Innovasjon handler om ledelse, kunnskap og ferdigheter

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

I Anbud 365 kunne vi lese torsdag 23.11.2023 at det skal tas flere grep fra Anskaffelsesutvalgets side for å løfte innovasjon og innovative anskaffelser opp og frem i ny anskaffelseslov: innovasjon inn i lovens formål, og ny bestemmelse om innovasjon i samfunnshensynskapitlet er viktige tiltak. I tillegg synliggjøres innovasjonspartnerskap som en egen konkurranseform, og inn i prosedyren konkurransepreget dialog kommer en mulighet til å «forbedre» der det i dag er forhandlingsforbud. I bakgrunnen for innovasjons-satsingen ligger behovet for løsninger på klima- og miljøutfordringene. Det er i seg selv gode grep, men vil ikke uten videre føre til flere innovative anskaffelser.

Anskaffelsesfaget er først og fremst et ferdighetsfag. Å sikre innovasjon i en anskaffelse fordrer først og fremst at oppdragsgiver og innkjøper kjenner til de grunnleggende forutsetningene som åpner for innovasjon. Det første steget mot innovasjon ligger i behovsbeskrivelsen. Behovet må beskrives slik at det både åpner for innovasjon og ikke minst motiverer leverandørmarkedet til nytenkning. Deretter må forespørselen være en åpen forespørsel og ikke en kopi at en tidligere forespørsel eller en presentasjon av en ønsket løsning. Albert Einstein har sagt: Definisjonen av galskap er å gjøre de samme tingene gang på gang og forvente et annet resultat.» Alt for mange oppdragsgivere og innkjøpere legger blåkopi på tidligere tilsvarende anskaffelser, ofte med god grunn. I en presset hverdag er det ikke tid til nytenkning. Mange innkjøpsfunksjoner er i en dramatisk ressursskvis og i kampen om å motvirke ulovlige avtaler presses mange til å gjenbruke både konkurransegrunnlag og kontrakter.

I Stortingsmelding 30 (2019–2020) – En innovativ offentlig sektor — Kultur, ledelse og kompetanse, står det: «En innovasjonsvennlig kultur er en viktig forutsetning for innovasjon. Kultur forstås i denne meldingen som den samlede adferd på et arbeidssted, og dermed som en kombinasjon av blant annet ferdigheter, holdninger og verdier. Politikere, ledere og medarbeidere er alle kulturbærere og har vesentlige roller i å utvikle en innovasjonsvennlig kultur.» Det hele starter med å fremme en innovasjonsfremmende adferd i virksomheten. Er ikke den rette adferden til stede, blir det heller ingen innovasjon – fordi motkreftene i form av endringsvegring er vanskelige å overkomme. Vi fortsetter å gjøre det vi alltid har gjort og forventer allikevel et mirakel i form av innovasjon. Stortingsmeldingen beskriver i kapittel 5 virkemiddelapparatet for innovasjon.  Rammebetingelser beskrives i meldingen som de formelle systemene som setter betingelser for det daglige arbeidet i offentlig sektor, som styring, finansiering, lover og regler, organisasjonsformer og krav til utredninger. Rammebetingelsene kan gjøre innovasjon i offentlig sektor mulig, de kan oppmuntre til og legge til rette for innovasjon, eller de kan begrense mulighetene. En travel hverdag og økonomiske begrensninger, er kanskje de største begrensningene for innovasjon. Travelheten gjør at vi ikke har tid til overs for å endre vår innkjøpsfaglige adferd. Der hvor trang økonomi er rammebetingelsene kveler den så vel innovasjonskulturen som endringsviljen i fødselen.

Tre meget gode anbefalinger

Innovasjon handler ofte om nye måter å tilnærme seg et problem eller nye måter å organisere arbeidet på. Vi må som oppdragsgivere og innkjøpere tilnærme oss behovsdekningen på en ny og åpen måte. Skal vi fortsette å kjøpe det vi alltid har gjort?

Ja, da får vi det vi alltid har fått. På anskaffelser.no står det tre meget gode anbefalinger om hva som bør gjøres i forkant av behovsdefinisjonen:

• Vær åpen for hvordan behovet kan dekkes på en annen måte
• Søk kunnskap og ha dialog med markedet
• Gjennomfør felles prosesser sammen med andre oppdragsgivere

Når arbeidet med å definere og ikke minst å verifisere behovet må man ut i markedet med en så åpen spesifikasjon som overhodet mulig.

Innovasjonskreftene er å finne i markedet, men forutsetter at leverandørene får størst mulig frihet til å tenke nye løsninger og nye måter å sikre behovsdekningen på. Markedsdialog i forkant av anskaffelsen er en meget god aktivitet i så måte. Når behovet er beskrevet og kravspesifikasjonen er utformet hvor innovasjonskreftene får sitt nødvendige spillerom er det om å gjøre å velge en anskaffelsesprosedyre som sikrer kreativiteten og sikrer leverandørenes evne til å tenke nytt om morgendagens løsninger. Det er kanskje på dette området at Anskaffelsesutvalget gjør noe svært viktig i det de synliggjør innovasjonspartnerskap som en egen konkurranseform, og i prosedyren konkurransepreget dialog kommer med en mulighet til å «forbedre» der det i dag er forhandlingsforbud.

Legges til rette

Innovasjon kan hverken vedtas eller nedfelles i lover og forskrifter. Innovasjon må det legges til rette for av så vel lovgiver som oppdragsgiver, først og fremst gjennom å åpne for en innovasjonsvennlig kultur. En kultur som gir anskaffelsesfunksjonen tilstrekkelige ressurser både økonomisk og menneskelig. Videre krever en innovasjonskultur at det er lov å prøve og feile. Det er ikke all innovasjon som er vellykket første gangen. Regjeringen nevner i Stortingsmelding 30 (2019-2020) følgende virkemidler:

• Samarbeid med brukeren
• Finansiering
• Forskning
• Digitalisering
• Spredning
• Innovasjonsmetodikk
• Samarbeid med Næringslivet og anskaffelser
• Rammebetingelser

Nå er det slik at dersom innovasjon skal bli vellykket på anskaffelsesområdet gjennom samarbeid med næringslivet, må også rammebetingelser som finansiering, digitalisering, forskning, innovasjonsmetodikk og spredning være til stede. I tillegg krever innovasjon på anskaffelsesområdet evne og vilje fra så vel oppdragsgiver som anskaffelsesrådgiver som grunnleggende rammebetingelser. Innovasjon kommer ikke av seg selv. Innovasjon må det legges til rette for. Det er heller ikke slik at innovasjon er et mål i seg selv. Målet med enhver anskaffelse i offentlig sektor er å styrke og videreutvikle den offentlige tjenesteproduksjonen. Viktigst av alt er imidlertid virksomhetslederens rolle. Det står i pkt  7.1.2 «Lederne har et særlig ansvar for å jobbe strategisk og systematisk med innovasjon, kultur, endring og kompetanse, og å gi medarbeiderne handlingsrom til å stille spørsmål, tenke nytt og jobbe på nye måter. Innovasjonsbarometrene for staten og kommunesektoren fremhever ledere som den viktigste pådriveren for at den nyeste innovasjonen ble satt i gang.» Det bekrefter bare at det lederen/ledelsen ikke er opptatt av er heller ingen andre i virksomheten opptatt av.

Ikke et mål i seg selv

Innovasjonskreftene innenfor offentlige anskaffelser blir ikke bedre enn hva lederen gjør for å lede til innovasjon og ikke minst hva lederen gjør for å fremelske en innovasjonskultur. Å bidra til innovasjon gjennom å utvikle nye idéer til konkrete løsninger krever handlingsrom, fleksibilitet og ikke minst risikostyring. I likhet med digitalisering er ikke innovasjon et mål i seg selv. Det er ikke all innovasjon som er ønskelig om faren for uønskede hendelser er høy, og konsekvensen av den eller de uønskede hendelsene, er alvorlige og det ikke finnes risikoreduserende tiltak som kan iverksettes innenfor vedtatte budsjetter. Da må den offentlige tjenesteproduksjonen styrkes og videreutvikles gjennom andre virkemidler en innovasjon.