(En Anbud365-kommentar) Vi har hørt det ofte: Markedet etterspør økt mulighet til å konkurrere med kvalitet i stedet for lavest pris. Men laveste pris er jo det mest kjærkomne en offentlig regnskaps- og budsjettansvarlig vet. Så da er det ikke så lett å få snudd på den flisa. Kanskje kan imidlertid et svensk regjeringsoppdrag komme til noe som får bevegelse. Bruk av et ratingsystem skal utredes – de flinke i kontraktsperioden skal få stjerne i boka. De med best kvalitet i gjennomføring av en kontrakt får den beste ratingen. Velger man slike, kan deres pris på sikt bli betraktet som den laveste (livsløp). Men det er skjær i sjøen, enn si risiko, så la oss vente til utredningen foreligger til høsten. I mellomtiden kan vi glede oss over at et innovativt, sosialøkonomisk innspill er oppe «til eksamen».
Hva slags modell som egner seg best når man skal evaluere tilbydere i en anbudskonkurranse av noe slag, er et tema som raskt frister til synspunkter. De mange gode innlegg og debatter i Anbud365s spalter dokumenterer det. Meningsbrytning er for øvrig et grunnlag for videreutvikling – det gjelder praksis, tanken, regelverk etc. Så slikt er høyt verdsatt.
Svensk utredningsarbeid
Vi skal ikke inn i evalueringsmodell-diskusjonen, men i stedet peke på et interessant forslag til utredning som den svenske regjeringen har satt i gang. Konkurrensverket har fått i oppdrag å komme med forslag til en effektiv, forholdsmessig og troverdig metode for å bedømme i hvilken utstrekning leverandører fullt ut etterlever kvalitetskravene i offentlige kontrakter.
Forutsetningene for å innføre en slik metode skal analyseres, f.eks. et system med karaktersetting. Konkurrensverket skal også foreslå hvordan et slikt system kan utformes. En annen analyse – med etterfølgende forslag – skal gjøres av hvordan foretak som ikke tidligere har fått seg tildelt offentlige kontrakter, bør håndteres innenfor rammen av denne metoden.
Akilleshælen
Så skal risiko analyseres. Det gjelder utilbørlig påvirkning av personer som foretar en omdømmevurdering av leverandørene. Her skal Konkurrensverket levere forslag til hvordan denne risikoen kan minimeres.
Fristen for dette utredningsarbeidet er 30. november i år.
Oppfølging av kontrakter har lenge, lenge vært betraktet som anskaffelses-verdens akilleshæl. Vårt inntrykk er at dette har bedret seg, men at mye fortsatt kan gjøres. Det er lett å slå fast at nå har vi en kontrakt, og forventer at jobben gjøres. Og kikker innom arbeidets gang innimellom, enten det er regnskap, kontraktsforvalter eller en annen oppdragsgiver-representant.
Kvalitet i stedet for pris
Så finnes det maler, inspeksjoner, statusavsjekk o.l. Og det finnes sanksjoner til bruk der noe riktig galt har skjedd underveis i kontraktsperioden.
Likevel har den svenske regjeringen et poeng når de vil ha vurdert et ratingsystem. Bakgrunnen for at temaet er kommet på dagsorden, finner vi i en svensk utredning – egentlig to, i regi av Næringslivets og samfunnets studieforbund (SNS). Det er professorer i samfunnsøkonomi som har gjort jobben. En av disse er professor ved Norges handelshøyskole, Malin Arve.
Så vel leverandører som anskaffelsesmyndigheter og enheter vurderer at bruken av kvalitetskriterier i tilbudsevalueringer i offentlige anskaffelser er begrenset, skriver regjeringen på andre siden av Kjølen. De etterspør økt mulighet til å konkurrere med kvalitet i stedet for lavest pris.
Insentiver til bedre leveranser
At resultater fra tidligere leveranser ikke er et kriterium i valg av tilbydere og evaluering av tilbud kan føre til at insentivene for en leverandør til å opprettholde kvaliteten på leveransen av varer eller tjenester synker mot slutten av kontraktsperioden, fremholdes det. Ved innkjøp i privat sektor er det sterkere insentiver for leverandører til å opprettholde kvalitet gjennom hele kontraktsperioden, da dette kan føre til ny kontrakt. Å levere enda høyere kvalitet enn det som kreves under en kontrakt eller annen merverdi kan i denne sektoren føre til at kjøper får god tillit til selger og favoriserer fremtidig forretning.
Lederen i professor-gruppen, Sofia Lundberg, sa da rapport nr. 2 kom at på papiret kan selv leverandører som ikke holder mål, fremstå som gode og oppfylle kriteriene. Leverer de da dårlige varer eller til og med gjør noe ulovlig, havner kundene i en vanskelig situasjon. Når kontrakten først er skrevet, blir det komplisert å si opp avtalen eller kreve erstatning.
Åpenhet
Med åpen informasjon om hvordan leverandørene har opptrådt, vil det offentlige anskaffelsessystemet også kunne tiltrekke seg mer seriøse aktører og avskrekke de som er useriøse eller driver med økonomisk kriminalitet, resonnerer forskerne.
Det er grunnleggende positivt at det kastet lys over en mulighet for et ratingsystem. En viktig forutsetning i det hele tatt er at systemet må være åpent for innsyn, og at det gis mulighet for en konkret kommentar til «karakteren» fra bedriftens og oppdragsgivernes side.
Forlengelse av referanse-systemet
Ratingsystemet er egentlig en forlengelse av systemet med referanser. Og har i utgangspunktet de samme svakheter. Så lenge det er mennesker inne i bildet oppstår risiko. Det blir usedvanlig spennende å se hva Konkurrensverket fører i marken for å minimalisere utslag av korrupsjon, kameraderi, påskjønnelse av hoffleverandører, å snakke ned leverandører som gjorde flott jobb, men som man ikke «tålte trynet» på mm. Skal systemet fenge, må en enkel metode for «risikofangst» følge med.
Når dette er sagt, iler vi til med å si at dyktige leverandører selvfølgelig skal ha igjen for at de legger seg i sælen. De som gjør en usedvanlig slett jobb er jo tiltenkt tiltak, om enn ikke av den rosenrøde fargen. I dag er det slik at dersom man unngår de verste katastrofene, seiler man videre som leverandør – til neste oppdragsgiver, i konkurranse med en eller flere. Ingen karakterbok er med som viser kvaliteten på gjennomført oppdrag.
Seriøs eller useriøs?
Som ledd i å evaluere vil dette med ratingsystem kunne være en støtte. Og vel vitende om noe slikt kan gjøre at leverandøren strekker seg ytterligere. Jobber for det offentlige er attraktive. Er man gjennomseriøs og får lave karakterer er det rom for forbedringer. Er man derimot useriøs, eller har opptrådt som slik, skal da karakterene gjennomgående være lave. Som et obs til neste oppdragsgivers evaluering.
Karakterer gis i mange sammenhenger i samfunnet, mest vanlig er det kanskje i utdanningssystemet. Og systemet har sine tilhengere, og sine motstandere. Tilhengernes argumentasjon er tidvis preget av at karakterer er det beste i mangel av noe bedre. Som demokrati når det gjelder styringssystemer. Objektivt kan det aldri bli, det er snakk om «etter beste skjønn». Men alt i alt kan det være en hjelp, og et insentiv.
Vin og arbeidsplasser
Et sted der man har et ratingsystem er innenfor vinsmaking. Det mest omtalte system et stammer fra en guru ved navn, Robert Parker. I prinsippet går det fra 0 til 100 poeng, men det er få viner som finnes under 90 poeng. Og viner i verden er det tusenvis av. På tross av Parkers kriterier skiller altså ikke systemet i særlig grad.
Vil et ratingsystem innenfor offentlige anskaffelser havne i samme «grøft» bortfaller noe av formålet. Hvis 99 av 100 bedrifter som har vært leverandører til det offentlige, er å finne mellom 5,7 og 5,9 på en skal fra 0 til 6, blir det vanskelig evaluering. Det skal jo noe til for en oppdragsgiver å stemple en leverandør med så slett karakter at videre oppdrag står i fare. Det gjelder jo arbeidsplasser. Ikke minst. Og om man tenker seg lokale SMB-ere på oppdrag fra egen kommune, vil jo bare fantasien sette grenser for hva som kan utfolde seg når karakterer skal settes.
«Digitalt skjønn»?
Forslaget om et rastingssystem har fordeler og ulemper. I likhet med alle systemer med samme formål. Om det finnes digitale målemetoder som holder det menneskelige skjønn utenfor, vites ikke her i redaksjonen. Men, for all del, supert at Konkurrensverket kikker på bruk av et slikt system. Mulig innovasjon fra samfunnsøkonomsiden skal man ikke bare kimse ad.
En utfordring med dagens regelverk er at leverandører som er gode til å skrive tilbud, men leverer svakt i kontraktsperioden stiller med “blanke ark” i ny konkurranse. Å vektlegge egne erfaringer der hvor det har vært levert dårlig kvalitet, blitt dyrere, vært forsinkelser, men ikke alvorlige nok til å terminere avtalen er utfordrende. Dette går på tvers av lovens hensikt om god forvaltning av offentlige ressurser. Det vil være positivt for det offentlige dersom det å spekulere i å levere lavere kvalitet, høyere priser, flere timer, endringer, osv. får en konsekvens for slike leverandører.
Det henger selvsagt sammen med god avtaleoppfølging fra oppdragsgiver, men noen ganger krever det uforholdsmessig stor ressursbruk å følge opp at leverandører leverer som de skal, og hvor mye ressurser skal oppdragsgiver måtte bruke på leverandører som ikke har til intensjon å levere som de har forpliktet seg til? Dette er også urettferdig overfor seriøse leverandører som ønsker å levere godt i avtaleperioden, og leverer tilbud som er realistiske, og gjenspeiler det som vil leveres i avtaleperioden, men ikke når opp som følge av at de eksempelvis ikke underpriser fordi de spekulerer i å ta det igjen i avtaleperioden.