(En Anbud365-kommentar) Anbud365 introduserer i dag et par «sommerønsker», på samme måte som det fins «nyttårsønsker»: At alle offentlige virksomheter har full oversikt over sitt forbruk knyttet til innkjøp, og at alle inngåtte offentlige kontrakter følges forbilledlig opp. Som alle vet er det langt frem til at slike ønsker oppfylles. Det er en traurig side ved forvaltningen av offentlige innkjøpsressurser. Vi er trygge på at de to samme ønskene dessverre kan gjentas ved hvert halvårsskifte i lang, lang tid fremover. Bedre er vi ikke, enn si lederne som sitter med ansvaret.
Vi registrerer at det offentlige kjøper for om lag 650 milliarder kroner hvert år. Det er mye penger for de fleste av oss, og det er dessuten noe som forvaltes på vegne av noen. Skattepenger, sier enkelte. En god del er nok det, men det er også andre kilder som gjør det mulig for det offentlige å benytte penger til å anskaffe. I sum skal vi være glade for at pengekilder fins til slikt. Det holder f.eks. mye næringsliv i live, og det betyr igjen arbeidsplasser.
Få er seg mer bevisst at det hører ansvar med denne forvaltningen enn de som står for det offentliges innkjøp – innkjøpere, kontraktsforvaltere og mange, mange flere i liknende posisjoner. Dette er profesjonelle folk som bidrar til at det kommer avtaler med best mulig kvalitet til den rimeligst oppnåelige penge. Så kan man si at det skorter på kompetanse og ressurser, slik at det sikkert er mange som ikke får gjort det beste ut av det. Det er riktig, men interessen for å tilby og ta i bruk kompetanseløft preger bransjen. Så da er det lov å håpe på stadig bedre forvaltning.
Uten oversikt
Men så forteller undersøkelser i regi av DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) at ca. 60% av innkjøps-Norge er uten oversikt over eget forbruk. Og en revisjonsrapport fra en kommune på Østlandet forleden kunne fortelle at ingen oversikt over avtaler fantes.
Det er viktig kunnskap egnet til bekymring. Enten man er privatperson eller en eller annen virksomhet bør man klokelig nok ha oversikt over eget forbruk og hvilke avtaler og forpliktelser man har inngått. Det er liksom grunnfjellet, så kan man ta kostnadskrevende beslutninger med utgangspunkt i status. De som bidrar med penger til stat, kommuner og fylkeskommuner har på en måte krav på at forvaltningene av midlene skjer på best mulig, tryggest mulig måte. Da er oversikt et minimum.
Ledelse og DFØ-verktøy
Vi går ikke inn på hvem som har ansvaret her, fordi det er så åpenbart: Ledelsesnivåene, administrativt og politisk. Det er her det kan tas grep, prioriteres, sette inn nødvendige ressurser, kort sagt få orden på tingene. Når så ikke har skjedd mange steder, forteller det sitt eget, meget tydelig språk. Vi sier ikke mer.
Nylig kunne Anbud365 fortelle om et nytt DFØ-verktøy – et spendverktøy med enkel funksjonalitet i første rekke myntet på de små og mellomstore offentlige virksomhetene. Verktøyet kan «plukke opp» valgte kvalitativt gode tall fra de fleste regnskaper, drille seg ned i konteringer basert på overordnete kategorier, leverandøroversikt og leverandørhaler. Det legger til rette for analyser av innkjøpsvolum, identifisere strategiske områder og for å ta bedre beslutninger. Man får et oversiktsbilde av innkjøpene og kan identifisere kostnadseffektivisering, strategiske områder og mulige risikoområder.
Mange interesserte
Dette er utviklet gjennom år og testet opp mot statlige regnskapsstandarder – og mottakelsen har vært god. DFØ har hittil laget spendverktøy for ca. 40 virksomheter og flere står for tur. Poenget er ikke å konkurrere med markedets tilbud på slike verktøy, men å lage noe enkelt og lett tilgjengelig.
Verd å merke seg er at blant de som har tatt kontakt og fått hjelp fra DFØ, er relativt større virksomheter, selv om målgruppen jo er små og mellomstore. Ikke ulovlig, men det forteller at det ikke bare er mindre virksomheter som er uten god nok oversikt over hva de holder på med. Om noen skulle trodd det. Vi gleder oss over at mange tar kontakt og håper eksemplet hurtig følges av flere.
Øyeåpner for ledere
Mange opplever at det nærmest er en dørstokkmil å komme i gang med spendanalyser på grunn av ressurssituasjonen, funksjon i verktøy, manglende kompetanse, hente ut relevante data etc. DFØs erfaring er dessuten at tall ofte er en øyeåpner for ledere som ikke har et bevisst forhold til hvordan anskaffelser kan være et strategisk verktøy for å nå virksomhetsmålene.
DFØs tilbud – en pilot, en betaversjon – er prisverdig, selv om kanskje noen næringsdrivende i bransjen vil mene at en slik konkurranse fra en offentlig aktør ikke hører hjemme noe sted. Selvsagt har de et poeng, men situasjonen er jo at tross deres verktøy og markedsføring er det fremdeles 60% av virksomhetene i det offentlige altså uten oversikt over sitt forbruk. Noen nødsituasjon eller liknende er det ikke, men avgjort et behov for å ta grep.
Strategiske innkjøp
Et spendverktøy gir også muligheter ut over basisbehovet – å få oversikt. Tallene kan analyseres og således være et viktig første steg for dem som ønsker å jobbe mer strategisk med innkjøp, enten identifisere kostnadsbesparelser eller prioritere viktige kategorier. Dette innebærer en stadig økende og kunnskapsbasert bevissthet om forvaltningen av forbruket. Vi hyller enhver slik utvikling.
Samtidig er det slik at et spendverktøy kan bety tettere kontakt mellom innkjøpsfolkene og virksomhetens regnskapsfolk. Vi ville kanskje ha trodd at denne kontakten allerede var vel etablert og i de fleste virksomhetene bar preg av å være en dialog. Men bedre sent enn aldri, og kan anskaffelsen av et spendverktøy med tilhørende ambisjoner om et mer bevisst forhold til forbruk og avtaler, stimulere slik dialog, fortsetter vi å juble.
Anbud365s to sommerønsker
Når vi nå går inn i de ukene som på en måte «topper» sommerferietiden, har vi to ønsker. Normalt skal slike ønsker trolig forbindes med slutten på årets andre halvår, nemlig knyttet til årsskifte. Men Anbud365s ønsker er så tungtveiende at det forsvarer en vri på den såkalte flisa. Ønskene er rettet mot toppledere i offentlige virksomheter – administrasjon så vel som politiske, og det er – først – å bidra til bedre oversikt over virksomhetens innkjøpsforbruk ved å anskaffe verktøy som kan hjelpe til med det. Og så er det oppfølging av kontrakter, å få sjekket at de krav man har stillet etterleves. Slikt krever kompetanse og ressurser, men er utvilsomt verd det – ikke minst økonomisk. Dette er kravstort fra vår side, målt etter utviklingen hittil. Behovet er imidlertid ubetinget der. Og kanskje skjer det noe.
God sommer!
Bli den første til å kommentere på "God sommer – med sommerønsker"