(En Anbud365-kommentar) Gjennom digitalisering skal ikke minst transaksjonskostnadene ned, så langt mulig i et høykostland. En annen mulighet til å kutte slike kostnader er å høyne kvaliteten i kommunikasjonen underveis i en anskaffelsesprosess og kontraktsoppfølging. Det ble vi minnet om i en disputas forleden. Men her er det mange skjær i sjøen, uten at det bør stå i veien for å prøve. Den største utfordringer på dette området er at det er mennesker dette dreier seg om, med ulik fagterminologi, forskjellig kulturelt ståsted og med ikke alltid korresponderende begrepsbruk. Og så var det kroppsspråket, da.
I uken som snart er gått, gjennomførte Høgskolen i Molde en disputas. Det var Rebecca Glavee-Geo, opprinnelig fra Ghana, som forsvarte sin PhD. Materialet som dannet grunnlaget for hennes oppgave, var hentet fra Ghana, men spesielt på ett punkt kunne man likevel tro at norske anskaffelser var utgangspunktet. Det gjaldt transaksjonskostnadene.
Det offentlige Norge og deres leverandører er i Europa-toppen når det gjelder kostnader knyttet til å inngå kontrakt. Noe av grunnen til at vi er på denne EM-pallen er selvsagt de alminnelig høye kostnadene vi lever med. Så får anskaffelsesreglene mye av skylden. I Ghana har de ikke de samme reglene, heller ikke Norges kostnadsnivå, så vi lar disse faktorene ligge.
Men i begge nasjoner er det så å si alltid mennesker bak en anskaffelsesprosess, også om den er aldri så mye digitalisert. Her hjemme er vi kommet langt når det gjelder digitaliseringen, og mange innkjøpermiljøer i det offentlige kan i vesentlig større grad nå ta seg av mer komplekse og strategiske utfordringer. Det er en positiv utvikling. Også for å få redusert transaksjonskostnadene.
Varierende og vekslende
Så lenge det er mennesker med i bildet, er det også kommunikasjon av varierende og vekslende kvalitet. Rebecca Glavee-Geo pekte på dette i sin disputas. Her er mye å ta av.
Utforming av konkurransegrunnlag er normalt et resultat av brukerinnspill og kanskje markedsdialog. Det skal ikke være for langt eller komplisert, men slik at rimelig oppegående leverandører kan forstå hva man er ute etter. Her har aktører med ulik bakgrunn deltatt, faglig og på annen måte. Noen bruker ord fra fagets terminologi, andre utøver innflytelse i pakt av posisjon og atter andre sitter på ubestridt (?) kompetanse i hva regelverket innebærer. Så har det vært møte med leverandører, som formidler hva de kan og gjerne vil levere – og hvorfor.
Å tro at resultatet av en slik prosess blir et presist, entydig dokument, identisk lest og forstått av samtlige, er i beste fall et håp, i verste fall vågalt. Et eksempel, «kort beskrivelse», er satt på spissen og valgt for å tydeliggjøre. Hvor mange har vært med i drøftelser og kommet med synspunkter som er sammenfattet i begrepet «kort», og hva har hver enkelt ment? Og når hver og en av aktørene ser begrepet «kort» i det aktuelle dokumentet, hvor mange forskjellige oppfatninger kan registreres? Og det før dokumentet er sendt ut i markedet?
… dyrere og dyrere …
Rasjonelt og enkelt kan man avvise dette ved å si at det nok finnes nærmere beskrivelse av hva som er ment med «kort» nedover i dokumenthaugen. Og da blir det mer å lese for potensielle tilbydere, og dermed økte transaksjonskostnader. Skulle man hos oppdragsgiver jobbet seg enda mer i retning av en mer presis begrepsbruk, ville det også ført til økte transaksjonskostnader. Spesielt hvis dokumentet skal gjennom en rekke områder som alle gjerne vil sette sitt preg på det endelige produktet.
I leverandørmarkedet er det mange som ikke er helt på høyden med offentlig språkbruk, og vice versa. Her er anledning til å spørre i mange konkurranser, enten skriftlig eller i forbindelse med forhandlinger. Selv om den ene eller den andre parten villig vekk spør, kan det være forhold de begge mener de er innforstått med og ikke spør. Den gjensidige kjennskapen til hverandre er for liten til å innse at dette og hint burde man spurt om. Leverandører lever jo av å gjøre business, og da må de kombinere dette hensett med det å vinne en konkurranse. Dette er ikke skummelt, men er et eksempel på hva kommunikasjonskvalitet kan bety for håndtering av en prosess – og senere en kontrakt.
Kulturelle forskjeller kalles disse utfordringene.
Kroppsspråk
Og enda litt mer: Vi har trolig alle blitt ønsket smilende og hjertelig velkommen til en anledning, mens kroppsspråket til vertskapet heller tyder på et ønske om ikke ha deg til gjest. I alle prosesser gjør mennesker seg gjeldende på godt og vondt, noen samarbeider godt, noen altfor godt og aldri igjen slett ikke godt. Kan vi ikke utstå en person, vil det vedkommende sier og skriver lett bli tolket i verste mening, selv om vi bedyrer at så ikke er tilfelle. Motsatt for de samme ordene fra en vi har gode erfaringer med og som vi faktisk setter stor pris på, liker godt etc. Slik er vi mennesker.
Rebecca Glavee-Geo sa ikke alt dette i sin disputas. Hun pekte på betydningen av kvalitet i kommunikasjonen når det gjelder transaksjonskostnadene. Da fikk vi noe å tenke på – i et land der høye kostnader ved hjelp av ekstra kvalitetsinnsats kan senkes. På kommunikasjonsområdet er dette mye lettere å mene noe om, enn gjennomføre. Mange hensyn skal tas, og da kommer man straks i beknip når det gjelder kommunikasjonskvalitet ut. Juridisk klarhet er f.eks. ikke alltid klarhet i alle leverandørenes øyne. Og alle anskaffelser kan ikke digitaliseres. Men vi kan bruke tid på å tenke gjennom og ville stille krav om høyest mulig kommunikasjonskvalitet gjennom hver av prosessene.
God sommer.
(Neste Anbud365-kommentar kommer fredag 7. august)
Bli den første til å kommentere på "Kvalitet i kommunikasjon kutter transaksjonskostnader"