Innkjøperrollen i et paradigmeskifte

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Innkjøperrollen har de siste 20-30 år vært definert og håndtert som en lineær prosess. Prosessen har i stor grad vært preget av at innkjøperen har vært en spesialist eller en fagperson som har arbeidet selvstendig, uten særlig involvering av andre fagressurser og i de små og mellomstore innkjøpsfunksjonene har innkjøperen vært alene. Det har ført til at enkelte innkjøpere har utviklet seg til rendyrkede fagfolk og enkelte har opptrådt som fagidioter med årsak i en «jeg vet best» – holdning. Det har gjort sitt til at mange innkjøpere har blitt oppfattet som showstoppere, byråkratiske og regelstyrte. Videre har den lineære arbeidsmodellen bidratt til å at innkjøpsfunksjonen har blitt svært sårbar og vært en flaskehals i arbeidet med behovsdekning for den enkelte virksomheten, ikke minst fordi virksomhetene aldri har bidratt til tilstrekkelige ressurser.

Det er mye som tyder på at den lineære arbeidsmetoden med offentlige anskaffelser har gått ut på dato, ikke minst fordi den er unødvendig ressurskrevende og i seg selv ikke åpner opp for involvering av virksomhetens øvrige fagressurser.

Morgendagens arbeidsmodell med offentlige anskaffelser er sirkulær

Det betyr at innkjøpslederen og innkjøperne i større grad må evne å opptre som kunnskapsledere og kunnskapshubber. I kunnskapshubben har de med seg effektive og kunnskapsrike organisasjoner som er spesialister på standardisering og samfunnsansvar i stort.

Det er snakk om virksomheter som Miljømerking, Miljøfyrtårn, Etisk handel, Cicero, Bellona, NBTA, Transparency International, Norge, Factlines, Fremtiden i våre hender og ikke minst Standard Norge. Organisasjoner som, så vel dagens som morgendagens oppdragsgivere og innkjøpere, må la inngå i virksomhetens kunnskapsnettverk. Innkjøpsfunksjonen må i større grad evne å trekke på den meget verdifulle kompetansen som nevnte virksomheter har opparbeidet seg og som de også evner å vedlikeholde på en svært effektiv og ansvarlig måte. Det å gå veien om omfattende og kanskje lite tilgjengelige veiledere, vil ikke være like bærekraftig i forhold til et levende kunnskapsnettverk. Et kunnskapsnettverk som er basert på Bærekraftmål 17 –  Samarbeid for å nå målene; «For å lykkes med bærekraftmålene trengs det nye og sterke partnerskap. Myndigheter, næringslivet og sivilsamfunnet må samarbeide for å oppnå en bærekraftig utvikling.»

Oppdragsgivere må evne å koble menneskelige og teknologiske ressurser

Innkjøpsfunksjonen må også evne å koble menneskelige ressurser og teknologiske ressurser. Kunstig intelligens er på full fart inn i innkjøpssektoren ikke minst  når det gjelder å få frem nye styringsdata ved å jobbe med ulike typer analyser.

Virksomheter som har anskaffet seg digitale verktøy for ulike typer av innkjøpsanalyser har også skaffet seg et formidabelt konkurransefortrinn i arbeidet med bedre behovsdekning, bedre avtalelojalitet, optimal avtaledekning, redusert klima-avtrykk, sikring av de mest ansvarlige leverandørene og ikke minst en effektiv priskontroll. Det er uante gevinster å hente for de som tar i bruk innkjøpsanalyse i sitt daglige arbeid med offentlige anskaffelser. På dette område er også leverandørene representert med effektive og brukervennlige digitale verktøy som Ignite, KMD, Factlines og Visma.

Lovutvalgets forslag til ny anskaffelseslov krever ny styringsinformasjon

Ved å gjennomgå Lovutvalgets forslag til ny lov om offentlige anskaffelser ser vi med tydelighet at ny styringsinformasjon vil være avgjørende i arbeidet med etterlevelse og loven.

Loven gir regler om fremgangsmåten for offentlige anskaffelser. Loven skal fremme effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser

Dette innebærer at loven skal bidra til:

• at oppdragsgiver får dekket sine behov på en kostnadseffektiv måte
• omstilling til et lavutslippssamfunn
• at de miljømessige belastningene av offentlige anskaffelser reduseres
• innovasjon   
• anstendige arbeidsforhold
• konkurranse om offentlige kontrakter, herunder for små og mellomstore leverandører
• at det offentlige opptrer på en tillitsvekkende måte
• at arbeidet med å gjennomføre en anskaffelse står i et rimelig forhold til anskaffelsens størrelse og betydning

De fem første kulepunktene og det siste, krever definitivt ny styringsinformasjon som først og fremst fremskaffes ved å samle og tilgjengeliggjøre nye data som i sin tur kan benyttes i ulike analyser. Les for øvrig Stortingsmelding 22 Data som ressurs, hvor det står: «Regjeringen vil at Norge skal utnytte mulighetene som ligger i data til økt verdiskaping, flere nye arbeidsplasser i hele landet, og en effektiv offentlig sektor. Bedre utnyttelse av data er viktig om Norge skal lykkes i overgangen til et mer bærekraftig samfunn og en grønnere økonomi. Framveksten av dataøkonomien forventes å bli en viktig driver for økonomisk vekst. Dataøkonomi er verdiskaping som skjer når data er en viktig innsatsfaktor i produksjon av varer og tjenester, eller når data er en driver for innovative løsninger.»

Morgendagens oppdragsgivere og innkjøpere må i større grad benytte en sirkulær arbeidsmetodikk, i kombinasjon med de beste kunnskapsorganisasjonene og de beste digitale løsningene for å oppnå optimal behovsdekning, til markedets beste pris, med et minst mulig klima- og miljømessig fotavtrykk og med kontraktsinngåelse med de mest ansvarlige leverandørene. Fremtiden er sirkulær også når det gjelder arbeidsmetodikken for planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser til en verdi av 743 milliarder kroner hvert år.