Anbud365 sjekker kvaliteten i kommunikasjonen i en anskaffelsesprosess

Anbud365 lanserer en ny undersøkelse, der brukere, innkjøpere og leverandører oppfordres til å delta. Formålet er å avdekke i hvilken grad de som er involvert i en anskaffelsesprosess forstår hverandre og hverandres behov. Kvalitetsikrer man at man i en anskaffelsesprosess snakker samme språk og er på det rene med at man forstår de andres behov slik de respektive forstår egne behov? Harmoniserer man, med andre ord, virkelighetsforståelsen i en anskaffelsesprosess? Gi dine svar, du også!

Ideen til undersøkelsen denne gang kommer fra to erfare aktører i det offentlige anskaffelsesmiljøet. Det dreier seg om kommunikasjonen mellom de som er involvert i en anskaffelsesprosessprosess. Forstår de hverandre og hverandres behov – brukeren, innkjøperen og leverandøren? Derfor er undersøkelsen delt i tre, men spørsmålene er stort sett i de samme i alle tre – slik at det kan dras sammenlikninger.

• Her er lenker til de respektive undersøkelsene – vær med, gi dine svar!

… for innkjøpere

… for brukere (fagavdeling, de som er i behov av å anskaffe noe)

… for leverandøren

Generelt er kommunikasjon vanskelig. Et eksempel er begrepsbruk. Selvfølgelig kan det være vanskelig å forstå fullt ut personer med en annen faglig bakgrunn enn en selv. Man bruker gjerne sitt «stammespråk», og gjør det dermed vanskelig for andre helt å forstå. Uten nødvendigvis å ha noen ille baktanker bak.

Ulike begrepsverdener

Men det kan også være allmenne begreper. Kofa fant i en sak nylig at ordet «fjord» ikke hadde en entydig betydning. For de aller største leverandørene er noen millioner kroner nærmest for «bagateller» å regne, for de mange SMB-er er et slikt beløp i hvert fall ikke «bagateller». For å få et entydig grunnlag for gjensidig forståelse i denne kommunikasjonen trengs en klargjøring.

Så er det de mer faglige behovene i en anskaffelsesprosess. Mange næringsdrivende synes det offentlige mange ganger er svært så tungrodd. Det hjelper ikke at innkjøper/brukermiljø er aldri så imøtekommende, hjelpsomme, kvikke etc. Sett med en næringsdrivendes øyne lurer man på om det må gå så trengt – hvilke behov/hensyn ligger bak?

Kvalitetsikre at man forstår hverandre

Enten det er anbudskonkurranser med eller uten forhandlinger, skal man forstå hverandre – reelt – for å få frem det gode resultatet. Man må ta seg tid til å kvalitetsikre at de respektive skjønner hva de andre mener. Hvilke behov de har/skal dekkes?

Et brukermiljø gjør seg først opp en mening om et behov. Dette trenger vi, er de enige om. Så koples en innkjøper på, fordi det faglig og korrekt skal gjennomføres en uangripelig prosess for å få kjøpt det rette. Innkjøperen har sine faglige behov, først og fremst sine merkantile og juridiske kunnskaper koplet med regelverket. Disse behovene kan et brukermiljø kanskje synes er vel mye av det gode, inntil de får tilført kunnskap nok til å innse at slik må det være.

Ikke lett å forstå alle fagavdelingenes behov

For en innkjøper er det vel – til vanlig – litt for mye forlangt å kreve at han/hun helt ut skal forstå behovene som kvalifiserte brukermiljø i virksomheten til enhver tid har.

Dette er eksempler på kommunikasjons-barrierer vi tar sikte på i undersøkelsen å grave en smule i. Så får vi se, hvor skal et nødvendig kompetanseløft innrettes. Kanskje er det ikke bare innkjøpere som trenger mer kompetanse i anskaffelser, kanskje kan det også være viktig for f.eks. en kompetansesatsing også å inkludere andre. Vi tenker ikke her på bestillerrollen, men på kommunikasjon i anskaffelsesprosessen og kontraktsoppfølgingen.