(En Anbud365-kommentar) Kunne virkelig en høykompetent – stor eller liten – innkjøpsstab i kommune-Norge ha reddet kommune etter kommune fra å servere underskudd på driften? Svaret er faktisk ja, i teorien, men det er – fortsatt – langt fra teori til praksis altfor mange steder. I en artikkel i Anbud365 lanseres enda større bruk av innkjøpssamarbeid og mer effektiv kontraktsoppfølging som verktøy for å gi et fornuftig svar på vårt spørsmål innledningsvis. Men for å komme dit kreves et solid løft i kunnskap om hva innkjøp kan bidra mht til høyere kvalitet til bedre priser – og dermed besparelser. Her har mange, mange i kommuneledelse en lang vei å gå.
Erik Førde, siviløkonom og partner i Inventura, hadde forleden en lesverdig artikkel på Anbud365. Overskriften var rimelig ambisiøs: «Hvordan redde kommuneøkonomien i 2025?», og oppfordringen: «Kommune-Norge står ved et veiskille; krisen i 2024 er en vekker. Økt finansiering uten omstilling er som å helle vann i en lekk bøtte. Innkjøpssamarbeid og smartere kontraktshåndtering kan tette noen av hullene – og gi Kommune-Norge en bærekraftig fremtid.»
Innkjøp kan greie det
Til tross for en ekstrabevilgning på 5 milliarder kroner fra staten, skriver Førde, gikk norske kommuner nesten 4 milliarder kroner i underskudd i 2024, viser KS sin regnskapsundersøkelse. Over seks av ti kommuner hadde negativt driftsresultat, og flere har tappet sine disposisjonsfond, slik at de har liten eller ingen økonomisk buffer for kommende år.
I stedet for at oljerike Norge skal pøse på med mer økonomisk støtte, skal altså grep knyttet til kommuneinnkjøp gjøre susen. Mon det? Men: Kommunene kjøper varer og tjenester for mellom 200 og 300 milliarder kroner årlig, skriver Førde. Regnet skjematisk trengs altså bare mellom 2 og 1,3 % av dette for å dekke inn kommunenes 2024-underskudd. M.a.o. ikke all verden. Det kan faktisk innkjøp greie alene med innretning mot et slikt mål.
Har et poeng
Førde peker også på DFØS anskaffelsesundersøkelse fra 2024, som viser at bare 4% av innkjøpsavdelingene i kommunene rapporterer på kostnadsbesparelser. Hva om 100% rapporterte på denne parameteren?
Det er lett å være kunnskapsrik siviløkonom og konsulent. Sett fra kontorstolens utsiktspunkt henger teorier lett sammen, og, ikke minst, man får opp et speilbilde som ikke alltid harmonerer med den virkeligheten mange innkjøper står i.
Men, nei, ikke her, Førde har et poeng. Et svært viktig poeng. Spesielt når tidene strammer seg til. Som nå. Da er det verd å lytte, å se om resonnementene til Førde og hans følgerskare faktisk kan være noe å vise frem for ledelsen – både den administrative og politiske. Det er ikke nødvendig straks å ty til å nedbemanne, droppe tilbud til innbyggere, heve avgifter og gebyrer etc. for å komme i balanse. Men har man organisert seg slik at gevinster knyttet til anskaffelser, ikke er med i regnestykket, får man vel ta konsekvensen av kortsiktigheten sin.
Kompetanse og ressurser
Smartere innkjøp og bedre avtaler er Førdes medisin. Til begge kreves først kompetanse, deretter ressurser – i tillegg til god kontraktsoppfølging. Anbud365 vet utmerket godt, gjennom sine seminarer og den årlige Anbud365-dagen, at offentlige innkjøpere virkelig jakter kompetanse. Tusenvis på tusenvis har meldt seg på og deltatt her for å få et kompetanseløft. En rekke andre kurs og konferanser trekker også innkjøpere – og leverandører til det offentlige, og Anskaffelsesakademiet er en svært viktig plattform for forskning og kompetanse.
Det er sagt at uten kompetanse, hjelper ikke ressurser. Sistnevnte begrep er dels mennesker, dels penger. Fordi offentlige innkjøpere er opptatt av å styrke sin kompetanse, betyr ikke det at det generelle kompetansenivået er så høyt at det bare er å cruise videre med oppdatering av egen kompetanse fra tid til annen.
Innkjøpssamarbeide
Førde maner i sin artikkel til samling av kompetanse i innkjøpssamarbeid på tvers av kommunegrensene. Mange kommuner er med i slike allerede, men flere bør utvilsomt delta. Imidlertid ser vi av den politiske behandling av etablering av et slikt samarbeid at noen steder skrubbes det. Det kan virke som om man velger å gå med underskudd i driften, kanskje år etter år, heller enn å legge til rette for å dra gevinster ut av felles innkjøp. Ofte er argumentet et ønske om å sikre næringslivet innenfor egen kommunegrense.
Vi er her ved et moment som også omfatter hensynet til de små og mellomstore bedriftene og deres mulighet til å nå opp i konkurransene. Tenkningen er gjerne slik at konkurransene som et innkjøpssamarbeid kunngjør, er så store at de lokale, gjerne SMB-ere, ikke ønsker å delta, alternativt aldri når opp. Det er nok for korttenkt. Statens innkjøpssenter har mye å lære bort her.
Mandat og «laveste pris»
Innkjøpssamarbeidene handler i pakt med det mandatet de er utstyrt med, og de handler i de avalene de har fått ansvar for. «Eierne», de samarbeidede kommunene, kan jo når de tilfører mandat, bake inn de hensyn de ønsker, på den måte de ønsker. Noen steder er mindre omfattende avtaler gjerne fortsatt den enkelte kommunes ansvar. Og det er mulig – til og med klokt – å legge inn krav om rapportering av besparelser. Sykehusinnkjøp har mye å lære bort her.
For enkelte minner dette om avsmaken for kravet om «laveste pris» md det til følge at man glipper på alt som er av kvalitet ut over et (altfor) lite minimum. Det er selvsagt ikke tilfelle, det er ikke dette det dreier seg om. Man kan stille så mange kvalitetskrav man vil (innenfor hva som er lovlig og nødvendig/ønskelig), og fortsatt belønne «laveste pris». Og legge det til grunn ved evalueringen. For å få slikt til mest mulig effektivt, trengs kompetanse. Det betyr en kompetent innkjøper, eller to, kanskje tre osv.
Samle innkjøpsvolum
Det er her ressursene kommer inn. Er man ikke villig til å tilføre nok ressurser til å få til de mest resultatgivende krav og prosesser ut av et høykompetent innkjøpsmiljø, kan man heller ikke vente at innkjøp skal kunne bidra så mye i å redde kommunen fra underskudd enda et år. Så er det Førdes poeng at et innkjøpssamarbeid på tvers av grensene kan løse denne utfordringen.
– Gjennom å samle innkjøpsvolum oppnår kommunene langt bedre priser, mer effektive innkjøpsprosesser og økt kvalitet på de varer og tjenester som kjøpes – ganske enkelt mer for hver krone, er Førdes ord om dette i sin artikkel.
Kontraktsoppfølging
Men en god, kvalitativ anskaffelse til beste pris forutsetter også at man satser en del på å følge opp inngåtte avtaler. Også det krever ressurser, men først etter at kompetansen er på plass – for å tenke lineært. Vi leser og hører stadig om anslag som har sprukket underveis. Noen gang skyldes det at opprinnelig anslag ikke har truffet, kanskje fordi administrasjonen har forsøkt å levere et «spiselig» anslag for å få politikerne til å bite på. Ofte er det imidlertid prisjusteringer underveis, uforutsette hendelser mm. som er forklaringen på at det sprekker.
Spørsmålet er om oppfølgingen har vært tett og god nok, ikke nødvendigvis slik at oppdragsgiver bokstavelig talt «ligger på» leverandør, men at det er rutiner, ressurser og kompetanse til stede. Vi er trygge på at mange har orden i sitt bestikk, men kan ikke se at underskuddene på driften røper at dette er gjengs.
Innkjøpsstab og lederskap
At oppfølging av kontrakter er en akilleshæl er det egentlig ikke vits i å skrive om så mye lenger, i og med at det er opplest og vedtatt. Og avdekket i undersøkelser. En konsekvens er at innkjøpsprofesjonen ikke er i stand til å bidra til at kommunens regnskaper går i balanse. At staten pøser på med støtte er selvsagt hyggelig, men det stimulerer f.eks. ikke i særlig grad til at det tenkes grundigere på hva en kompetent, profesjonell innkjøpsstab kan bidra med. Til å imøtekomme kommunens allehånde mål, samtidig som man får mer for hver krone.
Skal bevisstheten hos lederskapet i kommunene løftes til et nivå som beskrevet, trengs innsats fra innkjøperne, En rekke steder er slikt allerede gjort – og gjøres, og det gir resultater. Eller peker i riktig retning i første omgang. Men her er mye ugjort, kommunesektoren sett i sin helhet. Kanskje kan dages krevende situasjon bidra til å tenke mer, til å satse på kompetanse, yte nok ressurser til at det kaster av seg og ha en oppfølgingsrutine som tar merforbruket straks det er antydninger til slik i avtaleperioden.
Men det er klart det er lettere å legge ned barnehager, skoler etc. for å få endene til å møtes. Selv om det blir bråk. Kunnskapen om hva innkjøp kan bidra med, er høy i stadig flere kommuner, men under vannspeilet i altfor mange. Vi ser resultatet av det.
Bli den første til å kommentere på "Viktige verktøy for kommuneøkonomien"