Integritet – ansvarlighet – åpenhet som styringselementer

Av Jacob M Landsvik

Anbud365: Dersom den mye omtalte anskaffelsesmuskelen skal kunne håndtere de mange samfunnsmessige og politiske målene som lanseres, vil det være avgjørende at oppdragsgivere og anskaffelsesrådgivere kan styre anskaffelsesprosessen på en hensiktsmessig måte.

Dersom den mye omtalte anskaffelsesmuskelen skal kunne håndtere de mange samfunnsmessige og politiske målene som lanseres, vil det være avgjørende at oppdragsgivere og anskaffelsesrådgivere kan styre anskaffelsesprosessen på en hensiktsmessig måte. De viktigste styringselementene for enhver anskaffelsesprosess er integritet, ansvarlighet og åpenhet.

Integritet

Integritet betyr ^[1] selvstendighet, ukrenkelighet. Å ha integritet betyr å være ukrenkelig, hel eller bevart i sin helhet. I den anledning lanserte ^[2]Standard Norge en ny europeisk standard, NS-EN 17687:2022 Offentlig anskaffelse – Integritet og ansvarlighet – Krav og veiledning. Ifølge Standard Norge skal standarden gi innkjøpsorganisasjoner veiledning i hvordan de kan gjennomføre en anskaffelsesprosess som bidrar til å ivareta integritet, ansvarlighet og transparens i prosessen. Alt fra behovsidentifikasjon til levering av varer, tjenester og arbeidskontrakter omfattes av prosessen. Initiativet kom fra EU-kommisjonen. EU-kommisjonen, eller Europakommisjonen, er et av styringsorganene i EU, ved siden av Rådet (tidligere Ministerrådet), Europaparlamentet, EU-domstolen og Det europeiske råd. Kommisjonen har som oppgave å forberede saker og stille forslag til Rådet og Parlamentet, men har også en betydelig egen vedtaksmyndighet. Dessuten er det Kommisjonens oppgave å overvåke at all EU-lovgivning overholdes av medlemslandene. EU-kommisjonen hadde funnet ut at det var behov for standarder som kan veilede i god gjennomføring av offentlige anskaffelser, fordi utfordringene med offentlige anskaffelser ikke er mangel på godt regelverk nasjonalt, men heller evnen til å etterleve regelverket hos de enkelte oppdragsgivere som skal praktisere regelverket. EU-kommisjonen har i etterkant også gjennomført en revisjon som konkluderer med at det er stor mangel på regeletterlevelse i offentlige anskaffelser.

Interessekonflikter, partiskhet, korrupsjon og bindinger må bekjempes

I et lanseringsmøte av den nye standarden påpekte adm.dir. Jacob Mehus i Standard Norge at forutsetningene for en sunn og rettferdig konkurranse knyttet til offentlige anskaffelser er at interessekonflikter, partiskhet, korrupsjon, bedrageri og bindinger til karteller i anskaffelsesprosesser bekjempes. Slike faktorer har negativ innvirkning på mange leverandører, og det foreligger derfor et internasjonalt behov for å bekjempe dette, noe NS-EN 17687 bidrar til.

Mangelfull integritet fører ofte til mangelfull regeletterlevelse

Mangel på så vel personlig som faglig integritet fører ofte til mangelfull regeletterlevelse. Norge er et lite land hvor kravene til integritet settes på prøve nesten ukentlig. For en offentlig oppdragsgiver er ofte båndene til leverandørmarkedet tette. Det kan komme til uttrykk ved at man kommer i habilitetsutfordringer både på grunn av vennskap og familiære bånd. Integritet er et etisk begrep som riktig håndtert krever et minimum av etisk refleksjon. Mange oppdragsgivere forventer at enhver ansatt faller ned på riktig side i etiske utfordringer, uten at de gir sine ansatte tid til etisk refleksjon. Etisk refleksjon, gjennom dilemmatrening, er en meget egnet øvelse for å styrke så vel personlig som faglig integritet.^[3] Transparency International, Norge har utarbeidet en meget god dilemmasamling for nettopp formålet å drive etisk refleksjon. I tillegg utgir Transparency International, Norge en rekke veiledere og ikke minst en ^[4] domssamling for norske rettskraftige korrupsjonsdommer som kan benyttes i opplæring i enhver virksomhet.

Først og fremst handler integritet i anskaffelsesfaglig sammenheng om å vise ansvarlighet overfor nøkkelinteressenter i form av leverandører, tilbydere og brukere, basert på stor grad av åpenhet. Det kan dreie seg om hvordan anskaffelsesfunksjonen er organisert og ledet, herunder åpenhet rundt virksomhetens etiske verdier og regler for å sikre internasjonalt anerkjente rammer for integritet og ansvarlighet. Integritet og ansvarlighet sikrer god offentlig styring og en forsvarlig økonomisk ledelse.

Ansvarlighet

^[5]Ansvarlighet defineres ofte som å ha et rettslig ansvar for en handling eller liknende. At en person er rettslig ansvarlig for sine handlinger, vil si at vedkommende må bære følgene, særlig i form av straff eller erstatningsplikt. Det er rettspraksis og KOFA-avgjørelse gode eksempler på. Slik habilitet er et juridisk begrep og integritet er et etisk begrep kan man også snakke om et personlig, moralsk og etisk ansvar og et juridisk ansvar. Ansvarlighet kan trenes og utvikles, slik integritet kan trenes og utvikles gjennom refleksjon. Ansvarlighet i gjennomføringen av offentlige anskaffelser dreier seg om å handle på en måte som er både etisk forsvarlig og i samsvar med lover og regler. Dette innebærer høy grad av åpenhet, integritet, likebehandling av leverandører, effektiv ressursbruk og å unngå interessekonflikter. Det handler også om å ta ansvar for beslutningene som tas og konsekvensene av dem. Lov og forskrift er til for å beskytte anskaffelsesprosessen og de som er involvert, i å kjenne sitt ansvar som oppdragsgiver og anskaffelsesrådgiver, samt beskytte mot uansvarlighet. Regeletterlevelse er i så måte en svært god forsikring mot å bli beskyldt for uansvarlighet, eller å bli stilt til ansvar for feil og mangler i en anskaffelsesprosess.

Ansvarlighet handler mer enn om rettslig ansvar

Ansvarlighet i anskaffelsesfaglig sammenheng går langt ut over det rent rettslige. Ifølge Standard Norge kan ansvarlighet omfatte følgende når det gjelder å ivareta bærekraftige anskaffelser:

^[6]De viktigste prinsippene for bærekraftige anskaffelser:

Ansvarlighet: En organisasjon bør stå til ansvar for sin påvirkning på samfunnet, økonomien og miljøet. I konteksten av innkjøp omfatter dette særlig ansvarlighet for påvirkninger og for påvirkningene på organisasjonens leveransekjede, der varer eller tjenester ses i et livsløpsperspektiv.
Åpenhet: En organisasjon bør være åpen for innsyn i de beslutningene og aktivitetene som har påvirkning på samfunnet, miljøet og økonomien. I konteksten av innkjøp omfatter dette særlig å være åpen for innsyn i innkjøpsbeslutninger og -aktiviteter, og å oppmuntre leverandørene til å være åpne for innsyn. Åpenhet er grunnlaget for dialog og samarbeid mellom interessenter.
Etisk atferd: En organisasjon bør opptre etisk og fremme etisk atferd gjennom sine leveransekjeder.
Fullstendig og rettferdig mulighet: En organisasjon bør unngå skjevhet og fordommer i all beslutningstaking om innkjøp. Alle leverandører, inklusive lokale leverandører og små og mellomstore bedrifter, SMB-er), bør ha en fullstendig og rettferdig mulighet til å fullføre.
Respekt for interessentenes interesser: En organisasjon bør respektere, ta hensyn til og reagere på sine interessenters interesser når dens innkjøpsaktiviteter påvirker dem.
Respekt for rettssamfunnet og internasjonale atferdsnormer: En organisasjon bør strebe etter å være oppmerksom på alle lovbrudd i sine leveransekjeder. Den bør aktivt oppmuntre sine leverandører til å overholde disse reglene og vurdere og sette søkelys på samsvar der situasjonen krever det.
Respekt for menneskerettigheter: En organisasjon bør respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter.
Innovative løsninger: En organisasjon bør søke løsninger for å ta for seg sine mål for bærekraft og oppmuntre til innovativ innkjøpspraksis for å fremme mer bærekraftige resultater i hele leveransekjeden.
Søkelys på behov: En organisasjon bør gjennomgå etterspørselen, bare kjøpe det som er nødvendig, og søke mer bærekraftige alternativer.
Integrering: En organisasjon bør sikre at bærekraft er integrert i all eksisterende innkjøpspraksis, for å få mest mulig bærekraftige resultater.
Analyse av alle kostnader: En organisasjon bør ta hensyn til påløpte kostnader gjennom livsløpet, oppnådd verdi for pengene og kostnader og gevinster som dens innkjøpsaktiviteter har påført samfunnet, miljøet og økonomien.
Kontinuerlig forbedring: En organisasjon bør kontinuerlig forsøke å forbedre sin praksis og sine resultater når det gjelder bærekraft, og oppmuntre organisasjoner i sine leveransekjeder til å gjøre det samme.

Blant de ovenstående 12 punktene er kanskje pkt nr 12, kontinuerlige forbedringer det som på best mulig måte sikrer ansvarlighet og dermed beste praksis på den mest effektive måten. En virksomhet som driver kontinuerlige forbedringer på samtlige områder vil alltid sikre ansvarlighet både gjennom ledelse, organisering og planlegging, gjennomføring og oppfølging av egne anskaffelser.

Åpenhet

Åpenhet er det tredje prinsippet offentlig forvaltning er bygget på. Åpenhet i offentlig forvaltning sikres gjennom offentlighetsprinsippet og prinsippet om meroffentlighet. Tillitsreformen er lansert. Tillitsreformen omfatter hele offentlig sektor, også fristilte virksomheter. Målet med tillitsreformen er å gi mer velferd og bedre tjenester til innbyggerne, og til rett tid. For å få dette til må tilliten innad i offentlig sektor sikres og gjerne økes. Åpenhet er en grunnleggende forutsetning for tillit.

Åpenhet er kun farlig for den som har noe å skjule

For offentlige anskaffelser vil høy grad av åpenhet manifestere seg på følgende områder:

Ved å være mer åpne om anskaffelsesprosessen, øker tilliten til at prosessen er rettferdig og at det offentlige bruker felleskapet ressurser på en forsvarlig og effektiv måte.
Meroffentlighet bidrar til å skape et mer konkurransedyktig marked ved å gi flere leverandører muligheten til å delta i anskaffelsesprosessen. Åpenhet kan sikres gjennom god dokumentasjon, digitale prosesser, frivillige kunngjøringer og ved økt bruk av markedsdialog.
Åpenhet reduserer muligheten for uønskede hendelser og i ytterste konsekvens korrupsjon, ved å gjøre det vanskeligere for interne og eksterne enkeltpersoner eller organisasjoner til å påvirke anskaffelsesprosessen til sin fordel. Etterlevelse av lov og forskrift vil beskytte både oppdragsgiver og anskaffelsesrådgiver og dermed virksomheten for uønsket påvirkning.
Ved å være åpne om anskaffelsesbeslutninger og prosessen kan det offentlige utvise ansvarlighet og om nødvendig holdes ansvarlig for handlinger og beslutninger.
Meroffentlighet kan stimulere til innovasjon ved å gi flere leverandører mulighet til å presentere sine ideer og løsninger i anskaffelsesprosessen f.eks. gjennom åpne spesifikasjoner i form av ytelses- og behovsspesifikasjoner. Videre kan oppdragsgivere benytte frivillige kunngjøringer og en systematisk dialog med markedet ved å utvise best mulig grad av åpenhet. Åpenhet er kun farlig for den som har noe å skjule.

Mange tror at det viktigste styringselementet er regeletterlevelse. Erfaringen viser imidlertid at det blir en svak, eller ingen regeletterlevelse uten integritet, ansvarlighet og åpenhet. Det dokumenteres ofte i KOFA-avgjørelser, rettskraftige dommer og ikke minst i revisjonsrapporter. Det er fullt mulig å gjennomføre en anskaffelse helt etter lov og forskrift uten at anskaffelsen hverken gir behovsdekning eller bidrar til verdiskaping på andre områder.

[1] Store Norske Leksikon, https://snl.no

[2] Standard Norge Integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser (standard.no)

[3] Transparency International, Norge Dilemmasamling om menneskerettigheter, arbeidslivsrettigheter og korrupsjon lanseres — Transparency International Norge

[4] Transparency International, Norge Domssamling+2024.pdf (squarespace.com)

[5] Store Norske Leksikon, https://snl.no

[6] Standard Norge Anskaffelser (standard.no)