En innkjøpers tale til en bestiller (4 av 4)

I en serie på fire artikler bringer vi svaret fra innkjøpsleder i Innlandet fylkeskommune  på et spørsmål fra en ansatt – en bestiller – i egen organisasjon. Spørsmålet som tikket inn, var om «dere», m.a.o. innkjøpsavdelingen, kunne godkjenne en viss bedrift som leverandør. Kortversjonen av svaret er nei, men, i artikkelserien som nå begynner, pløyer vi dypt. Vi begynner – nesten – med Adam og Eva. Følg med, nå dykker vi ned i den aktuelle innkjøperens fullstendige begrunnelse.
Her er den siste av fire artikler. De tidligere sto hhv tirsdag 15.juni, torsdag 17. juni og mandag 21. juni.

Vi stilte ved innledningen av denne serien spørsmålet: Offentlige innkjøp – er det kjedelig fredsarbeid eller nyskapende behovsdekning? Ikke et ofte stilt spørsmål, men nå er det gjort. Og hva kan svaret være, kjære kollega. Vi kastet oss uti det. Talen nærmer seg slutten. Offentlige innkjøp er spennende. Godt innkjøpshåndverk er avgjørende både for virksomhetens økonomi og vår evne til å levere gode tjenester. Og regler som er et av de mange ledd som har sikret fred i vår del av verden, er rettesnoren. Fredsarbeid og nyskaping – takket være mulighetene i den rivende teknologiutviklingen.

Krig og samarbeid

Vi befinner oss på en konferanse for noen år siden. Det er paneldebatt og jeg sitter i panelet. På fremste rad sitter en representant for en av våre leverandører. «Hvordan kan du leve med at prisene til deg ikke er bærekraftige?» Underforstått: Leverandøren på første rad solgte til oss med tap.

På film har helten alltid en god replikk på lager. Men dette var ingen film, og replikken min ble nok ganske så famlende.

Men da alt var over og jeg fikk sovet noen ganger på saken, så åpenbarte svaret seg: Oppdragsgiver bestemmer ikke prisen. Vi kjører en konkurranse med mange krav og føringer, men prisen gir vi ikke føringer på. Den settes av leverandør. Leverandøren hadde altså skutt seg selv i foten. For å vinne konkurransen.

Så ja, jeg lever på en måte godt med at leverandøren taper penger.

Men på den annen side ikke. En leverandør som taper penger på oss, kan bli vanskelig å ha med å gjøre. Og da blir forholdet anstrengt. Et anstrengt forhold i flere år, blir fort slitsomt.

Blekket er ikke tørt på avtalen, før krigen er i gang. Det som er «tapt» i konkurransen, skal nå tas igjen. Krigen har mange aspekter: Utsolgtsituasjoner, erstatningsprodukter med dårligere kvalitet, tilbud om alternative produkter med bedre marginer, gebyrer som dukker opp, fraktkostnader som ikke skulle vært der, flere timer brukt (og som vi ikke klarer å kontrollere), smutthull i avtalen, osv.

Vårt mottrekk er å lage så gode avtaler som mulig, lære av våre feil og gjøre dem enda bedre ved neste korsvei.

På den annen side; en god leverandør er også en god samarbeidspart. Min påstand er at de fleste leverandører ønsker å levere godt. De ønsker fornøyde kunder og gode referanser til kommende oppdrag.

Derfor: Er du bruker av en fylkeskommunal avtale, så sett deg inn i de muligheter avtalen gir og etabler et godt samarbeid med leverandøren. Men uten å være naiv. Er det ting som skurrer, så ta det opp med leverandøren. De fleste problemer vil da kunne løses, uten at problemet eskalerer. Men løses det ikke, så gi beskjed til avtaleansvarlig i Anskaffelsesseksjonen.

Slutten

Innkjøp utgjør omtrent 50 % av budsjettet til Innlandet fylkeskommune. Det offentlige er næringslivets viktigste kunde. Fylkeskommunen er helt avhengig av våre leverandører for å kunne tilby befolkningen våre tjenester. Vi kunne nok laget både biler og datamaskiner selv, men det er ikke hensiktsmessig. Andre er bedre til det enn oss. Derfor kjøper vi.

Til dels kjøper vi det samme om og om igjen. En kilowatt strøm er og blir en kilowatt strøm, og vil antakelig bli det i all fremtid. Mens på andre områder skjer det en stadig produktutvikling, og noen ganger paradigmeskifter:

• Hvorfor skal vi ha kontorbygg, når vi trives best på hyttekontoret?
• Hvorfor skal vi ha avtale på drivstoff, når motoren er blitt elektrisk?
• Hvorfor bone gulvet, når en gulvpleierobot kan gjøre jobben?
• Hvorfor grave med teskje etter kokegroper, når en tidsmaskin kan ta deg til den samme kokegropen og la deg smake på rettene?

Nei, det siste er ikke mulig. Enda.

Men verden endrer seg, fylkeskommunens behov endrer seg, ny teknologi gjør (nesten) umulige ting, mulig.

Og dette er endeløst. Fylkeskommunen har over 300 ulike avtaler. Disse går ofte i fire år før de skal ut på konkurranse på nytt. De nye konkurransene kan være delvis kopier av tidligere konkurranser. Eller de kan være nyskapende og kreve nye løsninger.

Derfor er offentlige innkjøp spennende. Godt innkjøpshåndverk er avgjørende både for fylkeskommunes økonomi og vår evne til å levere gode tjenester.

Fylkeskommunale innkjøp har derfor ingen ende.

The End.