Anskaffelsesundersøkelsen (III): Fire av ti uten strategi, uendret siden 2022

Nær fire av ti offentlige virksomheter er uten anskaffelsesstrategi. Det fremgår av resultatene fra den store anskaffelses-undersøkelsen som DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring har gjennomført i år. Samtidig viser det seg at status er den samme som for to år siden på dette området. Undersøkelsen viser dessuten at bare hver fjerde virksomhet har styringsparameter, som er viktig for å følge opp det som måles. 70% gjennomfører analyser ved planlegging av anskaffelser. Forbruksanalyser er på vei ned, trolig pga vanskelig tilgang på data.

DFØ gjennomfører anskaffelsesundersøkelsen annet hvert år dels for å lodde modenheten i den praktiske hverdagen, dels som grunnlag for valg av egne satsingsområder. Svarprosenten for årets undersøkelse er på ca. 48%. Alle fylkeskommunene svarte, nær 60% av kommunene, over 80% av statlige virksomheter og 31% av offentlige foretak og selskaper.

Anskaffelsesstrategi

Flere virksomheter har anskaffelsesstrategi, forteller undersøkelses-resultatet, og størrelse synes å være en faktor. 84% av de største virksomhetene har anskaffelsesstrategi, mens samlet sett svarer 62% at de har en slik strategi.

Dette er en økning på 5 prosentpoeng fra 2020 og likt som 2022. Undersøkelsen underbygger at det å ha anskaffelsesstrategi generelt bidrar til høyere modenhet på alle fagområdene. Det er derfor en utfordring at fortsatt 38% oppgir at de ikke har en strategi, konstaterer DFØ.

Offentlige foretak og selskap skiller seg ut med at de i størst grad benytter anskaffelser til å følge opp virksomhetskritiske anskaffelser med høy pris eller risiko, benytter anskaffelser for å nå bærekraftsmål og oppnå innovasjon. Statlige virksomheter scorer høyere enn kommuner og fylkeskommuner på bruk av anskaffelser som strategisk virkemiddel.

Undersøkelsen viser nedgang i bruk av handlingsplan, som er et mer operativt og ofte bare ettårig virkemiddel.

Bare 25% med styringsparameter

Samtidig er det utfordrende at bare 25% oppgir at de har styringsparametere for anskaffelsesområdet. Ca. 20% oppgir at styringsparameterne er til internt bruk i

innkjøpsenheten, mens bare 9% rapporterer dem jevnlig til toppledelsen. Det gir en utfordring i manglende beslutningsgrunnlag for at ledelsen skal settes i stand til å gjøre strategiske prioriteringer og valg. Her skiller fylkeskommunene seg ut, med høy andel for både intern bruk og for rapportering til toppledelsen.

Totalt er det ca. 48% som oppgir å ha en sentral innkjøpsenhet. Flere sentrale innkjøpsenheter oppgir at de har ansvar for kommersielle vurderinger, følger opp kontrakter for hele innkjøpsporteføljen og rapporterer systematisk til ledelsen. DFØs vurdering er at utviklingen fra 2022 til 2024 tyder på at de sentrale innkjøpsenhetene beveger seg i en mer strategisk retning. Dette betyr at de sentrale innkjøpsenhetene i større grad tar helhetlig ansvar.

70% med analyser

Konsulenttjenester, kontor og administrasjon og møbler er kategoriene innkjøpsenheten oftest har ansvar for. Innenfor store kategorier som bygg og anlegg og IKT har innkjøpsenheten oftere en støttende rolle. I flere virksomheter er innkjøpsenheter ikke involvert i flere kategorier.

70% av virksomhetene gjennomfører analyse(r) i forbindelse med planlegging av den totale innkjøpsporteføljen. De fleste analyserer historiske data. Det legges derimot mindre vekt på planlegging av fremtidige behov. I hovedsak er det de største som gjør flest og mest omfattende analyser. Undersøkelsen avdekker en nedgang i bruk av forbruksanalyser (spendanalyser). Dette kan ha sammenheng med at mange opplever at tilgang til data er vanskelig, heter det.