Gi denne mannen en talerstol, da!

(En Anbud365-kommentar) I dag gir vi gjerne bort et meget godt tips til foredragsholder: Kommunedirektøren i Rælingen. Han gamblet og tok risiko når det gjaldt kommunens behov for kompetanse og kapasitet på innkjøp. I seg selv ikke nok til å bli kvalifisert som foredragsholder. Mannen gikk imidlertid lenger. Han gikk kanossagang, lærte av dyrekjøpt erfaring og begynte å satse på innkjøpsfolk. Ekstrapenger kom, og innkjøp skal nå med når kommunen forbereder og gjennomfører anskaffelser. La mannen få talerstol der hans kollegaer i andre virksomheter er samlet!

Fra tid til annen hører vi at dette med korrekt oppfølging av regelverket kan være en utfordring for mindre kommuner. Og slike er det mange av i Norge. Enkelte mener også å vite at små-kommuner langt fra Oslogryta er i overkant representert i denne kategorien. En god del av de mindre landet over deltar riktignok i interkommunale innkjøpssamarbeid og får kompetente prosesser og anskaffelser på den måten.

Erfaringene med maskinleie-avtalen som Rælingen kommune er blitt til del, viser imidlertid at det må tas forbehold ved påstandene om at det er små-kommunene alene som har utfordringer knyttet til håndteringen av regelverket. Rælingen er en stor kommune – nær 19 000 innbyggere og holder til i Oslo-gryta. Her var det laget rammeavtaler for maskinleie uten kontakt med innkjøpsavdelingen. Da revisjonen spurte, kunne innkjøperne fortelle at de ikke kjente så godt til denne avtalen. Den var inngått før innkjøpsavdelingen ble etablert.

Oppfølgingen

Praktiseringen av disse rammeavtalene har i kommunens redegjørelser til politikerne fått denne karakteristikken: Hovedvekten av avrop på avtalen må anses som ulovlige direkte anskaffelser, heter det.

Ikke nok med det, entreprenørene på avtalene ble benyttet i større grad enn hva avtalen la opp til. Betydelige mangler i evalueringen av tilbudene var det også.

Det som imidlertid gjør at denne saken er verd å skrive om, er Rælingens kommunedirektør Eivind Glemmestad oppfølging av den. Han tok ansvar og meddelte at hadde undervurdert risikoen ved lav bemanning og små innkjøpsressurser kombinert med økt prosjektportefølje. Etablering av egen innkjøpsavdeling fra 2019/2020 har stor betydning for at vi nå har kraft til å rydde opp, konstaterer han. Nå kom det ressurser via ekstrabevilginger til innkjøpsavdelingen både i fjor og i år. Og en ledelses-erkjennelse fulgte med: Ambisjon om at innkjøpsavdelingen i større grad involveres i kommunens prosjekter før anskaffelsen skal gjennomføres, for å sørge for at prosjektene ikke kommer feil ut mht til regelverket fra start av.

Konsekvenser

Det er snakk om å etterleve landets lover. Om å sikre like konkurransevilkår og rettferdig behandling av de leverandørene som legger ned krefter for å skaffe seg kontrakter i kommunen. Dette er igjen en måte å sikre arbeidsplasser og igjen skattekroner til kommunen. I Rælingens tilfelle kan man kanskje si at dette med skattekroner ble det nok en god del av tross regelbruddene – hvis de entreprenørene som fikk oppdrag, hørte hjemme i kommunen, da. Hvis noen finner grunn til å klage til Kofa, kan kommuner med slik situasjon som Rælingen har opplevet, også lett måtte ut med betydelig gebyr for ulovlige direkteanskaffelser.

Kort og godt den gamle historien. Vi ser også at andre store kommuner har sitt om dagen – Bodø og Tromsø er eksempler. Det er, så vidt vites, ingen paralleller til Rælingen, ut over en felles erfaring. Det kan gå galt dersom ikke innkjøpsavdelingen er utstyrt med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet. Selvsagt kan man være kompetent og ha store ressurser, men likevel havne i vanskeligheter overfor en leverandør som selv mener å ha rett i at det var han som skulle hatt kontrakten. På den annen side står man i et slikt tilfelle langt støere i stormen.

Gir læring

Rælingen-saken, for å holde oss til den, gir læring. I særdeleshet for enhver leder i mange offentlige virksomheter som fortsatt ikke finner grunn til å prioritere håndteringen av sine anskaffelser. En ting er å kunne og følge opp regelverket. Anskaffelsene skal gjerne også innrettes strategisk, prosessen skal være tillitvekkende og god, evalueringen og grunnlaget for den skal holde mål. Så skal avtalen etterleves korrekt og følges opp. Rett nok skal ikke innkjøpsavdelingen nødvendigvis gjøre alt dette alene. Men prosessene og praktiseringen skal styres med stø og kompetent hånd.

Å hoppe over innkjøpsavdelingen eller sikre at kapasiteten og kompetansen der ikke er prioritert – enn si at de som steller med innkjøp, er plassert langt nede i organisasjonen, er å ta en risiko. Det er selvsagt mulig å kjøre uten sertifikat, men oppdages det, kan det bli heller leit. Og pinlig.

Risiko og gambling

Risikoen er ikke bare regelbrudd og mulig utbetaling av Kofa-gebyr og mulig erstatning. I vel så stor grad er det at håndteringen av leverandørene kan lide. Det går på tilliten løs. Slikt er ikke bra. Enhver leverandør som er interessert i å levere til det offentlige har krav på rettferdig og korrekt behandling. Så langt det rekker, gjør innkjøperne i det offentlige det. Men det er grenser for hva man rekker over, og klagene over begrensede ressurser og økende saksomfang strømmer på. Det er utslag av ledelsens gambling. Og med ledelse mener vi så vel administrativ som politisk ledelse. Vi ser at omfanget av vedtak om anskaffelsesstrategier med tilhørende handlingsplaner blir større. Det er et vårtegn i vår sammenheng. Om strategiene og handlingsplanene følges opp med kompetanse og kapasitet kjenner vi ikke til. Mange steder skjer dette – nå også i Rælingen, som har lært en lekse. La oss håpe at erkjennelsen og spredning av erfaringer også på dette området bidrar til at ytterligere noen offentlige virksomheter kan tre inn i rekken av de som til bunns har forstått betydningen for sin virksomhet av å ha et påkrevet tilfang av kompetente innkjøpsmedarbeidere i sentrale posisjoner. Det er ikke nødvendig å snuble først.