Arendal tar rev i seilene, et krafttak på anskaffelser er på gang

Et krafttak på anskaffelsesfronten er på gang i Arendal kommune. Det skal fortsette i årene fremover, ny anskaffelsesstrategi legger grunnlaget.  Kommunedirektør Inger Hegna slår fast overfor bystyret at kommunen har en lang vei å gå på området, at det ikke jobbes systematisk, at det er lav modenhet, lite regelkunnskap og at regnskapssystemet ikke gir data egnet til å analysere anskaffelses behovet. Og det er et uutnyttet potensial for god kontraktsoppfølging og besparelser.

Bystyret i Arendal skal i disse dager vedta anskaffelsesstrategi for kommunen for perioden 2023-2025. I slutten av perioden skal strategien rulleres med et større fokus på klima og miljø. Kommunen med sine ca. 45 000 innbyggere kjøper varer og tjenester for rundt 500 mill (2022). I tillegg kommer kjøp knyttet til investeringsprosjekter og kjøp i kommunale foretak mv. (1,1 mrd 2022).

Lang vei å gå

Kommunen har fremdeles en lang vei å gå for at alle drar i samme retning slik at vi som kommune kan ha den påvirkningskraften vi ønsker, skriver kommunedirektøren i sin innstilling til bystyret. Fremover skal kommunen ha fokus på kompetansebygging for kommunens avtaleforvaltere og bestillere. Anskaffelsesavdelingen skal dessuten involveres tidlig i prosessene.

Arendal kommune opererer hovedsakelig med en desentralisert innkjøpsorganisasjon, men det jobbes mot å sentralisere så mye som mulig. Sammenlignet med andre kommuner på samme størrelse, konstaterer kommunedirektøren, har vi fremdeles en beskjeden anskaffelsesavdeling.

Jobbes ikke systematisk

Dagens situasjon i kommunen er at det ikke jobbes systematisk for å gjennomføre anskaffelser, heter det i saksfremlegget. Behov oppstår mer ad hoc som er resultat av dårlig planlegging og forståelse av tidsaspektet som er i anskaffelser. Kommunens regnskapssystem er ikke et egnet system for å hente ut data for analysearbeid av kommunens behov.

Anskaffelsesavdelingen passer på bærekraftsmålene i forbindelse med arbeid med konkrete anskaffelser, men dette arbeidet er imidlertid ikke systematisert. Kommunen ønsker å kunne konkretisere og vise til hvilke bærekraftsmål som ivaretas i de enkelte anskaffelser og hvordan dette kan måles, heter det.

Lav modenhet

Kommunedirektøren slår fast at modenheten for anskaffelser er lav i organisasjonen. Det som kjennetegner en umoden organisasjon når det kommer til anskaffelser, er manglende kunnskap om gjeldende strategier og planer. Generelt i organisasjonen er det lite kunnskap om regelverket og mulighetene/potensialet i anskaffelser. Det mangler systematisk forankring på ledernivå.

Og generelt sett har kommunen et uutnyttet potensial for god kontraktsoppfølging og dertil besparelser, kan vi lese i saksfremlegget til bystyre-møtet. Der skal også strategiens punkt om leverandørutvikling opp. Arendal kommune skal være aktiv på dette området, gjennomføre markedsdialog og leverandørkonferanser i alle anskaffelser der det er hensiktsmessig. Møteplasser skal etablerers for det lokale næringsliv og en leverandørkonferanse skal minimum gjennomføres per år. Kommune skal tilby grunnleggende kurs i hvordan leverandørene kan komme i leverandørposisjon til kommunen, og funksjonalitet skal etterspørres istedenfor detaljerte kravspesifikasjoner.