På jakt etter det «perfekte» statistikkmaterialet for bedre anskaffelser

(En Anbud365-kommentar) Noe av det mest spennende innenfor offentlige anskaffelser er i gang, nemlig etablering av en perfekt nasjonal statistikk. Vi skriver «perfekt» fordi en slik statistikk må nesten være det, for å gi ønsket nytte. Opplysningene skal bidra til viktige analyser, som igjen skal bidra til bedre anskaffelser. «Garbage in, garbage out» må unngås. Det betyr nok at det kommer et lov- eller forskriftskrav om innlevering av de nødvendige opplysningene. Og eierne av opplysningene må være sikre på at det de avgir, ikke krever merarbeid og at opplysningene er tilstrekkelig vernet dit de kommer.

Det er et stykke igjen til heldigitalisert anskaffelsesprosess i alle offentlige virksomheter i Norge, men man er på vei og regjeringen – gjennom Difi – mener alvor. Meningen med øvelsen er at det skal bli mer effektivt, og tid skal kunne brukes på leverandørdialog og strategiske vurderingen i stedet for manuell gjennomføring av konkurranser. Men det er en mindre påaktet effekt av digitaliseringen: Den kan føre til mer nødvendig statistikk, slik at anskaffelsene faktisk blir bedre – kanskje både i pris og kvalitet.
Regjeringen beskriver dette slik på liten over tiltak i sin nylig fremlagte stortingsmelding om offentlige anskaffelser:

• Se på muligheten for å få bedre tilgang til offentlig tilgjengelig regnskapsinformasjon om statlige innkjøp.
• Sørge for bedre uthenting og tilgjengeliggjøring av data fra Doffin som grunnlag for utarbeidelse av statistikk om offentlige innkjøp.
• Utrede nærmere hvordan innhenting, lagring, tilgang og bruk av data på anskaffelsesområdet kan forbedres både på kort og lang sikt

Laboratorieforsøk med statistikkmodell

På Difis EHF-konferanse i uken fikk vi mer rede på hvordan det konkret arbeides med å utvikle en egnet statistikkmodell. For tiden drives «laboratorieforsøk», men ved utgangen av neste år regner man med å ha en eller flere aktuelle løsninger for utprøving i «det levande livet». I alle faser av utviklingen trengs velvillighet fra dem som driver med anskaffelser for å få frem noe som kan tjene formålet. I første omgang er det tale om opplysninger på overordnet nivå.

Å kunne få en sentral database – datasjø – med en rekke relevante informasjoner om offentlige anskaffelser, der man kan definere og be om spesielle uttrekk, vil gi grunnlag for forbedring på egenhånd og gjennom benchmarking. Kunnskap er makt, heter det. Samme gjelder for anskaffelser: Kunnskap gir bedre anskaffelser.

Svenskene er i gang

Også svenskene er i gang med å vurdere en nasjonal statistikk for offentlige anskaffelser. En studie om mulighetene av å samle inn opplysninger om innkjøpsverdier foreligger. Upphandlingsmyndigheten står bak denne, på oppfordring fra sin regjering. Her kommer også forslag til hva en nasjonal statistikk eksempelvis kan være:

• hvor store beløp innkjøpene løper opp i og hvor stor del om av disse som kjøpes med støtte i anskaffelsesregelverket
• hvorledes innkjøpene fordeler seg på ulike innkjøpsområder og hvilke kategorier varer, tjenester og byggentrepriser som kjøpes
• hvorledes innkjøpene fordeler seg mellom kategorier av kjøpende offentlige virksomheter og mellom enkeltvise kjøpende offentlige virksomheter
• hvorledes innkjøpene fordeler seg mellom leverandører og hvor mye som eksempelvis kjøpes av private kontra offentlige leverandører, av små og mellomstore foretak og av ideelle organisasjoner
• hvordan innkjøps- og leverandørmønster ser ut for de enkelte kjøpende offentlige virksomhetene

«Garbage in, garbage out»

For at en slik «datasjø» skal bli så god at den ivaretar forventningene og nytten, gjelder det forslitte «garbage in, garbage out». Oversatt til anskaffelsesverdenen betyr det at basen ikke blir bedre enn hva slags data som legges inn. I dag er det ingen lov- eller forskriftshjemmel for noen myndighet her i landet til å stille krav om avgivelse av data vi her taler om. Fra digitaliseringsarbeidet fram til nå vet vi at de delene av prosessen der det er et lov- eller forskriftskrav bak, ligger best an i løypa. I Sverige sier Upphandlingsmyndigheten seg enig med sin regjering i at det bør innføres en plikt for de kjøpende offentlige virksomhetene til å levere visse opplysninger om innkjøp.

Får man til god nok statistikk uten lov- eller forskriftskrav for innsamling av opplysninger, egentlig? For å være realistisk? Og tre andre forhold kan også stimulere tanken:

– sikkerhetsvernet om de innsamlede opplysningene. Uvedkommende greier jo nå å hacke seg inn på selv de internasjonalt mest sikkerhetsbeskyttede områder.
– merbelastningen for den enkelte virksomhet forbundet med å levere statistikk bør helst være null.  Men hvor langt skal «storebror» i automatisert forstand få se deg i kortene?
– skal en eventuell informasjonsplikt også omfatte informasjon som allerede er alminnelig tilgjengelig hos de aktuelle virksomhetene. Vi er jo ikke ukjent med å måtte oppgi samme opplysning flere ganger til ulike myndigheter, som egentlig godt kunne snakke sammen.
Utfordringer er til for å tas og løses. Vi tror dette går aldeles bra.