Styring og kontroll er grunnleggende elementer for å lykkes med offentlige anskaffelser

Av Jacob M Landsvik

God styring og kontroll sikrer at offentlige midler blir brukt på en effektiv og ansvarlig måte som er formålet med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Uten tilstrekkelig styring kan det oppstå misbruk av ressurser, og dermed ressurser på avveie. Det kan også føre til urettferdige konkurransevilkår og dermed feil tildeling av offentlige kontrakter, samt manglende etterlevelse av lover og regler.

Kontrollmekanismene bidrar også til å identifisere og håndtere risikoer, samt til å sikre at krav til kvalitet og leveringsdyktighet blir oppfylt. Dette er vesentlig for å opprettholde tilliten til den offentlige anskaffelsesvirksomheten og ikke minst for å fremme rettferdig og bærekraftig handel. Det er viktig å huske på at en bærekraftig anskaffelsespraksis inkluderer økonomiske, miljømessige, sosiale og etiske forhold.

Styring og kontroll starter med en oversikt over hva virksomheten kjøper av varer og tjenester. En rekke virksomheter har knyttet styring og kontroll til kategoristyring.  Effekten av kategoristyring for å oppnå god styring og kontroll med offentlige anskaffelser kan være betydelig, da denne strategien bidrar til å forbedre både effektiviteten og verdien av anskaffelsesprosessen. Kategoristyring, kan ved riktig håndtering, redusere elementer i anskaffelsesprosessen som ikke gir verdi. Viktige områder hvor kategoristyring kan påvirke offentlige anskaffelser i retning av økt verdiskaping:

Bedre kostnadskontroll

Kategoristyring gir bedre oversikt over anskaffelseskostnadene ved at varer og tjenester grupperes i kategorier basert på felles egenskaper eller behov. Dette gir oppdragsgivere muligheten til å standardisere anskaffelsene og identifisere muligheter for ulike kostnadsbesparelser, volumrabatter og å drive kontinuerlige forbedringer i kategoriporteføljen.

Forbedret leverandørstyring

Ved å jobbe systematisk med leverandørene i hver kategori, kan offentlige virksomheter oppnå bedre forhold til leverandørene, fremforhandle gunstigere kontrakter, samt drive aktiv leverandørutvikling gjennom å øke leverandørenes prestasjon over tid. Dette kan også bidra til å redusere risiko knyttet til leverandørmarkedet.

Økt kvalitet og verdiskaping

Kategoristyring kan gi en dypere forståelse av behovene innen hver kategori ved å ansvarliggjøre så vel ledelsen som fagavdelingene i virksomheten, noe som vil føre til bedre behovsdekning og riktige beslutninger. Offentlige oppdragsgivere kan fokusere på å velge de beste produktene og tjenestene med tanke på både kostnadseffektivitet og kvalitet, noe som resulterer i mer langsiktige fordeler. Offentlige anskaffelser handler om å levere best – ikke levere mest.

Effektivisering av anskaffelsesprosesser

Ved å bruke en strukturert tilnærming til anskaffelser, kan anskaffelsesprosessen forenkles. Kategoristyring reduserer fragmenteringen i anskaffelser ved å konsolidere behov på tvers av avdelinger og sektorer, noe som også gir mer forutsigbare innkjøpsrutiner og færre dupliserte prosesser.

Risikohåndtering

Gjennom en bedre oversikt over anskaffelseskategorier kan offentlige aktører identifisere og håndtere risikoer som kan være spesifikke for visse leverandører eller markeder. Dette gir muligheten til å iverksette nødvendige tiltak tidlig i anskaffelsesprosessen og dermed sikre en mer stabil forsyningskjede. En økning i økonomisk kriminalitet og en stadig mer urolig og uforutsigbar verden krever økt oppmerksomhet rundt risikohåndtering.

Bedre samsvar med regelverk

Kategoristyring kan gjøre det lettere å få oversikt over krav og regler og dermed økt trygghet for at lovpålagte krav og regler for offentlige anskaffelser følges, slik de er fastsatt i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Ved å strukturere anskaffelsesstrategier per kategori kan oppdragsgivere sikre at de oppfyller miljøkrav, sosiale hensyn og andre samfunnsmessige mål som beredskap og forsyningssikkerhet på en bedre og mer effektiv måte.

Innovasjon og bærekraft

Offentlige anskaffelser kan være en viktig økonomisk faktor og å fremme innovasjon, bærekraft, rettferdig handel og forebygge arbeidslivskriminalitet ved å bruke kategoristyring. Offentlige virksomheter kan bruke sine markedsposisjoner og innkjøpsmakt til å etterspørre varer og tjenester som fremmer bærekraft i vid forstand og ikke minst påvirke en ønsket teknologisk utvikling.

Datadrevet beslutningstaking

Kategoristyring er basert på analyser av store mengder data om anskaffelser, leverandører, kostnader, markeder og miljøbelastning. Det kan gi et faktabasert grunnlag for strategiske beslutninger og kontinuerlig forbedring av virksomhetens anskaffelsesprosesser. Gjennom økt datadrevet beslutningstaking kan gråstein bli til gull.

Vellykket kategoristyring krever at såvel virksomhetens ledelse og fagavdelinger tar/gis et betydelig ansvar i virksomhetens anskaffelser gjennom en strukturert og systematisk tilnærming. Det gjør det mulig å oppnå bedre kostnadskontroll, forbedret leverandørstyring, økt effektivitet, beredskap og forsyningssikkerhet, ansvarlig risikohåndtering og økt samsvar med lover og forskrifter. Dette skaper grunnlaget for en mer bærekraftig og innovasjonsdrevet anskaffelsesfunksjon som kan gi mer verdi for pengene til offentlige oppdragsgivere og dermed sikre en effektiv bruk av samfunnets ressurser.