Årets julegaveønske: Ikke sett anbudsfrist til 31. desember

Av Hanne Lystad, bransjeleder Rådgivning, og Sigri Sevaldsen, bransjeleder teknologi – begge Virke

Julen er en tid for glede, samvær og ettertanke. For mange er det også en tid for å ta en velfortjent pause fra jobbens hektiske hverdag. Men for leverandører som jobber med offentlige anskaffelser, kan julefreden bli forstyrret av anbudsfrister satt til juleferien. Dette er en praksis som skaper unødvendig stress og utfordringer for både leverandører og deres ansatte.

I Regjeringens veiledning til regelverket for offentlige anskaffelser, gis det flere henstillinger til oppdragsgivere.

Blant annet står det at, dersom fristen settes i en periode med mange helligdager/fridager – som jul, påske eller sommerferien – bør oppdragsgiveren sette en lengre frist enn om den løper i en periode hvor det ikke er noen helligdager. I tillegg står det at oppdragsgiveren bør vurdere å gi mer romslige frister ved høytidsfeiringer som jul og påske og i fellesferien.

Likevel mottar stadig Virke hjertesukk fra medlemmer, om kunngjøringer som dukker opp i det folk er på vei til hytta eller hjemstedet – og om frister som er satt til slutten av desember eller første uka i januar. Et raskt søk på Doffin viser at det de siste ukene er kunngjort flere hundre anbud med frist rundt juleferien.

Å sette anbudsfrister til slutten av året betyr at leverandører må bruke juletiden på å ferdigstille og levere anbud. Dette er en tid hvor mange ønsker å tilbringe tid med familie og venner, og ikke minst lade batteriene for det kommende året. Når frister settes til ferien tvinges ansatte til å jobbe overtid og avlyse ferieplaner for å sikre at bedriften ikke går glipp av viktige kontrakter.

Ved å sette frister til et stykke etter nyttår, gir man leverandørene mulighet til å levere bedre og mer gjennomarbeidede anbud. Når ansatte får mulighet til å ta en pause og komme tilbake til arbeidet med friske øyne, vil kvaliteten på anbudene øke. Dette gagner ikke bare leverandørene, men også innkjøperne som får bedre og mer gjennomtenkte tilbud.

Vi forstår at det kan være praktiske årsaker til å sette frister til slutten av året, men vi oppfordrer innkjøpere til å vurdere konsekvensene dette har for leverandørene. Å flytte fristene til etter nyttår, viser forståelse og respekt for leverandørenes behov og arbeidsforhold. Dette kan også bidra til å styrke samarbeidet mellom innkjøpere og leverandører på lang sikt.

Med dette julegaveønsket håper vi at innkjøpere vil ta hensyn til leverandørenes situasjon og sette frister som gir rom for en fredelig og avslappende julefeiring. La oss starte det nye året med gode forutsetninger for samarbeid og kvalitet i offentlige anskaffelser. Til alle som allerede har dette i minnet: tusen takk og god jul!