Om innkjøpskeisere og nye klær – noen refleksjoner

En viktig forutsetning for å forstå hvordan virksomhetens anskaffelsesmessige behov best kan dekkes, er bl.a. å forstå egen virksomhet, dens bransje og dens kontekst samt de markeder virksomheten retter sine innkjøpsbehov mot. Det skriver Geir Tore Gaukerud, daglig leder Tiger Consulting AS, i denne artikkelen.

Som det påpekes i en nylig artikkel, har det har utvilsomt vært til dels betydelige fornyelser i offentlige innkjøpskeiseres garderober de senere årene. Utfordringen er å treffe med en mix av plagg som overlever sesongvariasjoner og passer til de fleste anledninger. Og for spesielle anledninger er det kanskje også på sin plass å leie antrekk …

Offentlige anskaffelser er interdisiplinært; det kreves en viss anskaffelsesrettslig og kontraktsrettslig kompetanse, faglig kunnskap om det som skal anskaffes, og i mange sammenhenger ikke så rent lite kompetanse og erfaring innen prosjektledelse og -gjennomføring. Stikkord: Gjennomføringsevne.

Viktig forutsetning

En viktig forutsetning for å forstå hvordan virksomhetens anskaffelsesmessige behov best kan dekkes, er dessuten å forstå egen virksomhet, dens bransje og dens kontekst samt de markeder virksomheten retter sine innkjøpsbehov mot.

Det er i mange tilfeller således ikke tilstrekkelig kun å «lese seg opp» på anskaffelsesforskriften og/eller gjenbruke dokumenter fra tidligere konkurranser. En korrekt anvendelse av regelverket krever at det må forstås og fortolkes i kontekst av dets bakgrunn og rettstilstanden i form av oppdatert retts- og klagenemndspraksis for å kunne anvendes fullt ut og på riktig måte – tilpasset den enkelte anskaffelse.

Skape «magi»

«Magien» skapes imidlertid ikke nødvendigvis kun i forhold til å gjennomføre en anskaffelse korrekt iht anskaffelsesforskriftens bokstav. Det kreves solid kunnskap om og erfaring med praktisk anvendelse av anskaffelsesreglene, og således evne til å se og utnytte det handlingsrommet som faktisk finnes- tilpasset den enkelte anskaffelse. Dette, sammen med god behovs-, fag- og markedsforståelse samt gjennomføringsevne bidrar til å realisere de virkelig gode kontraktene, med de beste leverandørene, som sikrer den beste behovsoppfyllelsen.

Mange offentlige innkjøpere har et sterkt fokus på å unngå klager. Men klager kan i prinsippet ikke unngås. Bak de som ikke tildeles kontrakt vil det alltid skjule seg en potensielt opplevd forsmådd tilbyder. Men klagesaker kan forebygges og begrenses. En åpen, imøtekommende, og samtidig tydelig kommunikasjon med markedet vil bidra til å skape økt forståelse for de vurderinger og beslutninger som er foretatt.

Fundament for god kommunikasjon

Fundamentet for den gode kommunikasjonen med markedet legges gjennom en god planleggingsfase. Dette danner grunnlaget for det gode konkurransegrunnlaget; som adresserer behovene på en god måte, og som oppstiller gode og relevante krav og kriterier på en måte som appellerer til de markeder man ønsker å nå. Dernest i den løpende kommunikasjonen med tilbyderne gjennom prosessen, som kulminerer med gode meddelelser for å skape forståelse for de valg som er truffet. Dette bidrar til å øke omdømmeverdien til offentlige oppdragsgivere, herunder tilliten til at konkurranser er gjennomført i samsvar med gjeldende regelverk.

Kommunikasjonsevner kan altså ikke overvurderes. For å realisere dette kreves trygghet. Trygghet gjennom kompetanse og innsikt; om egen virksomhet, om de anskaffelsesmessige behov – og om anvendelsen av gjeldende regelverk. 

Rollen som «vaktbikkje»

Innkjøpsfunksjonens rolle som «vaktbikkje» for leverandørenes oppfyllelse av ulike pålegg og forpliktelser har helt sikkert sin funksjon i et samfunnsnyttig perspektiv. Ledelsesfokus og -forankring for å skape nødvendige og gode rammer for virksomheters anskaffelsespraksis likeså. Det kanskje aller viktigste er imidlertid å legge til rette for at innkjøpere selv; gjennom dedikasjon, lyst, nysgjerrighet og entusiasme kan utvikle egen juridisk og faglig kompetanse, skape og dele innsikt i egen virksomhet og på tvers av fagområder og bransjer, for best mulig å kunne møte det mangfold av anskaffelsesbehov som skal dekkes.

Da kan vi snakke om gevinstrealisering.