(En Anbud365-kommentar) Åpenhet, gjennomsiktighet og transparens er viktige stikkord. Også når det gjelder det offentliges anskaffelser. På flere hold jobbes det aktivt med å få dette til. Men fremdeles får en rekke offentlige virksomheter lov til å droppe å kunngjøre kontraktsinngåelse. Dvs. lov og lov …, men det gjøres. Da bidrar man ikke til å skape og styrke – den hårdt tiltrengte – tilliten til at det offentlige forvalter fellesskapet midler mest mulig effektivt. Anbud365 tror det kan være grunn til å finne ut hvorfor det er slik. Svenskene har gjort det. Og funnene er talende og interessante. Stort sett faller de inn under gruppene konsulentbruk og mangel på rutiner. Som her, tipper vi, men vi vet ikke, derfor er rett verktøy ikke på plass.
Det svenske konkurransetilsynet, Konkurrensverket, har gjort en undersøkelse blant offentlige oppdragsgivere for å finne ut hvorfor mange ikke kunngjør inngåelse av kontrakt. Eller, som det heter, «for å ha grunnlag for å analysere hvorfor det er slik».
50 tilfeldige offentlige oppdragsgivere ble plukket ut fra en gruppe på ca. 1000 som innen en viss frist ikke hadde gjort en såkalt etterannonsering. De 50 skulle gi forklaring på hvorfor det ble slik. 36 av disse fikk kritikk for at slik kunngjøring ikke hadde funnet sted, de resterende slapp unna kritikk fordi de f.eks. hadde avlyst konkurransen eller at de på andre måter ikke hadde kommet i land med en kontrakt.
Årsakene
Det interessante med denne undersøkelsen er grunnen til hvorfor de undersøkte ikke hadde etterannonsert. At mange ikke følger regelverket på dette punkt, er ikke noe nytt – hverken i Sverige eller på denne siden av Kjølen. Å få vite hvorfor Jeppe drikker, er langt mer vesentlig om man skal råde bot på dette.
Det er viktig fordi det her dreier seg om åpenhet, om transparens. En ting er at konkurranser skal kunngjøres etter regelverket, gjerne også der dette ikke krever så. Men det skal også finnes svar på hvordan det gikk. Hvem fikk kontrakt, hva gikk den ut på, hva er den økonomiske ramme etc. Hvis ikke inngåelse kunngjøres, forsvinner liksom det hele inn i et bakrom forbeholdt noen involverte. Slikt skaper ikke tillit til at offentlige midler forvaltes på mest mulig effektiv måte.
Forglemmelse
Konkurrensverkets funn viser at den vanligste årsaken til at det ikke er gjennomført etterannonsering er forglemmelse. Andre relativt hyppige forklaringer er at det skyldes manglende rutiner, personalutskifting eller høy arbeidsbelastning.
Flere svar tyder også på at gjennomføringen av den aktuelle anskaffelsen er satt ut til en anskaffelseskonsulent, var en forklaring. Likeledes at oppdragsgiveren selv ikke var kjent med at etterannonsering ikke hadde funnet sted eller årsaken til dette. Det har også vært eksempler på uklar ansvarsfordeling mellom innleide konsulenter og oppdragsgiver.
Største synd
Vi tror at sammensetningen av svar ville vært omtrent den samme om undersøkelsen ble gjennomført her hjemme. Ingen svensker markerte at man unnlot etterannonsering i misnøye med bestemmelsen, enn si i protest mot en slik. Å nei, man er nok for god i sine hoder til å krysse av på et slikt alternativ – om slikt fantes. Mange andre grunner gjør susen.
Å la være å kunngjøre noe som er kunngjøringspliktig, er anskaffelsesverdenens desidert største synd. Av svært naturlige grunner. Å la være når man har en ikke-kunngjøringspliktig er noe helt annet. Her er det bare slik at de som likevel gjør det, hylles i åpenhetens og samfunnsbetydningens lys. Etterannonseringen her hjemme trives fremdeles best hos de som liker statistikk, selv om – og det understreker vi – en hel del oppdragsgivere innser og følger opp regelkravet. De forstår at det er viktig å sikre tillit for sin pengeforvaltning. Og prioriterer deretter.
Hva neste gang?
Forglemmelse er den hyppigst nevnte årsaken i Konkurrensverkets undersøkelse. Det er også en forklaring – les: unnskyldning – de nordiske samfunnene har lært seg å håndtere på bestemt og sivilisert måte. Man sier fy, det var ikke bra, nå må du huske det til neste gang. Om de det her dreier seg om, virkelig gjør det, avhenger av at de husker, at de minner seg selv på Konkurrensverkets undersøkelse og/eller om noe tilsier at de blir fulgt opp fra f.eks. Konkurrensverket.
Men faren for konsekvenser av å la være også neste gang, er ikke så stor. Ennskjønt: Konkurrensverket er fanebærer for en økt svensk interesse for å sjekke opp hva som skjer i denne delen av anskaffelsesprosessen – altså ved tildeling og signering av kontrakt. Kanskje finner dette tilsynet på å sjekke opp de i undersøkelsen som hadde glemt å etterannonsere. Tilsynet har jo nylig fått utvidede fullmakter til å påse at regelverket for offentlige anskaffelser etterleves.
Manglende rutiner
Når det gjelder de andre forklaringene rammer manglende rutiner oppdragsgiveren selv. Slikt straffer seg. Personalutskifting er nevnt av flere. Men, det er vel slik at de nye som trer inn i roller knyttet til anskaffelser, kjenner reglene og kan spørre etter status på sin nye arbeidsplass? Vi tror også denne forklaringen bunner i mangel på rutiner.
At høy arbeidsbelastning er en grunn for å droppe (glemme?) etterannonsering tror vi på. I travelheten kan man måtte prioritere, eller komme til å glemme i farten. Her er det forskjell på om det er et engangstilfelle eller at dette er et systematisk forekommende fenomen. Er det det sistnevnte som gjelder, kan det være obstruksjon, at det er lite å frykte eller en systematisk nedprioritering av visse regelbestemmelser. Hva er verst?
Bruk av konsulenter
Bruk av konsulenter er et kapittel for seg. Anskaffelseskonsulenter er generelt kunnskapsrike, og de er til god hjelp. Og de trengs, uaktet politisk rop om mindre konsulentbruk. Men det er strekk i laget.
Og samarbeid er ikke så enkelt. Det avdekkes i flere av svarene i den svenske undersøkelsen. Oppdragsgiveren var i noen tilfeller ikke klar over at etterannonsering ikke hadde funnet sted. Et annet svar forteller at det nødvendigvis ikke er konsulentens skyld: Det har vært uklar ansvarsfordeling mellom innleide konsulenter og oppdragsgiver. Ojda, var det meningen at vi skulle etterannonsere, ikke dere? Liksom.
Outsourcingen
Over lang tid har det vært slik at flere offentlige oppdragsgivere har sette seg tjent med så liten innkjøperstab som råd er. Da tenker vi på hele prosessen, og at kontraktoppfølgingen gjøres av fagavdelingen/-ekspertene i virksomheten. Ofte er det innkjøpssamarbeid som gjør de større rammeavtalene og enkeltkontraktene, alternativt at man leier inn en konsulent.
Heldigvis har vi sett tilfeller der virksomheten på tross av denne outsourcingen har beholdt noe ekspertise hjemme. Vi snakker tross alt om fag – innkjøpere, kontraktsforvaltere etc. Man overlater jo ikke jobben som kommuneingeniør til en ufaglært.
Kommunikasjon
Når det gjelder innkjøpssamarbeid er det etablert kommunikasjonslinjer mellom samarbeidet og de enkelte medlemmer av dette. Slik er det ikke ved bruk av konsulenter, selv om noen selvsagt er obs på denne utfordringen og gjør sitt beste til å følge den opp. Og slett ikke alltid er det den innleide konsulenten som «har skylden» for mangelfull etterlevelse av den delen av regelverket som oppfattes som om ikke betyr noe.
Som den svenske undersøkelsen indikerer, kan det også i vårt naboland i øst være slik at man overlater til konsulenten, så slipper man å ta ressurser til det. Er samarbeidsforholdet vel innarbeidet – hoffkonsulent (?) – vet konsulenten hva oppdragsgiveren legger vekt på, og om sistnevnte ikke noen gang har fortalt om at det er viktig å etterannonsere, ja, da blir det slik. Det er jo også av betydning å avgrense konsulentens timetall.
Look to Sweden?
Er forholdet av ny dato, kan det være alt mulig – forglemmelse, dårlig kommunikasjon mm. Men uansett, så blir oppdragsgivere spurt av Konkurrensverket og svarer at kunnskapen om hva som er skjedd/skjer mht etterannonsering, er ukjent.
Med blikket vendt hjemover, med de svenske undersøkelsesresultatene i bakhodet, kan en liknende undersøkelse gjerne gjøres her. Anskaffelsesutvalget er i sine innstillinger opptatt av åpenhet, gjennomsiktighet og transparens i det offentliges anskaffelser. I påvente av regjeringens forslag til ny anskaffelseslov kan de være interessant å få vite hvilke knapper man skal trykke på for å følge opp utvalget på dette punkt. F.eks. hvorfor man ikke etterannonserer inngåelse av kontrakt. Lov, forskrift e.l. er åpenbart ikke nok her heller.
Bli den første til å kommentere på "Kontraktinngåelser, åpenhet og kunngjøring"