Advarer departementet: Husk, anskaffelsesreglene er allerede rigide og komplekse

En advarende pekefinger rettes mot Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) i et høringssvar til Anskaffelsesutvalgets delutredning nr. 2. Det gjelder utvalgets forslag om utvidelse av formålsparagrafen i anskaffelsesregelverket. Viken Vest Innkjøpssamarbeid (VVI) er skeptisk og ber NFD være seg bevisst at regelverket allerede er komplekst og rigid. Endringene må fremme effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser – hvis ikke må man finne på noe annet, skriver VVI, som også mener at regelen “del opp eller begrunn” ikke fungerer godt nok.

Viken Vest Innkjøpssamarbeid (VVI) er et regionalt innkjøpssamarbeid for kommunene i Viken Vest. Formelt består VVI av kommunene Modum, Lier, Ringerike og Øvre Eiker, men det er også nært samarbeid med Kongsbergregionen, Hadelandssamarbeidet og Hallingdalkommunene.

Komplekst og rigid

Offentlige anskaffelser er strengt regulert og reglene er svært komplekse og rigide, skriver VVI i sitt høringssvar til Anskaffelsesutvalgets delutredning. Prosessene er preget av detaljerte krav og omfattende byråkrati. Kompleksiteten kan føre til at anskaffelsesprosesser tar lengre tid enn ønskelig, og det kan forsinke implementeringen av viktige prosjekter og tjenester og gå ut over effektiviteten og tjenestekvaliteten, heter det.

VVI peker også på at prosessene kan føre til høyere administrative kostnader. Kommunene må bruke betydelige ressurser på å sikre at regler og prosedyrer følges nøyaktig. Det kan også begrense fleksibiliteten til å tilpasse seg endrede behov hos tjenestemottaker, poengterer VVI i sitt høringssvar. Kravene kan også være barrierer for små leverandører og redusere konkurransen om offentlige kontrakter, noe som kan føre til høyere priser eller lavere kvalitet.

«Del opp eller begrunn»

NFD må derfor ha en bevisst holdning til den foreslåtte formålsparagrafen slik at endringene virkelig bidrar til å fremme effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser, understreker VVI. Dersom reglene får motsatt politisk effekt må andre løsninger vurderes.

VVI mener at regelen “del opp eller begrunn” ikke fungerer godt nok, da man kan argumentere seg bort fra ansvaret om å dele opp anskaffelser – noe kommunene ofte gjør. Årsaken er at en oppdeling øker kompleksiteten både ved konkurranseutsetting og kontraktsoppfølgingen. Flere delkontrakter skal evalueres og flere leverandører skal følges opp samtidig som kommunal sektor er presset på innkjøpsressurser, slår VVI fast. Det er også ofte praktisk for kommunene å forholde seg til én leverandør som kan levere flere produktgrupper i en og samme leveranse.

Dele opp på andre måter

NFD bør stimulere kommunene til å dele opp anskaffelser på andre måter, mener VVI. En måte er å ta bort nasjonale terskler slik at kommunene slipper å kunngjøre anskaffelser under EØS-terskel. Det vil bidra til mindre tidsforbruk i konkurranseprosessen og at kommunene får mer kapasitet til å håndtere komplekse anskaffelser med flere små og mellomstore og lokale leverandører. En annen måte er å sette et tak for erstatningsutmålinger slik at innkjøperne blir mindre opptatt av prosessrisiko og mer opptatt av å bidra til at viktige politiske målsettinger blir iverksatt.

VVI mener at det er viktig å ta hensyn til sikkerhet og beredskap i kritiske anskaffelser, men at det viktigste er å sikre robuste markedsstrukturer både på lokal og nasjonalt nivå for å minske risiko knyttet til få, store leverandører. Lokale og små leverandører reduserer avhengigheten av globale forsyningskjeder, som kan være sårbare for forstyrrelser som naturkatastrofer, politisk ustabilitet eller pandemier.

Ansvarliggjøre leverandører

Leverandørene bør ansvarliggjøres i større grad for feil og uklarheter i konkurransegrunnlaget enn i nåværende regelverk. Dersom man har hatt en RFI og i tillegg oppfordret leverandørene i konkurransefasen å komme med innspill på feil og uklarheter, bør leverandøren ikke i like stor grad tillates å nå frem med en klage på at konkurransegrunnlaget er feil etterpå.