Hundrevis av familier fikk ikke anbudsferie i år heller

(En Anbud365-kommentar) Hvis det er slik at det pr. offentlige oppdrag i snitt kommer inn ca. fire tilbud pr. konkurranse, var det minimum 400 leverandør-representanter med deres familier som ikke fikk anbudsferie i år. Trolig berørte dette mange, mange flere ledere og ansatte hos de «rammede» leverandørene. En Mercell-oversikt viser at ca. 100 oppdrag ble kunngjort og hadde tilbudsfrist i den mest attraktive sommerferie-tiden. Noen av disse kunne kanskje ikke kommet på et annet tidspunkt. Med god planlegging, et visst hensyn til sine leverandører og med god forhåndsinformasjon kan markedet tilpasse sin ferie – og det offentlige sikres best mulig konkurranse. Også om sommeren.

Gjennom mange år er det reist kritikk mot offentlige oppdragsgivere som kunngjør konkurranse tett oppunder eller i sommerferien. På den ene siden er det kunngjøringer som kommer brått og tett opp mot der mange tar sin ferie med en frist mens man fortsatt er på ferie. Onde tunger påstår at den aktuelle innkjøperen også er på ferie når tilbudsfristen løper ut og at det først er uker senere arbeidet med å vurdere tilbudene tar til. Om det er slik, vet vi ikke, men det skjer at «ingen røyk uten ild» er dekkende.

Dessuten er det kunngjøringer som kommer midt i den mest benyttede sommerferie-tiden, som man enten blir klar over da eller straks man kommer tilbake. Uansett oppstår det gjerne svært hektisk aktivitet, tidvis med avbrutt sommerferie, for dem som vil delta i konkurransen.

De ca. 100 «synderne»

For de i leverandørmarkedet som har barn og ungdom i skolepliktig alder kan begge de nevnte eksemplene ramme videre enn bare leverandør-representanten som skal skrive tilbud.

Begrunnelsene for at det for noen offentlige oppdragsgivere er slik, er gjerne at man vil ha kunngjøringen ut før egen ferie.

Ved god hjelp fra Mercell har Anbud365 fått frem et bilde av kunngjøringsaktiviteten i ukene 25 til 32 i år. Oversikten omfatter alle kunngjøringer i perioden. Årets fellesferie omfattet ukene 28 til 30. Fellesferie-begrepet forteller riktignok ikke lenger når de fleste av oss «tar sommeren». Men begrepet forteller at Mercell-oversikten dekker opp mot, i og etter ferietopp, m.a.o. det intervallet vi nå er interessert i. Det er i år fra St.Hans til og med 1. august.

Hver tiende

Totalt ble det i perioden kunngjort godt over 1000 offentlige oppdrag, ifølge oversikten. Nær hver tiende av disse ble kunngjort etter St.Hans med tilbudsfrist før 1. august, stort sett i den tiden da det var sommerferie for skoleverket. Noen av disse hadde til og med tilbudsfrist en uke etter kunngjøring. Mange av dem var også EU-kunngjøringer, som egentlig ikke er så galt fordi EU-landene gjerne praktiserer sommerferie i august.

Tallene viser dessuten at ca. 150 ble kunngjort 1. august, som er utenfor hva vi er opptatt av i denne sammenhengen. Det betyr at ca. 700 – 750 kunngjøringer ble lagt ut på Doffin mens feriestemningen skulle råde her i landet.

Varierende kontrakt-størrelse

Vi har ikke kartlagt omfanget av den enkelte kontrakt som er kunngjort, men ser av oversikten at det dreier seg om kontrakter av varierende størrelse. Noen av disse er trolig av lokal karakter, der det muligens har vært kunnskap om hva som var i vente. I et mindre lokalsamfunn trenger man knapt dialogkonferanse for å påkalle markedets interesse.

Det kan jo godt være at alle de ca. 100 konkrete kunngjøringene kom vel planlagt, at aktuelt leverandørmarked var varslet og hadde tilpasset sin ferie deretter. M.a.o. at de respektive oppdragsgiverne nettopp hadde tatt de hensyn denne kommentaren sikter mot. Men, unnskyld Anbud365, vi er ikke helt sikre på at det er slik.

Spørsmålet er om det skal foreligge en eller annen form for omsorg for det private næringsliv som gjør at kunngjørings-tidspunkt skal ta hensyn til at det er ferietid. M.a.o. om leverandører og deres ansatte skal få anbudsfred i ferieukene om sommeren. Nei, noe slikt finnes det ikke i utgangspunktet ikke noen grunn til. Noe kynisk kan man si at dersom du har våget deg utpå med egen bedrift eller som ansatt i en bedrift, må man til pumpene når markedsmuligheter dumper ned. Så får man feriere når jobben er gjort. Skolebarn og – ungdom i huset kompliserer dette bildet noe.

Omdømme og tillit

Så vidt vi kan se av den utmerkede Mercell-oversikten bærer ingen av de kunngjøringene gjort rett etter St.Hans med tilbudsfrist før 1. august preg av å gjelde oppdrag som åpenbart haster og/eller er kommet brått på. Her kan vi selvsagt ta feil, selv om vi tviler.

I stort har dette noe med det offentliges omdømme å gjøre, om markedets tillit til det offentlige. Kanskje ikke avgjørende, men det er et lite bidrag til å hisse seg opp. Heldigvis er det offentlige så stor og betalingssikker kunde at de aller fleste leverandører som satser på dette markedet, tåler både en og flere slike opphisselser før man kutter ut det offentlige markedet.

Vi ser de samme utfordringene også i andre land, f.eks. er danske næringsorganisasjoner hvert år ute med appeller om at de offentlige oppdragsgivere må vise fornuft og ta hensyn til at det er ferie. Så langt råd er.

Mulig å endre

Det er nok ikke slik at det sitter noen offentlige innkjøpere rundt omkring og gleder seg til å plage sitt leverandørmarked ved å kunngjøre straks «god ferie» gjaller i bedriftslokalene. Årsaken til at det er slik, er nok andre. Og, hvis vi ser bort fra ting som kommer brått på og/eller som haster, er årsaken av slikt slag at den med en bevisst holdning kan fjernes.

Punkt en i så måte er planlegging, ikke nødvendigvis fra innkjøpers side, men fra den respektive fagenheten. Det er ikke nødvendig å varsle om behov for innkjøp av noe kort tid før ferietiden inntrer når man egentlig har vært klar over behovet i månedsvis. Slikt står jo gjerne i årsbudsjettene, som er klare ved juletider året før. Med å heve egen «fagnesetipp» en smule kan man gi innkjøperen en sjanse til å legge til rette for god intern prosess og kunngjøring slik at ingen del av eller minimalt av ferien i leverandørmarkedet berøres.

Tidlig varsel

Et annet grep er selvsagt å varsle det aktuelle markedet tidlig på året at i inneværende år regner vi med følgende oppdrag ut på anbud. Her kan planlagt kunngjøringstidspunkt og tilbudsfrist også flagges. På den måten kan interesserte leverandører tilpasse sine ferieplaner. Om man velger dialogmøte, oppslag på nettsiden eller varsle gjennom stedlig bransjeforening går ut på ett. Av hensyn til best mulig konkurranse bør selvsagt informasjonen gå både vidt og bredt der det er mulige leverandører.

Så er det jo i regelverket ingen begrensning av maksimal lengde på tiden mellom kunngjøring og når tilbud eller prekvalifiserings-søknad må leveres. I regelverket på dette punkt er det minimumsfrister som gjelder. Dermed kan man kunngjøre medio juni og sette tilbudsfrist medio august. Da har trolig de fleste leverandører fått seg ønsket ferie, også de som setter pris på sommerferie med barn og ungdom. Her kan man si at å nei, slik kan vi ikke ha det. Ting må unna. Med god planlegging og erkjennelse av at heller ikke det offentlige jobber på høygir mens skolene har fri, skulle vi tro at lang periode mellom kunngjøring og tilbud neppe er det store problemet. I de fleste tilfellene.