Ikke lett å være innkjøper der toppledelsen ikke har fulgt med i timen

(En Anbud365-kommentar) Anbudssystemet, det vil si det nye anskaffelsesregelverket, gir stort handlingsrom til å tenke på annet enn å tildele kontrakter alene ut fra laveste pris. Ikke minst er mulighetene der til å benytte anskaffelser strategisk, dersom man tør og vil. Og dersom man har politisk og administrativt foresatte som har fulgt med i timen og som gir forankring for mer bærekraftige anskaffelser. I uken som er i ferd med å ebbe ut, lærte vi at noen innkjøpere kan slite med toppledere i sin virksomhet uten oppdatert kunnskap.

Det var en artikkel i Hamar Arbeiderblad som gav oss noe å tenke på. Ordføreren i Hamar besværer seg der over anbudssystemet, som han mener ikke gir muligheter til stort annet enn å velge laveste pris – pluss/minus noen millioner. Han ønsker seg større muligheter til å tenke ut over dette med laveste pris, m.a.o. slik at handlingsrommet for lokalmyndighetene blir større.

Hvis det er flere politiske og administrative ledere som deler Hamar-ordførerens oppfatning, er det ikke enkelt å være innkjøpsansvarlig. Kort og godt handler det om foresatte som ikke har fulgt med i timen. Vi har lenge trodd at valget av laveste pris skyldtes den trange kommuneøkonomien – eller tilsvarende hos statlige virksomheter. Å slippe billig unna ved et kjøp, gjør jo at årsregnskapet kan se penere ut. Om man i stedet benytter det nå anbefalte hovedtildelingskriteriet, økonomisk mest fordelaktig, kan man selvsagt utfra nettopp nevnte betraktningsgrunnlag vekte pris 90% og kvalitet 10%. Det kan jo så å si bli det samme som laveste pris.

Mangel på kunnskap?

Men så kan altså bruken av laveste pris også skyldes mangel på kunnskap. Det er det skumleste av alt. Her er en utfordring til KS – det må skolering til, med mindre Hamar-ordføreren er unntaket som bekrefter en regel.

Laveste pris er egentlig mange ting. Man kan fylle konkurransegrunnlaget med så mange krav at laveste pris egentlig blir en ganske høy pris, sammenliknet med f.eks. en standardutgave eller en billigløsning. Tar man i bruk livsløpsbetraktninger kan også laveste pris bli høy – sett i kjøpsøyeblikket. I begge disse eksemplene er man imidlertid inne på dette med å kjøpe kvalitet som holder seg. Slikt er allment kjent som god husholdering med verdiene.

Leverandørene

En viktig side ved tildelingskriteriet laveste pris er hvordan leverandørene oppfatter dette. Det er vel og bra med konkurranse – hoffleverandører og monopolposisjoner er ikke å foretrekke. Ingen tvil om at deltakerne i konkurransene gjør sitt til å presse saften ut av egen sitron, noen går også lenger enn det. Kampen om fortjeneste, om å beholde arbeidsplasser, få gode referanser etc. gjør at man gjerne gir gass for å vinne.

I noen tilfeller kan resultatet bli at problemer oppstår. Drifts- og vedlikeholdskostnadene blir større på budsjettene i kontraktsperioden enn beregnet – enn si i overkant store. Konsulentene greier ikke jobben for den prisen de har tilbudt og vunnet på, prosjekter får problemer. I år er det også kommet rikelig med kunnskap fra renovasjonsbransjen om faremomentene ved bruk av laveste pris. Ikke alle næringsdrivende er like gode til å beregne hva som trengs for å fylle opp en kontrakt – går det, så går det, er vel også i bakhodet hos noen av dem.

Sunn vekting

Derfor er sunn vekting mellom pris og kvalitet innenfor tildelingskriteriet «økonomisk mest fordelaktig» en god vei fremover. Ved å stille kvalitetskrav, ikke minst i pakt med §5 i vår egen, nye anskaffelseslov, og la disse veie tungt ved evalueringen, frister man leverandørene til å bake inn priser som bør holde. Det er andre ting som skal telle, ikke bare prisen. Kvalitetskriterier som f.eks. livsløpskostnader bør dessuten gi som resultat at uventede ekstrakostnader ikke dukker opp i regnskapene til oppdragsgiver i løpet av kontraktsperioden.

Haken ved dette er selvsagt at mens laveste pris er enkel å evaluere, blir det mer og mer komplisert når skjønn skal inn i bildet og gis poeng. Rett nok gir det innkjøpsfaglige skjønnet et handlingsrom, men man stiller seg lett lagelig til for hugg fra dem som ikke fikk kontrakt. Og da er det kanskje ikke bryet verd? Jo, vi tror det kommer seg – ikke minst der man har administrativt og politisk foresatte so følger med i timen.