(En Anbud365-kommentar) Tidvis høres fra leverandørhold at det mangler mye på offentlige innkjøperes kompetanse. Noen ganger har de nok rett, andre ganger er klagen et «cover» for noe annet – at innkjøperen ikke har skjønt hvor flott produkt leverandøren har (etter leverandørens mening). Det kan også høres fra innkjøperhold veklager over manglende forståelse (les: kompetanse) på leverandørhold. Slik «terrorbalanse» er det noe sunt i. Partene holder hverandre i ørene. Det ligger skjerpings i dette. Historien forteller jo at denne balansen løfter seg kontinuerlig til et høyere nivå. Det blir m.a.o. bedre og bedre. Vi må stadig ta for oss problemstillingen, og får vi flere ledere i de offentlige som pusher utviklingen, blir kompetansenivået løpende bedre og bedre.
Det var på årets utgave av NHOs årlige anskaffelseskonferanse at problemstillingen ble luftet gjennom innlegg fra et par bedriftsrepresentanter. De hadde begge rikelig erfaring med å levere tilbud i offentlige anbudskonkurranser. Til mange ulike virksomheter. Det vekker selvfølgelig oppmerksomhet når Vidar Evensen, sjef for offentlig sektor i Netcompany, spissformulerer seg godt. Han pekte på omfanget av variasjoner i de forskjellige konkurransegrunnlagene, selv om kjøperne var ute etter akkurat det samme.
Det er nesten like mange måter det offentlige nærmer seg et kjøp på som det er kommuner (fritt etter Evensen på NHO-konferansen). Netcompany har et 160-talls kunder blant kommunene i tillegg til en serie statlige virksomheter. De har trolig godt grunnlag for sine antakelser.
Mangfold koster
Nå er det slik at ikke alle virksomheter er prikk like, de kan være litt forskjellig organisert, ønsker å benytte et produkt i sammenhenger som er litt annerledes enn i nabokommunen osv. Det kan m.a.o. være en faktisk grunn til all ulikheten.
Når det er slik, understreket Evensen, er det ikke rart det koster. For å forstå hva den enkelt oppdragsgiver mener til forskjell fra en annen, utvikle et godt svar på de definerte behovet krever ressursforbruk som leverandøren gjerne dekker inn igjen i pris. Hadde alle oppdragsgivere hatt de samme, standardiserte behov, kunne benytte det samme, standardiserte konkurransegrunnlaget og leverandøren kunne selge akkurat det samme produktet, ville det blitt enklere.
Og kanskje rimeligere i pris. Eller rettere: Det bør bli rimeligere.
Kompetanse på begge sider
Det kan selvsagt være at det ikke er tilfelle at behovene er så mye annerledes, men at kompetansen hos oppdragsgivere er varierende. Noen er proffe, kan sitt prosedyreregelverk, tør å benytte funksjonskrav og/eller gjennom dialog med selger finner frem til et egnet produkt. På den annen side kan man tenke seg usikkerhet omkring regelverkets handlingsrom og egentlige signaler, at man drar til med detaljspesifikasjon uten egentlig å ha hatt noe særlig dialog med markedet.
Joda, dette speiler nok virkeligheten i det offentlige anbudsmarkedet. Og de som selger til mer enn en kunde, merker nettopp det. Vi synes vi nå hører offentlige innkjøpere rope at de er ikke mye bedre, leverandørene. Nei, i mange tilfeller har de rett. Slikt kan utvilsomt komplisere det hele når begge parter i en konkurranse ikke behersker spillets regler.
En helikoptertur
I tillegg er selvsagt frykten for å gjøre feil, lysten til å ta risiko er bitte liten ofte, og de reelle behovshavere i virksomheten kan vinne frem med krav som gjør det umulig å avstå fra en fordyrende fremgangsmåte.
Vi har ikke tall for hvor mange ganger vi har luftet dette temaet på kommentar- og/eller reportasjeplass opp gjennom årene. Et bedre og bedre utbud av kompetansehevende tiltak og verktøy er kommet til. Men, tar man en tur med helikopter over landskapet finner man imidlertid at det er vesentlig annerledes i dag enn for et snes år siden. Alle tiltakene har hjulpet, nye krefter med mer kunnskap er kommet til og noen ledestjerner på ledelsesnivå har vist vei. Vi tror ikke denne «terrorbalansen» mellom kjøper og selger vil eller bør ta slutt, men den vil gradvis fortsette å heve seg til nye kvalitetsnivåer. Et spenningsforhold som også har positive elementer i seg, har livets rett, bidrar til løpende skjerpings. På en betingelse: At problemstillingen stadig utfordres.
En betingelse til
Egentlig er det en betingelse til, nemlig at ledelsen i de tallrike offentlige virksomheter velger å prioritere kompetanseløft for de som forvalter innkjøp – og er bestillere. Noen steder har innkjøpsteamet toppledelsen i ryggen. De har maktet å vise toppledelsen hvilken verdi det ligger i å ha innkjøpere med et stadig driv til å øke sin kompetanse. Både kvalitet på hva man kjøper, økonomien i det og forholdet til leverandørene tjener alt på en slik ledelsesholdning.
På den annen side ser vi at når en virksomhet, gjerne en kommune, er inne i trangere tider, så er det innkjøp man kutter ned på, enn si stopper, som første sparetiltak. Hvor veloverveid det egentlig er, er vi tvil om. Vi har intet grunnlag for å hevde noe, egentlig og motivene kan selvsagt være forskjellig rundt omkring. I mange sammenhenger minner tiltaket i alle fall om en husholdning som ikke lenger kjøper matvarer for å spare penger.
Dette betyr at man kan bidra til lavere omsetning hos de som leverer vare og tjenester. Vedvarer en tilstand lenge nok, kan det være at butikkene merker det. Godt. Mange leverandører er helt avhengige av at det offentlige kjøper hos dem, og stopper det opp, er det ikke noen som står klare til å ta over denne delen av handelen.
Strategi, men hva så?
Et annet bemerkelsesverdig poeng er at når en virksomhet vedtar anskaffelsesstrategi – og stadig flere gjør det, føyer topplederen gjerne til at de konkrete tiltakene i strategien kommer man tilbake til ved budsjettbehandlingen. Og når man er kommet dit, er krybben så tomt at «innkjøpsheten» ikke en gang kommer frem til krybben for å være med å bite andre. Tja, er en strategi til pynt eller alene en form for trosbekjennelse?
Så, tilbake til utgangspunktet. Alt dette skal imidlertid ikke skygge for noe av det som var nettopp det, nemlig bruk av standarder. Det har med å gjøre det enklere for de som skal kjøpe og de som skal selge. Den kompetansemangel som måtte finnes, blir ikke så fremtredende. Oppdragsgivers sikkerhet for at det er den bestilte kvalitet og pris som kommer, øker, og likeledes «leser» markedet tydeligere hva oppdragsgiver mener. Og dersom bruken av standarder blir utbredt, behøver da ikke markedet bruke tid og penger på å forsøke å forstå hva som menes og å utvikle et svar på krav om samme produkt like mange ganger som det er virksomheter i markedet.
Dialog med markedet
Det tredje hjørnet i triangelet som, ifølge leverandørene på NHO-konferansen, vil gjøre livet lettere å leve for de som lever av offentlige under, er markedsdialog. Her er det også strekk i laget ennå. Underlig nok. Stadig flere, er imidlertid vårt inntrykk, søker dialog med det aktuelle markedet før endelig utforming av konkurransegrunnlag. Ja, noen, sender også konkurransegrunnlaget på høring før de setter i gang. Da oppnås at god kunnskap om markedets muligheter legges til grunn i anskaffelsen, og en sjekk mot markedet før man setter i gang og prosedyrereglene gjelder. Da kan de aktuelle leverandørene reagere i forkant hvis det er noe som er uklart, lite presist etc.
Klokt og sunt.
Også åpenhet følger av en slik praksis overfor markedet. Og et signal om at tillitsfullt, konstruktivt offentlig-privat samarbeid legges til grunn. For et kvart hundre år siden var en slik kontakt med leverandører noe skummelt. Når vi her setter punktum er fordi vi er slått til jorden av å høre at for noen er det nesten like skummelt den dag i dag. Kortene synes best å trives tett inntil brystet. Utrolig nok.
Bli den første til å kommentere på "En ønsket «terrorbalanse»"