Giganter innenfor offentlige anskaffelser kan hver gjennomføre hundrevis av konkurranser årlig, hvorav mange gjelder rammeavtaler – eller de lager, som Statens innkjøpssenter, avtaler for nærmere 200 virksomheter. Anbud365 har spurt et utvalg av disse gigantene om hvordan det står til hos dem med tidsbruk og rammeavtaler. En snittid fra avsluttet konkurranse til kontraktstid synes å ligge på ca. fire uker. Men noen eksempler finnes på avtaler der det går drøyt sju måneder før avtale foreligger, enn si hele 10 måneder. På den annen side er det tilfeller der det hele er unnagjort på et par dager etter at tilbudsfrist er over.
Anbud365 får fra tid til annen spørsmål fra lesere om det kan være riktig at en oppdragsgiver skal ta seg så og så lang tid før rammeavtale er i boks. En gang fikk vi til og med spørsmål om det var mulig og forsvarlig at en oppdragsgiver i det offentlige kunne bruke rekordkort tid på å tildele rammeavtale-kontrakt.
Med dette som utgangspunkt tok vi kontakt med sju av landets største rammeavtale-forvaltere og stilte disse noen spørsmål i forbindelse med dette med tidsbruk og rammeavtaler. Statens vegvesen, Statens innkjøpssenter/Direktoratet for forvaltning og økonomiforvaltning (DFØ), Sykehusinnkjøp, BaneNOR og Forsvarsmateriell tok alle av sin tid for å hjelpe oss med besvarelser. Det setter vi stor pris på!
Nedenfor finner du svarene gruppert under hvert av spørsmålene vi stilte. Er det spesielle merknader, finner du dem i en fotnote.
- Anbud365: Hvor mange avtaler (inkl. rammeavtaler, en ikke minikonkurranser) ble sluttet i 2023?
BaneNOR: I 2023 inngikk Bane NOR SF 229 avtaler og rammeavtaler, ekskl. minikonkurranser. Der det er inngått parallelle rammeavtaler, er dette regnet som én kontrakt. Avtalene og rammeavtalene er av svært ulik karakter, verdi og har fulgt ulike anskaffelsesprosedyrer.
DFØ: Statens innkjøpssenter inngår og forvalter noen av Norges største innkjøpsavtaler på vegne av flere enn 190 statlige virksomheter. Tolker spørsmålet slik at det spørres om hvor mange fellesavtaler som ble signert i løpet av 2023. I 2023 har Statens innkjøpssenter signert fem nye fellesavtaler.[i]
Forsvarsmateriell: FMA inngikk 166 kontrakter og rammeavtaler i 2023.
Statens vegvesen: Ca. 400 avtaler utenom minikonkurranser og avrop på rammeavtaler.[ii]
Sykehusinnkjøp: Ofte vil en konkurranse resultere i flere avtaler som tildeles samtidig. Vi gjennomførte 935 anbudskonkurranser i løpet av 2023.
- Anbud365: Hva var gjennomsnittlig tidsbruk for disse fra tidsfristens utløp til tildeling av kontrakt ble meldt? Hva er forklaringen på at det er slik?
BaneNOR: Gjennomsnittlig tidsbruk for disse 229 anskaffelsene fra tilbudsfristens utløp til planlagt tildeling av kontrakt er 26 dager. Vi bemerker at Bane NOR som regel benytter anskaffelsesprosedyren konkurranse med forhandling, som er en ofte brukt prosedyre i forsyningssektoren.
DFØ: Gjennomsnittlig tid mellom tilbudsfrist og tildeling av kontrakt var ca. 4 uker i 2023.
Forsvarsmateriell: Ingen tilgjengelige data.
Statens vegvesen: Gjennomsnittlig tidsbruk er 4-6 uker. De minste avklares og tildeles forholdsvis kort tid etter tilbudsfrist, mens det i de mer kompliserte anskaffelsene brukes naturligvis mer tid på grunn av flere minstekrav, innhenting av kvalifikasjonsdokumentasjon, samt krav til fagressurser som må inn å gjøre en faglig vurdering i evalueringsfasen. I de store konkurransene som er etter del III i der det gjennomføres forhandlinger, brukes det naturligvis lengre tid fra tilbudsfrist til tildeling på grunn av kvalifisering, forhandlinger i en eller to runder.
Sykehusinnkjøp: Vi har ikke et lett tilgjengelig tall for gjennomsnittlig antall dager fra leveringsfrist til tildeling. Det vi derimot har, og som vi måler oss selv på, er et måltall for hvor stor andel av anskaffelsene våre som tildeles innenfor planlagt tid. I 2023 var dette 76,1 %. Målet vårt var 78 %, så vi havnet litt under dette.[iii]
- Anbud365: Den lengste tidsbruken i perioden nevnt i spm.2 i 2023? Hva er forklaringen på at det er slik?
BaneNOR: 227 dager er den lengste tidsbruken. Grunnen til det er at dette var en omfattende anskaffelse, hvor det ble gjennomført forhandlinger i 4 runder med nedvalg av leverandører i de første rundene.
DFØ: Lengst tidsbruk var på ca. 3 måneder.2) Dette skyldtes en kombinasjon av faktorer oppført over, særlig behov for avklaring og avviksvurdering. Dette medførte at evalueringen ble dratt inn i sommerferien og det ble tatt et valg om å utsette tildelingen til over sommeren pga. ferieavvikling hos leverandør og hos oss. Leverandørene ble informert om dette i god tid før sommerferien.
Forsvarsmateriell: Ingen tilgjengelige data.
Statens vegvesen: Ca. 10 mnd., skyldes forhandlinger og tilgang på fagressurser, samt kvalitetssikring av prosessen.
Sykehusinnkjøp: Heller ikke her er det tilgang på detaljert oversikt over alle anskaffelsene våre og datoene for fullførte milepæler for dem. Vi jobber med å bli en mer datadrevet organisasjon, så på sikt håper vi at slike tall blir sammenstilt og lettere tilgjengelig. På generelt grunnlag kan vi si at de nasjonale anskaffelsene våre har en jevnt høyere kompleksitet og derfor også kan ta mer tid enn andre. Gjennomsnittlig tok en slik nasjonal anskaffelse i 2023 50 dager fra tilbudsfrist til tildeling. Den som tok lengst tid tok 116 dager, men dette var en konkurranse som måtte avlyses og lyses ut på nytt, og da får man jo og en ny tilbudsfrist. Det er helt sikkert konkurranser som har tatt lengre tid ute i divisjonene våre, så tallene her er altså ikke presise svar på spørsmålet ditt – de er litt mer generelle.
De mest vanlige grunnene til forsinkelser inkluderer
– personell som ikke er tilgjengelig, enten hos oss eller blant fagpersonene i helseforetakene (sykmeldinger, permisjoner, etc.)
– klagebehandling (kan ta 2-6 måneder ekstra dersom saken i tillegg skal behandles i KOFA eller tingretten)
– Kapasitetsutfordringer (f.eks. i tider hvor det meldes inn mange ad-hoc-anskaffelser som må tas i tillegg til de som er planlagt)
- Anbud365: Den korteste tidsbruken i perioden nevnt i spm. 2 i perioden? Hva er forklaringen på at det er slik?
BaneNOR: 2 dager er den korte tidsbruken. Grunnen til det er at det ble etterspurt begrenset dokumentasjon fra leverandører og det ble mottatt inntil 2 tilbud.
DFØ: 3 uker. Ingen uklarheter i tilbudene og lavt antall mottatte tilbud.
Forsvarsmateriell: Ingen tilgjengelige data.
Statens vegvesen: Ca. en uke – skyldes at det ble prioritert på grunn av budsjett som måtte benyttes inneværende år.
Sykehusinnkjøp: Vi kan ikke si hundre prosent sikkert hvilken anskaffelse som er vår kjappeste, men har derimot en god indikasjon på hvor kjapt det kan gå. De raskeste anskaffelsene våre er gjerne Del 1-anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr (nb: ikke rammeavtaler!). Vi har enkeltanskaffelser i 2023 hvor det har tatt så lite som to dager fra tilbudsfrist til kontraktstildeling.
Grunnen til at akkurat denne anskaffelsen gikk så raskt er prosjektet vi har gående i vår divisjon sør-øst, kalt «Snarkjøp». Det er et samarbeid mellom Sykehusinnkjøp, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst hvor man har jobbet dedikert for å redusere tiden det tar å gjennomføre ad-hoc-anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr. Kort oppsummert er grunnen til at anskaffelsene kan gjøres raskere forenkling av metodikk og bedre koordinering og samarbeid.
[i] Våre avtaler kjennetegnes av stort omfang og høy kompleksitet. Dette innebærer at vi går grundig til verks ved evaluering av tilbudene, og det er gjerne flere personer involvert i evalueringen. Eksempler på dette er prosjektleder, analytiker, jurist, fagansvarlig bærekraft & menneskerettigheter, ekspertgruppe og nærmeste leder.
Faktorer som påvirker tidsbruk i perioden fra tilbudsfrist til tildeling av kontrakt, kan være:
• Omfang og kompleksitet av avtalen (eksempelvis høyt antall varelinjer, produktområder, mm).
• Inndeling av avtalene – vi deler ofte opp avtalene slik at lokale / mindre store leverandører (eksempelvis SMBer) kan levere tilbud. Dette medfører i noen tilfeller mottak av svært mange tilbud, noe som igjen påvirker tidsbruken i evalueringen.
• Bruk av tildelingskriterier – vi opplever at kriterier som innebærer skjønnsmessige vurderinger medfører en større evalueringsjobb enn «automatiserte» / matematisk beregnelige kriterier.
• Behov for avklaringer eller nærmere undersøkelser – vi opplever fra tid til tid at det er behov for vurderinger knyttet til avklaringsadgang eller avviksvurderinger, noe som kan ta lengre tid.
• I noen få tilfeller uforutsette hendelser, som sykdom, permisjon eller lignende. I så fall søker vi å videreføre evalueringen med andre interne ressurser, men dette medfører økt tidsbruk pga. opplæringsbehov.
Alle våre anskaffelser inneholder en tidsplan i konkurransebestemmelsene, der vi informerer om forventet tidsbruk etter tilbudsfristen. Selv om tidspunktene etter tilbudsfrist er foreløpige, med unntak av vedståelsesfristen, så gir dette leverandøren en viss pekepinn rundt når tildelingen kan forventes. Vi informerer leverandørene fortløpende dersom det skulle oppstå forsinkelser. Vi har videre utarbeidet en nettside til hver anskaffelse, der fremdriftsplanen oppdateres fortløpende dersom det skulle skje endringer.
[ii] Svarene gjelder for hele Statens vegvesen (ikke kun Utbyggingsdivisjonen).
[iii] For Sykehusinnkjøp har et slikt tall litt begrenset verdi fordi anskaffelsene våre har stor variasjon i kompleksitet. Jo mer kompleks anskaffelsen er, jo mer tid trengs det for å evaluere tilbudene og tildele kontrakter. En kompleks anskaffelse kan f.eks. involvere avanserte produkter, store produktporteføljer, mange fagpersoner, forhandlings- eller avklaringsrunder, etc.
Bli den første til å kommentere på "Anbud365 sjekker tidsbruk for innkjøpsgiganter fra tilbudsfrist til rammeavtale-kontrakt"