(En Anbud365-kommentar) To grep kan gjøre livet lettere for alle de små og mellomstore bedriftene (SMB) som gjerne vil være leverandører til det offentlige: Bruk av standarder og tilgang til bruk av kunstig intelligens fra A til Å i sin tilbudsprosess. SMB er jo et svært viktig bidrag i å nå målet med det offentliges anskaffelser – mest mulig effektiv forvaltning av fellesskapets penger. Behovet for å gjøre noe er til stede: Altfor stor administrasjons- og dokumentasjonsbyrde – skjemaveldet – gjør at mange SMB-er heller vil bruke tid på inntjening ennå streve med tilbud til det offentlige. Da er en «bunn» i poenget med offentlige anskaffelser i ferd med å falle ut.
Blant de (i skrivende stund) 122 innkomne høringssvarene til Anskaffelsesutvalgets andre utredning merker vi oss bl.a. at NHO Service og Handel peker på at stadig flere tjenesteleverandører varsler at de ønsker å trekke seg fra det offentlige markedet. Administrasjons- og dokumentasjonsbyrden er så varierende og tung at bedriftene ikke lenger kan ta seg råd er årsaken, ikke de nye miljøkravene.
I høringssvaret fra Maskinentreprenørenes Forbund heter det bl.a. at deres medlemmer gir tilbakemelding om et stadig voksende skjemavelde i regi av offentlige oppdragsgivere spesifikt, og myndigheter generelt – på tvers av departementer og direktorater.
Kan koste oss dyrt
Begge disse organisasjonene representerer i stor og omfattende grad små og mellomstore bedrifter innen hver sine sektorer. Selv om det er vanlig og viktig at interesseorganisasjoner i høringssvar gjerne maler en viss person på veggen for å fremme egne interesser, er dette signaler lovgivende myndigheter bør ta på største alvor. Redusert konkurranse om offentlige oppdrag kan koste oss dyrt – det er felleskassen som betaler.
I taler og uttalelser fra alle politiske partier i årevis er omtanken for små og mellomstore bedrifter løftet frem. Mange kaller SMB-ene for «politikernes babies» – de er jo «søte, små» i motsetning til de store, skumle bedriftene, som man jo, så vidt vi forstår, kan tiltenke hva som helst.
Papirmølla blir for stor
Svært mange av de mindre bedriftene lever imidlertid av å få oppdrag fra det offentlige, i tillegg, selvsagt, som underleverandører til de store. Likeledes er mange av SMB-ene lokale, dvs. de inngår i kommuners planer om å utvikle lokalt næringsliv. Et element i slike planer er nettopp å legge til rette for lokale bedrifter i sine anbudskonkurranser.
I lys av dette er det grunn til å heve øyenbrynene når det hevdes at papirmølla i forbindelse med anbudskonkurranser blir så stor at stadig flere dropper det offentlige. Byråkrater i det offentlige og i interesseorganisasjoner (!) fra den minste kommune til EU-kommisjonen arbeider daglig med å få til regler som skal hindre useriøse, sikre like konkurransevilkår, avvise miljøverstinger osv. Alt riktig og viktig, alt med full støtte fra Anbud365.
Taper inntekter
Så er det slik at de som skal leve opp til alle kravene, gjerne har en jobb å gjøre – for å sikre nødvendig inntjening og arbeidsplassene. SMB-ledere sier gjerne at dersom de må jobbe med anbud en hel arbeidsdag, betyr det tap av inntekter – og det er jo ikke sikkert at investering i å fylle ut skjemaer gir avkastning. Det kan jo ende med at de taper konkurranse og siter igjen med all risiko.
Når de kløktige hoder i Nærings- og fiskeridepartementet nå arbeider med nye anskaffelseslover, er en av de sentrale målsettingene å sikre mest mulig effektiv konkurranse om offentlige oppdrag. Når ca. ni av ti bedrifter i landet er små og mellomstore betyr det for NFD å henge opp en stor plakat i kontorene og møterommene: Hvordan sikre at flest mulig seriøse SMB-får enklest mulig tilgang til å delta i det offentliges konkurranser på liket mulige vilkår. Og hvis ikke det er nok, bør den kollektive morgenbønnen (om noe slikt finnes) inneholde en setning med det innholdet, kanskje i tilpasset form.
Bruk av standarder
Og løsningene er snublende nær.
En utfordring er at det gjerne er slik at hver oppdragsgiver gjerne tar med egne kjepphester i anbudsdokumentene, enten i form at spesielle krav som naboen ikke har. Eller med andre formuleringer som dekker det samme som naboen krever. Og veldig mange kommuner kjøper stort sett det samme. Som et eksempel. Fylkeskommuner og statlige virksomheter er heller ikke ute i anbudsmarkedet med så vesensforskjellige produktbehov.
Resultatet av en slik praksis er at den våkne og interesserte SMB-er gjerne må lage et anbudssvar til hver kommune. Tar det fire timer til en, tar det kanskje litt mindre til den neste – men vips er arbeidsdagen og mulig fortjeneste tapt. Nei, kan da konklusjonen lett bli, dette gidder vi ikke mer.
Enda en «tidstyv»
Løsningen er selvsagt økt bruk av standarder. Standard Norge er en aldeles utmerket leverandør av standarder, gjerne harmonisert med internasjonale samme. Riktignok kan nok det juridiske lovmiljøet i departementet mene at dette ikke er like spennende som jussen Anskaffelsesutvalget løfter frem, men én garanti kan vi gi: Omfattende bruk av omforente standarder i anbudsdokumentene er en forenkling for de man ønsker mange av i anbud, nemlig de små og mellomstore. Får man flere av disse til å engasjere seg, er det håp for mer effektiv bruk av det offentliges ressurser. Anskaffelsesutvalget tar jo også selv til orde for økt bruk av standarder. Gå så hen, kjære departement, og gjør likeså.
En annen «tidstyv» er selv tilgangen til anbudsdokumentene. Det innebærer å finne dem, hente dem ned, lese dem, forstå dem og levere svar i pakt med oppdragsgivers intensjoner bak krav og formulering av disse. Det offentlige skriver gjerne annerledes enn en leverandør, fordi den offentlige må skrive slik at man juridisk ikke risikerer noe. Gjør de det, kan det jo koste dyrt – fordi en leverandør som har tapt konkurransen da kan engasjere juridisk kompetanse for å skaffe erstatning som et plaster på såret.
Fortsatt manuelt
Leverandøren derimot skal selge og skriver deretter – og tar risiko i håp om å få oppdraget. Det er m.a.o. kulturforskjeller som kan gjøre kommunikasjonen vanskelig.
Både nye Doffin og KGV-leverandørene har selvsagt bidratt til en betydelig forenkling når det gjelder å finne og laste ned de nødvendige dokumentene. Men man må fortsatt trå til manuelt for å laste ned. Og når det gjelder kommunikasjonen er fremdeles kulturulikhetene der. Det tar tid å drøfte hva dette og dette betyr, hvordan skal vi forstå akkurat disse ordene osv.
Kunstig intelligens
I et annet høringssvar i bunken, fra programvareselskapet Cobrief, fant vi svaret på alt dette. En reell forenkling for små og mellomstore potensielle leverandører. La kunstig intelligens (KI) gjøre jobben. KI kan ta tak i alle dokumentene, skanne gjennom disse og servere leverandøren forslag til beslutningsgrunnlag – samt veilede gjennom konkurransen. Og i tilfelle liknende anbudskonkurranser skulle komme i ettertid, foreslå gjenbruk av innhold.
Det betyr i tilfelle å benytte KI til noe nyttig. Men vi forstår at foreslått lovtekst utelukker en slik løsning fordi det forutsetter manuell nedlasting. Bruk av nedlasting via programvare vil ikke kunne gå an.
En jobb å gjøre
Om dette er riktig, har NFD en jobb å gjøre. For snart 30 år, bare noen få år etter at Internett så dagens lys, lanserte Norge Doffin – lenge før andre land tenkte på noe slikt. Man tok i bruk teknologi til forenkling og effektivisering. Senere er det gjort mye på digitaliseringsfronten knyttet til forenkling innenfor offentlige anskaffelser. Til nytte og glede. Nå er tiden moden for en enklere anbudshverdag for de små og mellomstore bedriftene, slik at flest mulig av dem vil være med konkurransene. De som tjener mest på det, er det offentlige, felleskassen, oss alle. Stikkordene er standarder og KI. Nærings- og fiskeridepartementet – og ikke minst Stortinget i sin tur, eier utfordringen. Håpet er vårt.
Bli den første til å kommentere på "Standarder og kunstig intelligens"