Anbud365 sjekker innsyn (IV): Bruker 600 – 800 timer i året på innsynsbegjæringer

Tiden det tar for en innkjøper å behandle en innsynsbegjæring varierer, avhengig av en rekke faktorer. Men i innsynsundersøkelsen som Anbud365 har gjennomført, anslår en av innkjøperne at det iallfall går med 600-800 timer i løpet av et år på innsynsbegjæringer. Det tar fort et par arbeidsdager pr. anbud, svarer en annen. – Vi bruker enormt med ressurser. Normalt vil både en innkjøpsrådgiver, jurist og leder være involvert i enhver innsynsbegjæring, svarer en tredje. Nedenfor finner du et representativt utvalg av svarene vi fikk inn.

For en tid tilbake inviterte vi våre lesere med på en questback-undersøkelse om innsynskrav. Bakgrunnen var et interessant tips fra en av våre tusenvis av lesere.

Svarene presenteres i en serie på fem artikler – «Anbud365 sjekker innsyn». Dette er fjerde artikkel i serien – de tre første ble publisert de foregående dager, og den femte kommer neste dag. Dette er ingen meningsmåling om hva man synes om mulighet og anledning til å begjære innsyn, men hvem som krever innsyn, hvorfor de gjør det, hvordan håndteres innsynsbegjæringene osv. Hva slags verdi har arbeidet med innsynsbegjæringer for innkjøpere og leverandør, og hvor mye ressurser går med.

Vi bad deltakerne i undersøkelsen å oppgi hvor mye tid man bruker på å behandle en innsynsbegjæring til sammen (sladding, kontroll av sladding etc.). Det skulle angis i prosent i forhold til arbeidet man ellers nedla i behandling av innkomne tilbud fra tilbudsåpning til karensperioden er over.

De fleste av svarene angav mellom 5 og 20%, men flere oppgav oppimot 40%, et svar var endog på 70-80%. Vi har plukket ut noen representative synspunkter, der det er gitt uttrykk for mer enn bare en prosentsats:

Det kan gå fra flere timer til dager med all korrespondanse.
Fra 8 til 40 timer i en runde med 4-10 anbud
4 timer per konkurranse
En innsynsbegjæring generer gjerne flere innsynsbegjæringer, ettersom den det er begjært innsyn i ofte svarer med å begjære innsyn i andres tilbud.
Det vil variere avhengig av størrelsen på tilbud og antall tilbud det bes om innsyn på. Et sted mellom 5-15%
Vi har overlatt sladding til tilbyderne og henvist til regelverk rundt dette. Vil tippe jeg bruker 10%
Der det kommer innsynsbegjæring og alle ber om innsyn vil det nok være 50% av tiden som går til evaluering eller mer. Dersom leverandøren(e) klager det videre vil tiden som går med til sladding og klagebehandling mange ganger overgå hele evalueringsprosessen og mulig også oppbyggingen av konkurransen
Vanskelig å si – noen ganger holder det å sende ett tilbud i sladdet utgave. Andre ganger er det klage på for mye sladding og med innsyn fra en kreves ofte innsyn tilbake.
Avhengig av størrelse på tilbudene og antall tilbyder, men ca. til 2 -3 arbeidsdager
I tillegg til tiden til sladding og kontroll av sladding, kan mer tid gå med til flere runder med klager på sladdingen og besvaring av brev fra anmoderens advokater etc.
Jeg mener det er uforholdsmessig mye tid sett opp mot hva jeg ofte ser at leverandørene sitter igjen med, si kanskje rundt 20%
Fire dagers arbeid, faktisk arbeidstid, et dagsverk fordelt på disse fire dagene
Det er vanskelig å si noe om tid, men når det først bes om innsyn i en karensperiode, tar det fort samlet 1-2 arbeidsdager.
Vi bruker enormt med ressurser. Normalt vil både en innkjøpsrådgiver, jurist og leder være involvert i enhver innsynsbegjæring. Vi mottar enormt mange innsynsbegjæringer i året og vi nedlegger mange timer på hver begjæring. mao, det går nok med iallfall 600-800 timer i løpet av et år på innsynsbegjæringer.
I de sakene der en leverandør ber om innsyn, henger ofte alle seg på. I disse tilfellene og hvis det er omfangsrike tilbud bruker vi mye tid til å sladde, kontrollere osv., i verste fall 20%. Som regel mye mindre.
Umulig å svare på, svært varierende, men med utgangspunkt i 2000 arbeidstimer per år, og tiden hver sladding kan ta, ligger det opp mot 5 % av tiden per år.
Kan bruke flere arbeidsdager kun på å behandle innsynsbegjæringer.