet er at kommunenes evne til å gjennomføre innovative anskaffelser kontinuerlig forbedres inntil den når et stabilt og tilfredsstillende modenhetsnivå. Kunnskapen som utvikles skal komme alle som jobber for mer innovasjon i offentlige anskaffelser til gode, og det vil bli lagt opp til kunnskapsdeling underveis i prosjektet.

Det er Nasjonalt program for leverandørutvikling som sammen med partnerne Bergen, Kristiansand og Trondheim kommuner og NTNU, deltar i forskningsprosjektet FORAN. Det er forventninger om at prosjektet skal gi utvidet forståelse av hvordan innovative anskaffelser kan forankres og «sette seg» som en del av praksis i innovasjonsarbeidet. Forskning viser at det er utilstrekkelig forankring av innovative anskaffelser i kommunene, fremgår det av søknadsdokumentet. Det er en barriere for å kunne hente ut et mye større potensial. Spesielt er det behov for å forbedre den generelle ledelsen og organiseringen av slike anskaffelser. Kompetansen på innovative anskaffelser må styrkes innenfor og på tvers av de involverte disiplinene og enhetene.

Barrierer skal identifiseres

Kommunene må styrke sin «organisatoriske kapabilitet» på denne typen anskaffelser, slik at deres evne til å gjennomføre ulike typer av innovative anskaffelser kontinuerlig forbedres inntil den når et modenhetsnivå som innebærer at kapabiliteten har en stabil og tilfredsstillende funksjonalitet. FORAN-prosjektet er rettet mot å identifisere de ulike elementene som inngår i en kommunes såkalte innovative anskaffelsesdyktighet.

Innovasjon er viktig. I kommunene skjer det mye innovasjon. Det er noe som skal bidra til å sikre norsk næringsliv konkurransekraft, det skal sikre det offentlige tjenester tilpasset stadig endrede behov og det skal sikre nødvendig organisering til effektivt både å være tjenester og innkjøpere. For å nevne noe.

Møte med selgere

Men det er barrierer, kanskje spesielt når det gjelder kommunene som konkurransekraft-utvikler. Med andre ord det man kjøper inn.  Kunnskapen om hva slags behov som skal dekkes er nok ikke beheftet med så mange barrierer – om noen. Derimot er møtet med et ivrig selgende næringsliv noe mer utfordrende, vil vi tro.

Det hører med til god innovasjons-latin i offentlige anskaffelser at funksjonskrav bør benyttes. Oppdragsgiver skal beskrive sitt behov og inviterer leverandørmarkedet til å svare inn sine løsninger – tidvis en miks mellom tjenester og varer. Ytterligere utfordrende er det når man skal utvikle noe sammen med leverandører – førkommersielle anskaffelser, innovasjonspartnerskap og konkurransepreget dialog er eksempler.

Ledelsens engstelse

Ikke rart at det fremkommer av undersøkelser at omfanget av innovative anskaffelser ikke er all verden. Nå er det viktig å poengtere at Nasjonalt program, for leverandørutvikling – selve pådriveren for innovative, offentlige anskaffelser, understreker at ikke alle «behøver å finne opp hjulet på nytt». Man kan kjøpe sammen med andre eller kjøpe den innovasjonen andre nylig har fått frem. Det fjerner ikke de konkrete barrierene i en innovativt preget anskaffelse, men det gjør at barrierenes eksistens ikke er altomfattende i Kommune-Norge.

Barrierene kan være ledelsens engstelse for konsekvenser for kommunebudsjettene om man satser innovativt og mislykkes. Det er et følt trykk på innkjøper og fagavdeling. Et annet trykk er frykt for å gjøre noe som Kofa ikke liker. I og for seg faglig greit – man har prøvet seg, men Kofa tolker det for å være regelbrudd. Men andre i organisasjonen – og pressen – kan velge andre innfallsvinkler, som ikke frister innkjøperne til å satse igjen.

Kompetanse, tid og ressurser

Kompetanse trengs, likeledes tid og ressurser. Det handler om strategiske valg, det er ikke digitalt gjennomførte hyllevarer det er snakk om. De nyss nevnte to barrierene skal man ikke kimse av. De er ofte gjennomgående i hver eneste kommune, og skal de fjernes, må man vinne gjennom i prioriteringskampen på hjemmebane. Det er ikke lett alle steder, innkjøpsfaget er i sterk utvikling, men utgjør ikke overalt en maktfaktor ennå.

Minst like viktig som barrierer å betrakte, er relasjonene til leverandørmarkedet. Det gjelder makro som hva foregår i markedet, hvordan ligger de enkelte, aktuelle leverandøren an osv. Og det gjelder de mer personlige relasjonene. Har man tillit til hverandre i prosessen? Forstår man hverandre? Har leverandøren nok kompetanse til å forstå kommunenes organisering og vilkår? Har innkjøperne – og fagavdelingene, innsikt i hva leverandøren egentlig selger? Og hvordan skal man komme til en samforstand der gjensidig tillit og forståelse er grunnlaget man bygger på?

Lettere med detaljspek

Det er klart at teknisk detaljering av hva man ønsker, er lettere. Ber man om tre tommers spiker og blir tilbudt noe annet, er det noe konkret og håndteringsmulig som slikt. Med funksjonskrav er det mye verre når man skal evaluere. Takket være Nasjonalt program for leverandørutvikling er det mange som sitter med erfaring nå, og den vil utvilsomt være et grunnlag for arbeidet i det forskningsprosjektet som nå skal i gang. Barrierer som avdekkes vil da fremstå som sannferdige. Men det store spørsmålet er jo om disse barrierene kan fjernes – og i tilfelle på hvilken måte.  Akkurat dette vil skille forskningsprosjektet fra å være et sysselsettingsprosjekt.