Hver fjerde med bestiller- og innkjøpsansvar i Sykkylven kommune oppgir å ha lite eller svært lite kunnskap om anskaffelser, åtte av ti mener de i noen eller stor grad har tilstrekkelig kunnskap om temaet. Men de ansatte hungrer etter mer opplæring og informasjon, og i en revisjonsrapport anbefales kommunen å sikre nødvendig opplæring av alle som gjør innkjøp – i tillegg til å lage innkjøpsstrategi og – reglement.
Sykkylven er en kommune i Møre og Romsdal med ca. 7500 innbyggere. På oppdrag fra kommunen har Møre og Romsdal Revisjon gjennomført en forvaltningsrevisjon, som gjaldt kommunens anskaffelsespraksis.
Kommunen må sette i gang flere tiltak for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser bli fulgt, konkluderer revisjonen, som skriftlige rutiner og prosedyrer, veiledning for dokumentarkivering og ulike kontrolltiltak for å følge opp innkjøpsområdet.
Rådet fra revisjonen er at kommunen bør utarbeide en innkjøpsstrategi og et innkjøpsreglement med tydelige prosedyrer for innkjøpsprosessene.
Ønske om mer opplæring
Et annet forbedringspunkt er de ansattes ønske om mer opplæring og informasjon, og revisjonen anbefaler kommunen om å sikre nødvendig opplæring av alle som gjør innkjøp ut fra anskaffelsens karakter.
Det bør også, fremholder revisjonen, utarbeides en tydelig oppgave- og ansvarsfordeling på området, fremholder revisjonen. Likeledes at det blir kartlagt hva som fins av fullmakter og hva disse inneholder for hver enkelt med innkjøpsfullmakt.
Resultatet av en spørreundersøkelse som revisjonen gjennomførte, som omfattet alle med innkjøps- og bestilleransvar, 42% mener at de har noe kjennskap om innkjøp/offentlige anskaffelser, 31% god kunnskap, 21% lite kunnskap, 4% svært lite kunnskap og en person som mener vedkommende har svært god kunnskap.
Dei fleste, 67%, mener de i noen grad har tilstrekkelig kunnskap om temaet, 15% i liten grad og 12% i stor grad. To personer sier de i liten grad har slik kunnskap, mens en sier at vedkommende har den kunnskapen som trengs om temaet.
Ens måter å arbeide på
I flere tilfeller er det usikkert om kjøp som er gjennomført, er direktekjøp eller avrop på rammeavtale. Kommunen må derfor sikre seg at alle ansatte er oppdaterte på gjeldende lover og regler, og at det utvikles ens måter å arbeide på. Særlig gjelder dette prosedyrer for innkjøp i området rundt nedre terskelverdi, og opp mot den nasjonale terskelverdien.
For det meste er benyttes rammeavtaler når kommunen kjøper. Derimot er det ikke utviklet et system for å følge med på hvilke avrop som blir gjort på disse avtalene, både de gjennom innkjøpssamarbeidet kommunen er en del av -og de som kommunen selv har inngått. Et slikt system må utarbeides, anbefaler revisjonen i sin rapport.
Skatteattest og protokollføring
Revisjonen anbefaler også at de sikres at det blir innhentet skatteattest for norske leverandører på over kr 500 000 ekskl. mva., og at plikten til å utarbeide protokoll blir fulgt. Der det blir brukt eksterne, må kommunen sikre at kopier av alle dokumenter også blir arkivert internt.
Bli den første til å kommentere på "Anskaffelsesråd til kommune: Gi opplæring, lag strategi og reglement"