(En Anbud365-kommentar) Innkjøper: Snart endelig ferie, nå må vi få ut denne kunngjøringen, slik at clean desk venter når vi er tilbake. Leverandør: Håper det ikke dumper ned et spennende oppdrag midt i ferien, spørs hvor mye familien vil tåle av ny utsettelse av ferien! Situasjonen er på spissen, men illustrerende – og for all del mulig å unngå. Og er det ikke gjort på forhånd, tidligere i året, er det fremdeles ikke for sent om man har ledere som satser på kvalitet og som vet hvor uhyre viktig det er å få effektiv konkurranse. Ta grep, det dreier seg om å unngå stress og dårlig samvittighet. Tåler virksomheten det, er det jo bare å sette i gang prosessen.
På denne tiden har vi fra tid til annen laget artikler knyttet til ferie, kunngjøringer og tilbydere. Det skal vi ikke gjøre i år, men i stedet melde noe ut på denne måten. For øvrig er det ikke bare vi som er opptatt av anbudskonkurranser og frister i sommerferien (mest i sommerferien, men også i andre ferier). Ser at danske medier – kollegaer av oss – også har ett og annet å si om praksis, gjerne pushet av en eller annen leverandør-organisasjon.
Kjernen i problemstillingen er noe som er felles for innkjøpere og leverandører av alle slag, nemlig et behov for å ha noen ukers sommerferie. Noen kan selvsagt ta ferie til andre tider i året, men de som på en eller annen måte er bundet til å bruke sommerukene, er ganske mange. Enten de er «beordret» til det eller har en yngre generasjon i barnehage eller skole, eller har andre tvingende grunner.
Vesentlig forskjell
Samtidig som det er dette til felles, er det også en veldig vesentlig forskjell. Vi tar som utgangspunkt at alle i det offentlige som steller med innkjøp på en eller annen måte enten har fast lønn eller er på kontrakt som knapt skiller dem fra fastlønn. På leverandørsiden er det ikke slik. Der er det kontraktene med private og offentlige som er avgjørende for om arbeidsplassene holder.
Og i Norge er det offentlige for mange næringsdrivende den store, store kunden. Kommer det en kunngjøring om et nytt, interessant oppdrag, kaster man seg på. Man vil være med i konkurransen, fortrinnsvis være så gode i sitt tilbud at de kaprer den. I svært mange tilfeller vi kjenner til, står da hverken sene nattetimer, ferietid eller familiære hensyn i veien i tiden før tilbudsfrist. Noen ganger det selvsagt selvforskyldt, fordi man ikke setter i gang med sitt forfatterskap før fristen er i sikte.
De små og mellomstore
Offentlige innkjøpere kan generelt sett ikke ta hensyn til at mange i næringslivet er innrettet slik. Riktignok er det gjerne de små og mellomstore, som det er uhyggelig mange av, som oftest rammes av situasjoner som vi her beskriver. Og dette er en bedriftsgruppe som landet er avhengig av og som er velsignet med omtrent 100% oppslutning fra et samlet politisk miljø av foresatte.
Så er det en forskjell mellom ferier og fridager i året – og sommerferie på den annen side. Det er da leg og lærd skal hente krefter, lade batterier og hva det nå enn kalles. Vi forstår også at det i år er et ekstra feriebehov. Et oppdemmet behov som følge av årene med pandemi.
Ulikt ståsted, men …
Et annet fellestrekk mellom innkjøper og leverandør er at man ønsker det best mulige resultat, riktignok fra et noe ulikt ståsted. Innkjøper håper at det gjennom best mulig konkurranse kan komme et resultat der man får best mulig kvalitet for best mulig pris. En leverandør som kaster seg inn i en slik konkurranse, er langt på vei overbevist at tilbudet er så godt at innkjøperen ikke kan unngå å velge det. Blir resultatet at mange leverandører tenker slik og deltar, får trolig innkjøperen hva man trakter etter.
Da er vi nær poenget ved å skrive dette. Det er et slags dypere fellesskap her. Ønsker en offentlig oppdragsgiver best mulig konkurranse, er det naturlig å legge til rette for det. Har man gjort det, kan man ta ferie med visshet om at når man er tilbake, ligger det tilbud der som det er vel verd å kikke på. Litt rosenrødt kan hende, men i vår sammenheng er det av pedagogisk betydning å løfte frem poenget best mulig. Også kanskje litt utover hva f.eks. statistikk viser.
a) +b) +c)
Når det sendes en kunngjøring rett før sommerferien (les: skoleferien, bygningsferien etc.) tar til – med tilbudsfrist midt i slike ferieuker, er det risiko for a) meget stressede leverandører som må fortelle familien at ferien må vente (ikke alltid så populært og reaksjonene kommer), b) stressede næringsdrivende gjør så godt de kan, forsøker å hente attester (men møter ferielukning?) og sender et tilbud de i ettertid ser de kunne gjort bedre og c) dropper å levere tilbud (vi greier oss nok uten denne kontrakten, tross alt). Vanskelig umiddelbart å se hva godt det kan komme ut av noe slikt for kvalitetshungrende i det offentlige.
Så, finnes det muligheter til å unngå slike ulykksalige situasjoner – for oppdragsgivere og for leverandører. Det gjør det, flere og flere har vist det. Det viktigste er å flagge tidligst mulig hva slags planer for kunngjøringer man har i løpet av året. Da kan de næringsrivende innrette seg, både mht til ferier og tilgjengelig mannskap. Og det gjør de gjerne. Dialog med bransje og næringsforeninger for å finne ut best mulig timing for kunngjøringene er heller ikke å forakte.
De gode vurderinger
Og om man så ikke har gjort noe av dette, men likevel ser at det er viktige forhold å ta hensyn til her? Da gjelder det å gjøre gode vurderinger. Kan det gis lengre tilbudsfrist enn normalt? Kan man vente til etter det verste av ferieringen er over? Skjer det noen skade i tjenestetilbudet som følge av det? Osv. Finne en løsning i samarbeid med markedet.
Vi har full forståelse for den vanskelige arbeidssituasjonen mange av de offentlige innkjøperne står i. Krevende er den og verre blir den etter hvert som de politisk foresatte virkelig får øynene opp for hvilket verktøy offentlige anskaffelser er. Da er det snakk om nye krav til kapasitet og kompetanse. Ikke alle offentlige virksomheter har ledere som til fulle forstår hva slags konsekvenser det er nødvendig å ta hensyn til som følge av denne utviklingen. Til dem har vi nå et tips om en øvelse:
En lederøvelse
Sikre best mulig tilbud og løsning for virksomheten, og sikre samtidig god samvittighet for egne innkjøpere og virksomhetens leverandører – tilpass profesjonelle og private hensyn til beste for alt. Ta grep når det gjelder kunngjøringer som skal ut rett før den heteste ferien med frist midt i samme. Finn en annen måte å gjøre dette på. Virkelig noe å måle en leder på.
Bli den første til å kommentere på "Sommerferie – og en gjenganger – i sikte"