Hvor ble det av digitaliseringen i offentlige anskaffelser?

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Den 4. april 2019 kunne vi lese følgende i Anbud365 av fagdirektør Gunnar Wessel Thomassen: «Skal vi lykkes med å få til en heldigital anskaffelsesprosess, må vi tenke helhetlig, og vi må tørre å ta i bruk nye digitale løsninger selv om de kan oppleves som litt strevsomme i starten. Det gjelder offentlig sektor så vel som leverandører og systemleverandører. Sammen kan vi redusere tidsbruk på unødige aktiviteter og fjerne dagens manuelle tidstyver. Samtidig kan vi påvirke systemleverandørene slik at de tar utgangspunkt i våre behov i digitaliseringen – av nye prosesser, ny funksjonalitet og gjenbruk av data.»

I årene etter har systemleverandørene stort sett kjøpt opp konkurrentene eller trukket seg fra det norske markedet. Digitaliseringsdirektoratet ble etabler 1. januar 2020 og det kan se ut som at den delen av Direktoratet for forvaltning og IKT, DIFI som gikk til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, DFØ har mistet momentum når det gjelder digitaliseringsarbeidet i offentlige anskaffelser.

Det er imidlertid noen få hederlige unntak i det norske markedet. Selskapene Vieri, Ignite, SourceMagnet, Factlines og Artifik, hvorav Artifik tilbyr et rendyrket verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging og har åpenbart tatt opp konkurransen med Mercell. Ignite er et verktøy for kontraktsstyring og ulike typer innkjøpsanalyser innenfor offentlige anskaffelser. Ignite kan hente data fra ulike kilder og kan bistå leverandører i etterlevelse av Åpenhetsloven, samt å gi viktige innspill til oppdragsgivere som utarbeider klimaregnskap. Vieri tilbyr en skybasert, selvbetjent bestillingsløsning som kontrollerer og forenkler anskaffelser i både privat og offentlig sektor. SourceMagnet tilbyr en innkjøpsløsning som gir kontroll over alle innkjøpsrelaterte aktiviteter i ett og samme verktøy, samt et verktøy for kontraktsadministrasjon. Verktøyet fra SourceMagnet tilbys både privat og offentlig sektor. Verktøyene til SourceMagnet er uten integrasjon mot Doffin/Ted. Factlines forenkler overgangen til et mer bærekraftig samfunn gjennom programvaren som tilbys, samt kravene til rapportering i henhold til Åpenhetsloven. Samtlige av selskapene ledes av mennesker med meget høy kompetanse på det anskaffelsesfaglige området og det lover godt for fremtiden og konkurransesituasjonen.

Den 4. april uttalte DFØ til Andbud365 vedr status i 2025: «For det offentlige dreier det seg i hovedsak om:

Tatt i bruk eksisterende funksjonalitet som er tilrettelagt i nåværende programvare (eks. bruk av evalueringsmodell i KGV)
Sikret gjenbruk av data mellom verktøyene (f.eks. faktura-match (bestilling-/økonomisystem)
Etablering av en plan og tilrettelegg for implementering av flere digitale verktøy i anskaffelsesprosessen

Det skal være unødvendig å ha tunge manuelle papirbaserte rutiner i dag. Innkjøpere og leverandører kan allerede støtte seg på teknologi for behandling av rutineoppgaver, gjenbruk av data og kontroller, og ny teknologi som f.eks. roboter og kunstig intelligens (AI) er underveis.»

Ikke skjedd noe særlig?

Jeg kan ikke se at det har skjedd noe særlig de 4-5 siste årene på digitaliseringsområdet som vil bringe innkjøps-Norge dit Difi/DFØ hadde ambisjoner om. Digitaliseringen innenfor anskaffelsesområdet er preget av stagnasjon og av mangel på markedsaktører og det til tross for Stortingsmelding 22 (2023-2024) Data som ressurs. Det er riktignok noen få store oppdragsgivere som har gjort en stor innsats på fakturahåndteringssiden ved å stille krav til EHF-faktura, fakturaer basert på europeisk standard for elektronisk handelsformat. Ikke alle er kommet like langt. Ved påmelding til fjorårets Anskaffelseskonferanse, i regi av DFØ fikk jeg tilsendt en papirfaktura når jeg skulle betale deltageravgiften. Det kan kanskje skyldes historien og skomakerens barn?

Når det gjelder å ta i bruk eksisterende funksjonalitet i KGV-løsningene er det viktig å minne om det siste oppkjøpet fra Mercell. All utvikling i eksisterende løsninger er stanset. Det har overhodet ikke skjedd noe siden Mercell kjøpte opp Vismas produkt TendSign i november 2020, dette på tross av ambisiøse planer.

For gjenbruk at data er det sagt mye fornuftig, men meget langt frem for at dette skal virkeliggjøres. Offentlige oppdragsgivere er ikke spesielt gode på hverken å genere, berike eller tilgjengeliggjøre egne data og langt mindre å dele data. Norges første digitaliseringsminister, Nikolai Astrup snakket varmt om at gråstein, i form av data som bare fløt rundt i systemene, kunne bli til gull om de ble håndtert på riktig måte. I all hovedsak er det dette Stortingsmelding 22 (2023-2024) Data som ressurs legger inn over oppdragsgivere og anskaffelsesrådgivere når den uttrykker følgende: «Framveksten av dataøkonomien forventes å bli en viktig driver for økonomisk vekst. Regjeringen vil at Norge skal utnytte mulighetene som ligger i data til økt verdiskaping, flere nye arbeidsplasser i hele landet, og en effektiv offentlig sektor. Bedre utnyttelse av data er viktig om Norge skal lykkes i overgangen til et mer bærekraftig samfunn og en grønnere økonomi. Regjeringens ambisjon er å få til økt deling av data innad i næringslivet og mellom offentlig og privat sektor.» I Riksrevisjonens undersøkelse av myndighetenes tilrettelegging for deling og gjenbruk av data i forvaltningen, Dokument 3:8 (2023–2024) fremkommer følgende i konklusjonen:

Offentlig sektor har mye data som ikke deles og gjenbrukes
Det er fortsatt betydelige barrierer for deling og gjenbruk av data
Manglende og sene avklaringer av juridiske problemstillinger hindrer deling og gjenbruk av data
Mange virksomheter har ikke god nok oversikt over egne data
Styringen og samordningen av datadelingen fungerer ikke godt nok til å løse sektorovergripende utfordringer

Kunstig intelligens

Når det gjelder bruk av kunstig intelligens, KI er ikke KI bare underveis. KI er her og har ført til en standard fra Standard Norge, en standard som veileder virksomheter i ansvarlig bruk av KI og tar for seg flere utfordringer som det innebærer. Det er også publisert en veileder i forsvarlig bruk av kunstig intelligens fra Digitaliseringsdirektoratet. Det er med andre ord to svært viktige verktøy som setter oppdragsgivere i stand til å håndtere så vel dagen som morgendagens utfordringer som knyttes til bruk av kunstig intelligens. Kunstig intelligens kan åpenbart bidra til høy grad av effektivisering om den knyttes til en god håndtering av data som ressurs.

I Sverige er det lansert en rapport som viser hvordan data som ressurs skal bidra til bedre anskaffelser. Rapporten er utarbeidet av Ekonomistyrningsverket som skriver i en sammenfatning av rapporten: «I utredningen har Ekonomistyrningsverket, ESV kommit fram till att myndigheter genom att arbeta med inköpsanalyser kan effektivisera inköpsverksamheten. Inköpsanalyser kan också hjälpa myndigheten att nå sina effektivitetsmål genom att komplettera befintliga strategier och metoder. Inköpsanalyser kan därför också utgöra ett stöd för att utveckla och effektivisera sakverksamheten.»

I sitt åpningsforedrag på et kurs for IKT-leverandører uttaler IKT-Norges administrerende direktør Øyvind Husby: «Offentlige anskaffelser er den viktigste økonomiske motoren i Norge for digitalisering av det offentlige, drive innovasjon i næringslivet, få gjennomført det grønne skifte, og styrke Norges sikkerhet og beredskap.

For et år siden arrangerte OECD en konferanse der konkurransemyndigheter fra hele verden diskuterte hvordan digital kartellscreening kan avsløre anbudsjuks. Bakgrunnsnotatet fra konferansen understreker at tilgjengelighet og kvalitet på data har avgjørende betydning for å avdekke prissamarbeid. OECD anslår at dersom man klarer å hindre ulovlig anbudsrigging kan man spare kostnader ved offentlige innkjøp med tjue prosent eller mer. Tilsvarende 140 milliarder i Norge når innkjøpsandelen er 740 milliarder kroner.

Enorm oppside

Oppsiden ved å lykkes med digitalisering innenfor anskaffelsesområdet er med andre ord enorm. Tilsvarende kan nedsiden bli tilnærmet katastrofal om vi ikke lykkes. Dette bekreftes gjennom Stortingsmelding 15 (2023 – 2024) Felles verdier – felles ansvar— Styrket innsats for forebygging og bekjempelse av økonomisk kriminalitet. Det er en økning i økonomisk kriminalitet i kombinasjon med, flere grove bedragerier, en sterk økning i rapporter om mistenkelige forhold og økt andel henleggelser. Det pålegger derfor oppdragsgivere å intensivere sitt arbeid med effektive kontroller og gode analyser gjennom digitalisering av anskaffelsesprosessen. Verktøyene fra Ignite, Vieri, Artifik, SourceMagnet og Factlines er til stede og er svært konkurransedyktige. Felles for verktøyene er at de har meget god funksjonalitet og brukergrensesnitt. Verktøyene representerer også metoder som skal løse morgendagens utfordringer, slik at vi kan oppfylle lov og forskrift sitt formål om å forvalte samfunnets ressurser på en effektiv måte. Ved å unnlate å digitalisere offentlige anskaffelser vil oppdragsgivere komme i kategorien for tapte muligheter og det er det ingen grunn til for den som ønsker å være en ansvarlig oppdragsgiver.