Ja, det er ingen tvil: Å sende ut konkurransedokumenter på forhånd – før konkurransen, er en viktig avstemming mot det aktuelle markedet. Det mener tre Anbud365-kommentatorer: Ressursforbruket står i stil med resultatet, slår Jacob M Landsvik, innkjøpssjef, Universitetet i Oslo fast. Trine Lunemann, seniorrådgiver innkjøp, ROAF (Romerike avfallsforedling IKS) påpeker at dette er en dialog med markedet som virker oppklarende. Sverre Svensen, avd.leder innkjøp og kontrakt, Fjellinjen AS: Jeg vil nesten si det slik, en god innkjøper gjør alltid dette.
I bestrebelsene med å treffe best med anskaffelser står dialog med leverandørmarkedet sentralt. Noen prøver også ordningen med å sende ut hele eller deler av konkurransegrunnlag på høring på forhånd. Med det som bakteppe inviterte vi vårt kommentatorkorps til å komme med synspunkter. Vi stilte følgende spørsmål – tre til innkjøpere, og et til leverandører:
• For leverandørene: Hva synes dere om å sende ut konkurransegrunnlag på forhånd, hva er evt. erfaringer med det, og hvilke råd vil du i tilfelle gi innkjøpere?
• For de av dere som vurderer å sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hvorfor – og hva er forventningen?
• For de av dere som hverken vurderer eller vil sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, hva er begrunnelsen?
• For de av dere som sender hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd, står ressursforbruket i stil med resultatet?
Her er det tre første svarene:
Jacob M Landsvik, innkjøpssjef, Universitetet i Oslo
Ja, ressursforbruket står i stil med resultatet. Når man velger en høring i markedet av konkurransegrunnlaget på forhånd, gjøres dette gjerne fordi en ønsker kommunikasjon med markedet som bidrar til at konkurransedokumentene blir forståelige, gir rom for flere mulige og ulike løsninger på etterspurt funksjonalitet og fjerner unødvendige konkurransehindrende elementer.
Når det gjelder de som vurderer å sende hele eller deler av konkurransegrunnlaget på forhånd:
Vi sender konkurransedokumentene ut, kombinert med en dialog, for å få tilbakemelding på dokumentene med hensyn på forståelighet, eventuelle unødvendige elementer, muligheter til å få innspill også fra virksomheter som kan sitte med nye tilnærminger for å dekke behovet. Videre forventer vi tilbakemeldinger slik at vi kan sikre at dokumentene er klare og blir forstått likt.
Trine Lunemann, seniorrådgiver innkjøp, ROAF (Romerike avfallsforedling IKS)
En stor fordel med å sende konkurransegrunnlaget – eller deler av det – ut på høring før konkurransen bidrar til en dialog med markedet som virker oppklarende før endelig ferdigstillelse av dokumentene. Behov og formuleringer kan korrigeres, og dersom det pekes på eventuelle mangler i behovsbeskrivelsen, er det tid til å supplere innen konkurransen starter.
Sverre Svensen, avd.leder innkjøp og kontrakt, Fjellinjen AS
Det er aldri en dum ide å lufte deler av konkurransegrunnlaget til markedet. Jeg vil nesten si det slik, en god innkjøper gjør alltid dette! Dette da en markedsanalyse (situasjonsbeskrivelse) over hvem som er tilbydere, produkter, tjenester, trender mm ofte er alfa omega for å lykkes. Hvis man ikke vet hva slags markedet man opererer i, så er det store muligheter for at konkurransen treffer dårlig og at du ikke får tilfredsstillende tilbud. I tillegg viser du markedet at du er interessert og at tilbyderne kan komme med innspill eller tilbakemeldinger. Leverandørene vil også i tillegg vite at her kommer det en konkurranse. Personlig har jeg ofte møter i forkant av en konkurranse med markedet for å få innspill. I disse møtene har jeg alltid åpne spørsmål som: vi tenker å kjøpe følgende under følgende forutsetninger, hva tenker dere om tilnærmingen og/eller hvordan ville dere løst dette? Husk å være åpen i formuleringene og ikke for spesifikk (generelt). Husk at det er i fase 1 (behov og planlegging) du kan påvirke en anskaffelse og markedet kan komme med konkrete innspill. I fase 2 hvor man kunngjør mm, er man låst til kunngjøringsteksten. I den siste fasen (implementering og oppfølging) er du prisgitt at fase 1 er gjort skikkelig, ellers ender det fort opp med «shit in – shit out».
Til slutt – husk at det er lov å prate med hvem du vil i markedet. Det er en stor misforståelse (og mangel på kunnskap rundt LOA/FOA) at du må prate med ALLE i markedet grunnet såkalt «likebehandling». I fase 1 velger du dette selv. Men det er lurt å spørre flere aktører da det er viktig med innspill fra markedet totalt sett. Lite lurt å få kun ett råd.
Oppsummert – en god innkjøper skal alltid vite hvordan markedet sitt ser ut, endrer seg, produkter, nyutvikling, priser, etc. Ellers blir man fort famlende i blinde ved kjøp.
===
Flere kommentarer:
Anbud365-kommentatorene (II): Står ressursinnsatsen seg ved konkurransegrunnlag på høring?
Anbud365-kommentatorene (III): Ikke glem “dialogen i høringen”
Anbud365-kommentatorene (IV): Så galt kan det gå når man ikke lytter til leverandørene
Anbud365-kommentatorene (V): Skepsis og en måte å gjøre høringen på
Høring er en god praksis i offentlig forvaltning for å gi berørte parter adgang til å uttale seg før vedtak fattes, slik som for eksempel vedtak om anskaffelsesbehov og vedtak om hvordan behovet skal dekkes av leverandørmarkedet. Spørsmålet er dog ikke om høring kan benyttes, men om en høring er nødvendig og/eller fornuftig samt hvordan en høring mest effektivt kan gjennomføres. Det er således viktig å være klar over rammene for høringen; skal den være åpen eller lukket, skriftlig eller muntlig, altomfattende eller begrenset til særlige forhold, kontrollaktivitet eller idémyldring?
Å bruke markedet til å kontrollere om det er feil, mangler eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, er i praksis det man gjør når konkurransen blir kunngjort. Tiden frem til innleveringsfristen av tilbud, er de facto en høringsperiode hvor markedet kan rapportere feil og be om klargjøring. Det er videre regulert hvordan dialogen i denne høringen skal gjennomføres.
Dialog med markedet er fornuftig og kan være nyttig. Ikke minst i de tilfeller man identifiserer at det finnes alternative eller komplementære markeder og muligheter for behovsdekning. Å bruke eksperter til å kvalitetssikre konkurransegrunnlaget, virker også fornuftig, men å bruke markedet, virker mer som et forsøk på å få tilgang til gratis arbeidskraft og tangerer ansvarsfraskrivelse.