Hva er de viktigste egenskapene til morgendagens innkjøper?

Av Jacob M. Landsvik, innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo

Det er snakk om digitalisering, effektivisering og gevinstrealisering innenfor innkjøpsområdet generelt, og innenfor offentlige anskaffelser spesielt. Det er store endringer i nær fremtid, både hva gjelder forståelsen av innkjøpsfaget og ikke minst utførelsen av innkjøpsfaget. Det er god grunn til å stille seg spørsmålet om hva som skal til for å lykkes med morgendagens anskaffelser.

I mange fag er det slik at forståelsen for faget er avgjørende for utførelsen. I en årrekke har den toneangivende forståelsen for faget vært at en innkjøper er en spesialist, en som vet best. Mange innkjøpere har til og med hatt forståelsen av at «jeg vet best». En del innkjøpere, og kanskje spesielt innenfor det offentlige, har hverken vært spesielt opptatt av brukerorientering eller servicenivå, når det gjelder utførelsen av innkjøpsfaget. Mange har sittet på sine kontorer, ved sine pulter og jobbet iherdig med sine anskaffelser, uten særlig tanker om at brukermedvirkning og involvering har vært av særlig betydning for resultatet av anskaffelsen. Det er også like mange innkjøpere som ikke har tenkt at tjenesten de leverer, skal leveres med et visst servicenivå. Spesialistene innenfor innkjøpsfaget har i mange tilfeller fordypet seg i innkjøpsfaglige og juridiske problemstillinger og blitt værende i problemstillingene, uten omtanke for de behovshaverne/brukerne som skulle nyttiggjøre seg og kanskje leve av og leve med det som ble kjøpt inn i en årrekke.

Kunnskap avgjørende, men …

Det som er sikkert og som evolusjonslæren viser oss, er at det er ikke nødvendigvis de sterkeste som overlever, men de mest tilpasningsdyktige. De faglige sterke og de mest selvhevdende kan få store problemer i fremtidens innkjøpsverden, ganske enkelt fordi de i for liten grad evner å tilegne seg andres kunnskap og ikke minst andres kapasitet. Kunnskap vil alltid være avgjørende for utførelsen av faget, men kanskje ikke spesialistkunnskapen slik det har vært frem til i dag. Fremfor alt kommer kapasitet innenfor innkjøpsfaget til å bli en etterspurt ressurs for alle som ikke evner å tilegne seg den digitale forståelsen for utførelsen av innkjøpsfaget.

Digitalisering, har gitt og vil gi, verdifull kapasitet for den enkelte innkjøper og for den enkelte innkjøpsfunksjon. Det skjer fordi enhver digitaliseringsprosess må stille seg tre viktige spørsmål for å lykkes: Hvordan kan vi bedre legge til rette innkjøpsprosessen for brukerne? Hvordan kan vi forbedre egne arbeidsmetoder? Hvordan kan vi utnytte ressursene på en stadig bedre måte? Digitalisering vil også kunne bety mye for systematiseringen, håndteringen og ikke minst tilgjengeliggjøringen av den totale kunnskapen på innkjøpsområdet som virksomheten rår over. Det kalles også for Knowledge Management. Digitalisering er imidlertid ikke tilstrekkelig for å bli en verdifull verdiskaper innenfor offentlige anskaffelser.

En rekke nettverk

En annen viktig faktor er evnen til både å tilegne seg ny kunnskap og å dele kunnskap. Kunnskap gir kapasitet. Økt kapasitet lykkes man best ved å delta i ulike former for kunnskapsnettverk. Det arrangeres frokostmøter, kurs, konferanser og seminarer både på leverandør- og oppdragsgiversiden og ikke minst innenfor ulike interesseorganisasjoner.  Morgendagens innkjøper vil ha store utfordringer med, på egenhånd, å besitte alle de kapasitetene en god innkjøper må besitte. Derfor vil rollene og tilbudene til bl. a. Direktoratet for forvaltning og Ikt, Initiativ for etisk handel, Grønt Punkt Stiftelsen, Stiftelsen Miljømerking i Norge og Transparency International, Norge og innkjøperens evne til å benytte disse organisasjonenes kompetanse, være avgjørende for den enkelte innkjøpers kunnskap og kapasitet som innkjøper.  Det er også slik at det finnes en rekke nettverk, mellom både kommunale og statlige innkjøpere, som representerer en viktig kapasitetsøkning for de deltagende innkjøpere og innkjøpsfunksjoner.

En tredje faktor som morgendagens innkjøper må verdsette betydningen av, er at de innkjøpsfaglige råd og veiledning den enkelte innkjøper skal gi, må overleveres med et høyt servicenivå. Et høyt servicenivå skal motvirke alle spesialisters iboende behov for å fremstå som ignorante bedrevitere. For å bli den beste innkjøperen som kan oppdrives, må man arbeide i samspill med organisasjonen og utvise en stor forståelse for brukernes behov. Innkjøperen skal være best på sitt fagområde, men skal ikke på noen måte benytte sin kunnskap og kompetanse i et maktspill om hvem som har rett. Innkjøperens viktigste oppgave er å bidra til at brukerne opplever en merverdi av å benytte innkjøpsfunksjonen. En innkjøper er en verdiskaper. Verdiskaping skjer ikke i et vakuum i innkjøpsfunksjonen, men i et samspill med alle gode krefter i virksomheten, ikke minst i samspillet med brukerne.

Må forberede morgendagen

Møte med morgendagen må forberedes. For offentlige innkjøpere må vi forberede oss på å fornye vår egen kompetanse i form av kunnskap og ferdigheter. Vi må som innkjøpere ta ansvar for vår egen kapasitet og gjennomføringsevne, gjennom å digitalisere anskaffelsesprosessen, deltagelse i ulike kunnskapsnettverk og vi må i økende grad overlevere våre innkjøpsfaglige råd og vår veiledning gjennom et stadig økende servicenivå.