Julegaveønsket

(En Anbud365-kommentar) Hvorfor dukker det tallrike anbudsfrister opp i jul, påske eller sommerferien? Hva er grunnen til at det er slik? Trolig har det noe å gjøre med den besværlige virkeligheten, der det er mennesker involvert, der det er prosesser som skal ha alle med og der kommende avtalefornyelse/-etablering stuper som hensyn inn i en ganske så overfylt hverdag med daglige, pålagte fagoppgaver. Den ideelle fordring er å lage prosessforløp med utgangspunkt i sin avtaleportefølje som alle involverte er forpliktet av. En håndsrekning til leverandører som gjerne vil tilbringe høytider eller sommerferie med annet enn å skrive tilbud til det offentlige.

Vi brakte for noen dager siden artikkelen «Årets julegaveønske: Ikke sett anbudsfrist til 31. desember» skrevet av bransjelederne Hanne Lystad og Sigri Sevaldsen i Hovedorganisasjonen Virke. De meldte at det innkom hjertesukk fra medlemmer, om kunngjøringer som dukker opp i det folk er på vei til hytta eller hjemstedet – og om frister som er satt til slutten av desember eller første uka i januar. Et raskt søk på Doffin viser at det de siste ukene er kunngjort flere hundre anbud med frist rundt juleferien, fremgår det av artikkelen.

Mer om julegaveønsket

Ved å sette frister til et stykke etter nyttår, gir man leverandørene mulighet til å levere bedre og mer gjennomarbeidede anbud, heter det, og artikkelforfatterne skriver at de forstår at det kan være praktiske årsaker til å sette frister til slutten av året, men vi oppfordrer innkjøpere til å vurdere konsekvensene dette har for leverandørene. Og det hele avsluttes slik:

«Med dette julegaveønsket håper vi at innkjøpere vil ta hensyn til leverandørenes situasjon og sette frister som gir rom for en fredelig og avslappende julefeiring. La oss starte det nye året med gode forutsetninger for samarbeid og kvalitet i offentlige anskaffelser. Til alle som allerede har dette i minnet: tusen takk og god jul!»

Ikke bare her

En sjeldent trivelig avslutning på en klage. Også de offentlige oppdragsgivere som ikke har lagt seg dette på minnet ennå, men som nå forhåpentligvis kommer etter, får innpass i leverandør-organisasjonens takk og juleønske.

Selve saken er ikke ny, den er formodentlig så tilårskommen at mange av våre historieinteresserte nok følger det pirrer litt å finne ut når det første gang kom en reaksjon på fenomenet. Også i andre land, i første rekke i Danmark, sendes det ut oppfordringer om det samme som de to fra Virke gjør i sin artikkel på Anbud365. M.a.o. ikke et utelukkende norsk fenomen.

I veiledningen

Dette er imidlertid ikke noe annet enn de dagligdagse klagelyder fra forurettede leverandører. Det har Regjeringen tatt inn over seg og funnet grunn til å ta med en henstilling til oppdragsgivere i sin veiledning til anskaffelsesregelverket. Der heter det bl.a.:

… dersom fristen settes i en periode med mange helligdager/fridager – som jul, påske eller sommerferien – bør oppdragsgiveren sette en lengre frist enn om den løper i en periode hvor det ikke er noen helligdager. I tillegg at oppdragsgiveren bør vurdere å gi mer romslige frister ved høytidsfeiringer som jul og påske og i fellesferien.

Når dette er et sesongbetont fenomen som gjentar seg på en forutsigbar måte – foran jule- og påskehøytiden, samt sommerferien, kan man undre seg over hva som er årsaken. Vi har fryktelig vanskelig for å tro at det finnes noen som setter slike anbudsfrister som vi her snakker om, av ren forlystelse. Det antydes heller ikke i artikkelen som er utgangspunktet for denne kommentarer, så vi lar den forklaringen forbli begravet.

To utgangspunkter

Det er to interessante utgangspunkter her: 1). Alle eksisterende avtaler hos enhver offentlig oppdragsgiver har forutsetningsvis en sluttdato. 2). Om disse skal fornyes eller ikke – og om avtaler på nye områder skal sluttes, har noe med et årsbudsjett å gjøre. Det fastsettes senhøstes hvert år for neste år i rekken – i høst for 2025.

I prinsippet bør avtaleporteføljens skjebne være ganske så avklart relativt tidlig på året. For noen avtalers vedkommende selvfølgelig lenge før det, det er ting man ikke kan unnvære. Og i kommunesektoren, slik økonomien nå er, skjer det neppe endringer utover året utover at man avlyser noen påtenkte kjøp.

I prinsippet

Hvis dette er situasjonen – i prinsippet, og det tror vi den er, vil det også – fortsatt i prinsippet, ikke være umulig å legge opp til en prosess som gjorde at anbudsfrister jul, påske og sommer etter hvert er så sjelden at de blir historisk interessante om de dukker opp. Dette er selvsagt en smule overdrivelse, noe kan komme på som ingen har sett for seg og da er det gjerne en eller annen form for hastverk.

Vi skriver hele tiden «prinsipielt». Det gjør vi for å vise hva som er mulig dersom den uregjerlige virkeligheten ikke hadde vært så fremtredende. På den annen side har vi ennå ikke hatt en artikkel der en oppdragsgiver kan fortelle at prosess og struktur i forbindelse med avtaleporteføljen nå skal være slik at leverandørene kan slappe av i de nevnte periodene i året.

Kryssende interesser

En titt på prosessen før kunngjøring er nok til å skjønne at det i praksis ikke er enkelt. Det er gjerne en fagavdeling som melder behov, kanskje ikke akkurat i god tid. Mye annet står i hodene deres enn gleden over å delta i en prosess som skal gi dem ny avtale. Eller det er innkjøperen som melder til fagavdelingen at, hei, avtalen deres løper ut snart, skal vi se på en ny? En stresset innkjøper kan være sent ut.

Vi skal ikke trekke dette videre, bare peke på at det er mange kryssende interesser når ny avtale skal forberedes, ikke bare i forbindelse med denne prosessen. Vel så mye har å gjøre med alminnelig travelhet over det hele, og så skal man inn hvert annet eller fjerde år med en anskaffelsesprosess, del 1. Alt dette appellerer til en tro på at det kanskje ikke er mulig i praksis å styre unna forkjærte anbudsfrister sett med leverandørøyne.

Lette å be

På den annen side er leverandører lette å be. I Norge er det offentlige en stor kunde, ikke få leverandører lever høyt på kontrakter med kommune, fylkeskommune eller stat. Slikt er det bare positive ting å si om.  Og dette betyr også at mange av disse igjen ikke takker nei til å delta i en konkurranse fordi de skal på ferie med familien. I noen gode tider, kanskje, men normalt – vil vi tro – ikke. Å tro at de vil forene seg i demonstrasjonstog eller liknende, drive sosial ulydighet av et eller annet slag eller på annen måte uttrykke misnøye med oppdragsgivers anbudsfrist-praksis, er det så å si umulig å se fore seg. Enten man er eier eller driver på vegne av en eier.

De aller, aller fleste er ansvarlige i sin virksomhet, og det dreier seg om å sikre arbeidsplasser. Og noen hevder at dersom du gir deg i kast med å drive forretning, må du regne med å ofre noe – når mulighetene byr seg. Enten midt på sommeren eller i julehøytiden. Her er det imidlertid et poeng som hører med, og det er at ofte er det slik at mulige tilbydere gjerne har en hang til å vente til like oppunder anbudsfristen med å ferdiggjøre sitt tilbud. Det kan være grunner til det, men også her er det – i prinsippet – mulig å legge opp til en klokeligere prosess for utvikling av tilbud. Med utgangspunkt i at man kan sette i gang straks kunngjøringen er ute, og at man hadde såpass god kontakt med mulige oppdragsgivere at man omtrent visste når dette ville skje.

Ikke så enkelt i praksis

Hverken på oppdragsgiver eller leverandørside er disse forholdene i praksis så enkle. Enten er deres hovedoppgave noe helt annet enn anbud eller det skal mange kollegaer inn i bildet når anskaffelse skal forberedes eller tilbud lages. Å tro at en eller annen i virksomheten kan messe at nå er det tid for anskaffelse/tilbud, så da må annet vike for å holde egensatte milepæler i prosessen, er trolig nærmere eventyret enn virkeligheten.

Vi ser ingen annen råd enn å gjøre som Virke-forfatterne i Anbud365, gjenta budskapet en gang imellom, i vennlige, men bestemte ordelag. Nå stunder det til jul, den ene av de dagene det er tale om, litt lengre fremme er det påske, så sommer. Selv om budskapet gjelder alle de tre kalender-innslagene, velger vi nå å slutte oss til nevnte artikkels overskrift: «Årets julegaveønske: Ikke sett anbudsfrist til 31. desember». Hvis mulig å unngå.